Immer wieder wird mir die Frage gestellt, ob ein Wiki nun sämtliche bestehenden Systeme verdrängt. Gut, gewiss wird es vorkommen, dass Mitarbeiter die Arbeit im Wiki schlicht angenehmer finden als beispielsweise in einer bestehenden komplexen Intranet-Anwendung. Prima! Die grundsätzliche Antwort ist dennoch ein klares: „Nein.“
Natürlich kann (und soll) ein Wiki die E-Mail-Kommunikation oder das Content-Management nicht ersetzen. Das Faszinierende und vor allem Gewinnbringende an einem Wiki ist vielmehr, dass es parallel zu anderen internen Anwendungen genutzt wird, andere Applikationen wunderbar ergänzt und die Arbeit in parallel zum Wiki betriebenen Systemen effizienter macht.
Bleiben wir beim Beispiel des Content-Management-Systems. Häufig heißt es „Wir haben ein gutes CMS, das unsere Website gut unterstützt und mit dem alles bestens funktioniert. Aber …“
Das Problem ist in aller Regel, dass auf das CMS, mit dem eine Website oder auch ein Extranet betrieben wird, nur sehr wenige Mitarbeiter Zugriff haben und das Content-Management in den Händen einer Handvoll Leute liegt. Diese kennen das System gut und können problemlos damit arbeiten; der Großteil der Kollegen jedoch nicht. Es braucht Tiefen-Know-how und oft auch Technologiewissen, um Inhalte zu verändern und zu erweitern.
Im Grunde ist das sinnvoll; es wäre jedenfalls kaum ratsam, wenn jeder Mitarbeiter im Unternehmen jederzeit die Inhalte der Website durcheinanderbringen könnte. Die Konsequenz ist allerdings folgende: Mitarbeiter wenden sich direkt an die CMS-Experten, um Änderungswünsche zu kommunizieren, neue Inhalte werden per E-Mail verschickt, zudem wandert Content in verschiedenen Iterationsstufen hin und her, weil mehrere Kollegen auf die Veränderungen Einfluss nehmen möchten und/oder müssen, und bis dann endlich eine Modifikation vorgenommen worden ist, sind nicht selten Wochen verstrichen. Das ist weder effektiv noch effizient und für das CMS-Team ein Gräuel.
An dieser Stelle greift das Wiki-Konzept. Nehmen wir an, im Wiki steht eine exakte Kopie der Website-Inhalte zur Verfügung. Hier kann nun ein Mitarbeiter, der für eine oder mehrere Seiten zuständig ist, die betreffenden Inhalte jederzeit problemlos verändern oder erweitern. Hält er seinen Beitrag schließlich für ausgereift, informiert er den Kollegen, der weiteren Input geben kann, den Lektor, den Vorgesetzten oder welche Instanz im Unternehmen auch immer und bittet diese Personen, einen Blick auf den neuen Content zu werfen. Diese Leute sehen sich die Wiki-Seite an und ergänzen Details, optimieren vielleicht Rechtschreibung und Stil oder geben Inhalte per Kommentarfunktion frei.
Alle Inhalte werden im Wiki erarbeitet, der CMS-Redakteur braucht den fertiggestellten und freigegebenen Content nur noch aus der Wiki-Vorlage zu kopieren und zu veröffentlichen.
Das ist ein, wie ich finde, beeindruckendes Beispiel dafür, wie Systeme neben- und miteinander funktionieren: Einerseits das Wiki, in dem alles gesammelt wird, andererseits das sichere Content-Management-System, über das die neuen Inhalte veröffentlicht werden.
