Einem neuen System begegnen manche Mitarbeiter naturgemäß zunächst mit Vorsicht, Unentschlossenheit und Skepsis. Wer jedoch konkrete Antworten auf häufig gestellte Fragen kennt ist in der Lage, seinen Kollegen Berührungsängste zu nehmen und zur Mitarbeit im Wiki zu aktivieren. Was Sie und Ihre Mitarbeiter über die ersten Schritte wissen sollten.
Wie bekomme ich Mitarbeiter dazu, die E-Mail-Kommunikation zu reduzieren und stattdessen vermehrt das Wiki zu nutzen?
Das Wiki soll die E-Mail nicht ablösen, sondern dient der systematischen Abbildung von Know-how und von Abläufen. Zunächst empfiehlt es sich, dynamische und/oder für viele Mitarbeiter relevante Informationen, die bislang per E-Mail verbreitet wurden, im Wiki abzulegen und lediglich den Link per E-Mail zu versenden. Über kurz oder lang wird die Akzeptanz des neuen Systems zunehmen und Mitarbeiter werden früher oder später ohne E-Mail-Hinweise ins Wiki gehen.
Ersetzt ein Wiki Meetings und mündliche Diskussionen?
Nein. Mit einem Wiki lassen sich Meetings jedoch deutlich effizienter vorbereiten. Zudem gibt es Kollegen, denen es leichter fällt, sich schriftlich und nicht im persönlichen Gespräch auszudrücken. Vom zusätzlich kommunizierten Know-how profitieren alle.
Womit fange ich an?
An ein neues System muss man sich herantasten. Eine bewährte Methode besteht darin, sich zunächst in der Sandbox des Wikis zu versuchen und die ersten Möglichkeiten der Applikation kennenzulernen. Auch das Anlegen einer persönlichen Seite eignet sich dazu, Funktionen zu testen. Ein Wiki lebt zudem von der Community, die neuen Usern stets einen erfahrenen Ansprechpartner zur Verfügung stellt.
Was stelle ich ins Wiki?
Das hängt davon ab, welche Funktionen das System erfüllen soll. Als organisches Wissens-Management-System ist ein Wiki vor allem ein Organisations-System und ein Pool für Informationen, die von relativ dauerhafter Relevanz sind. Dabei kann es sich um Vorlagen, wiederkehrende Abläufe, interne Hinweise usw. usf. handeln. Generell gehört alles, was für ein Team interessant und für ein Projekt oder einen Ablauf wichtig ist, auch ins Wiki.
Können andere ändern, was ich geschrieben habe?
Ja. Die wesentliche Funktion eines Wikis besteht darin, dass alle Beteiligten ihr Wissen beitragen. Wer Zugang und Nutzungsrechte zu den gleichen Wiki-Bereichen hat, kann auch Änderungen vornehmen, Inhalte ergänzen und Know-how beitragen. Gerade deshalb sind Wikis so mächtig.
Wie sehe ich, was in einem Dokument geändert wurde?
Jede Änderung wird in der Seitenhistorie gespeichert. Über die Revisions-Funktion sind alle Modifikationen jederzeit nachvollziehbar.
Teilt das Wiki mir Modifikationen mit?
Ja. Über Änderungen in einzelnen, mehreren oder allen Dokumenten eines Wiki-Webs kann man sich per RSS-Feed oder via E-Mail-Benachrichtigung automatisch informieren lassen.
Kann ich Inhalte einfach löschen, wenn mir nicht gefällt, was ein Kollege geschrieben hat?
Im Grunde ja. Aber das ist nicht der Sinn eines Wikis, sondern widerspricht dem Wiki-Konzept der Transparenz und der Kollaboration. Besser ist es, Inhalte nicht zu löschen, sondern zu ändern oder zu diskutieren. Dafür gibt es eine Kommentar-Funktion, die in jedes Dokument eingebunden werden kann.
Haben Sie weitere Fragen? Antworten finden Sie auch in unseren anderen FAQ-Artikeln zu Wiki-Inhalten und -Dokumenten und zur Sicherheit im Wiki sowie auf unseren speziellen Seiten zu den Themen Firmenwikis, Foswiki und Confluence.
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