Social-Software-Projekte: Woran die Einführung von Enterprise-2.0-Tools scheitern kann (Teil 2)

Die Potenziale des internen Einsatzes von Social-Software-Tools entdecken immer mehr Unternehmen für sich. Die Einführung eines kollaborativen Tools ist jedoch selten ein Selbstläufer (zumal mit dieser ein nicht unbeträchtlicher Wandel der Kommunikationskultur im Unternehmen verbunden ist). Woran können Social-Software-Projekte scheitern? Im ersten Teil dieses Beitrags sind sechs Problemquellen benannt worden; dies sind sechs weitere Gründe, die unter anderem auf den Überlegungen von Dion Hinchcliffe basieren.

7. Zu frühes Einbinden aller denkbaren Abteilungen

Schnell kommt es zu bürokratiebedingtem Stillstand, wenn zu früh sämtliche Abteilungen im Unternehmen einbezogen werden und entscheidungsberechtigt sind. Vor allem in großen Unternehmen droht die Gefahr, dass sich unterschiedliche Interessengruppen gegenüberstehen, die der jeweiligen Profilierung mehr Gewicht beimessen als der Lösung von Problemen mithilfe eines Kollaborations-Tools. Die sich hauptsächlich damit beschäftigen, Regeln und Abläufe festzulegen, und sich dabei in Details verlieren.

8. Nicht auffindbares Wissen

Zentral verfügbares Unternehmenswissen ist eine Sache, eine unüberschaubare Datensammlung eine andere. Hieran entscheidet sich der Nutzwert, den ein Mitarbeiter aus einem System ziehen kann. Es genügt also nicht, dass Informationen eben vorhanden sind, sie sollen auch auffindbar sein. Einerseits liegt es am Unternehmen, dies bei der Wahl des Tools zu berücksichtigen (Gibt es eine Suchfunktion und wie gut sind die Ergebnisse? Wie ausgereift ist die Möglichkeit, Inhalte hierarchisch abzubilden? etc). Andererseits müssen die Nutzer des Systems verstehen, wie wichtig und sinnvoll es ist, Content in Hierarchien abzulegen, Dokumente mit aussagefähigen Titeln zu versehen, Tags zu vergeben usw.

9. Mangel an effektiven Teilnehmern

Wenn Mitarbeiter im Unternehmen das neue System als (fixe) Idee der Geschäftsführung ansehen und keine Identifikation mit dem Tool aufbauen, werden sie es nicht nutzen. Die Geschäftsführung muss den Mitarbeitern aktiv kommunizieren, dass ein Tool nicht etwa aufgrund eines persönlichen Spleens eingeführt wird, sondern dass es das Unternehmen und jeden einzelnen Kollegen grundsätzlich voranbringt und entlastet und warum das so ist. Die Entwicklung einer Strategie, potenzielle Teilnehmer zu aktivieren, ist ein fester Bestandteil eines professionellen Social-Software-Projekts und der wirklich kritische Faktor, mit dem das Projekt steht oder fällt.

10. Keine langfristige Haushaltsplanung

Unternehmen sollten sich dessen bewusst sein, dass immer wieder Bedarf an internen oder externen Ressourcen anfallen wird. Nur eine weitsichtige Planung und das Einkalkulieren zusätzlicher Investitionen sichern den langfristigen Erfolg eines Enterprise-2.0-Projekts. Jedes Tool benötigt Pflege, neue Plug-ins sind zu implementieren, gegebenenfalls müssen Mitarbeiter geschult werden, um neue, zusätzliche Funktionalitäten zu beherrschen usw.

11. Bisher Verantwortliche werden nicht integriert

In klassischen Intranets gibt es in der Regel einige wenige Mitarbeiter, die über das Firmenwissen „wachen“. Werden diese Kollegen nicht in die neue Informations- und Kommunikationskultur einbezogen und wird ihnen nicht deutlich, dass die Wissensteilung z.B. in einem Firmenwiki einen Gewinn und keinen Verlust darstellt, versuchen sie unter Umständen, die Etablierung des neuen Tools zu behindern. Die unbegründete Angst, Wissen zu teilen, kann mit konsequenter, geduldiger Kommunikation beseitigt werden.

12. Fehlende Geduld

Erfahrungsgemäß kann es lange dauern, bis ein Social-Software-Projekt zum durchschlagenden Erfolg wird, bis sich Gewohnheiten ändern und bis Mitarbeiter neue, innovative Arbeitsmethoden annehmen. Es ist so gut wie unmöglich, einen konkreten Zeitkorridor zu benennen, in dem sich beispielsweise ein Wiki durchsetzt.

Allein der unternehmenskulturelle Wandel braucht Zeit. Hier ist vorrangig das Management gefordert: Es muss den richtigen Weg zu finden, die Mitarbeiter für ein neues Tool zu begeistern und sie zur Nutzung zu motivieren. Wissen Mitarbeiter nicht, wozu ein System eigentlich konkret dient bzw. welche Prozesse es optimieren oder gar ersetzen und welche Probleme es lösen soll, gerät das Projekt unweigerlich in eine Sackgasse.

Kommen dann z.B. noch eine schlechte Usability oder eine halbherzige Integration (durch die das Tool wie ein Fremdkörper innerhalb des Intranets wirkt) hinzu, besteht die Gefahr, dass die meisten Mitarbeiter an den „bewährten“ Arbeitsmethoden wie der E-Mail als Hauptkommunikationsmittel im Unternehmen festhalten.

Der Identifikation und der konsequenten Behebung solcher Hindernisse kommt große Bedeutung zu. Auch ein System, das zunächst schleppend oder gar nicht in die Gänge kommt, kann zu einem Erfolg werden, wenn man erkannte Hemmschwellen nachträglich beseitigt.

//SEIBERT/MEDIA unterstützt und berät Sie gerne bei der Evaluation von Systemen, bei der Einführungsplanung sowie während der ersten aktiven Schritte mit Ihrem neuen System. Wenn Sie Fragen haben, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf oder besuchen Sie unsere spezielle Seite zum Thema Firmenwikis.

Weiterführende Informationen

Architektur eines Wiki-Projekts: Elemente, Ablauf, Vorgehen, Regeln
Social Software: Der Wikipedia-Irrtum
Wiki-Studie: Was bringen Wikis konkret und welche Probleme treten auf?
Micro-Blogging: Argumente für das Twittern im Unternehmen
Micro-Blogging im Unternehmen: Potenziale und Anwendung am Beispiel des //SEIBERT/MEDIA-Micro-Blogs


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