Wiki-Zusatzleistungen von //SEIBERT/MEDIA

Zu einer erfolgreichen Wiki-Einführung gehört mehr als eine leistungsfähige Wiki-Software, und mit Konzeption, Design und Realisierung ist ein nachhaltiges Wiki-Projekt längst nicht abgeschlossen. Die organisatorischen und kulturellen Komponenten werden häufig unterschätzt, dabei sind sie wichtige Erfolgsfaktoren für die Etablierung eines Wikis.

Erfolgsfaktoren bei der Wiki-Einführung

In diesem Artikel sollen einige wichtige und wertvolle Zusatzleistungen vorgestellt werden, die gerade auf diese Aspekte abzielen und die //SEIBERT/MEDIA im Rahmen eines ganzheitlichen Wiki-Projekts oder auch unterstützend erbringen kann.

1. Analyse und Bericht über die Wiki-Akzeptanz (Wiki-Gardening, Wiki-Championship)

Die meisten Firmenwikis werden nicht intensiv genug genutzt. Es bleibt immer ein drängender Wunsch der Verantwortlichen, dass Nutzung und Akzeptanz des Wikis weiter steigen mögen. Und dies ist vollkommen unabhängig von der aktuellen Nutzungsintensität: Mehr geht immer und mehr ist auch immer besser, weil sich der Nutzen des Wikis mit steigender Beteiligung der Mitarbeiter auch dramatisch steigert. Daher sollten Sie darauf achten, dass alle funktionellen, organisatorischen und inhaltlichen Möglichkeiten des Wikis ausgenutzt werden.

Wir erstellen einmal pro Monat einen ausführlichen Bericht und machen eine Bestandsaufnahme. Sie erhalten einen Überblick darüber, was gut, schlecht oder gar nicht läuft. Wir zeigen Ihnen auf, wie Sie die Situation verändern können und was zu tun ist. Und häufig brauchen Sie für die Umsetzung nicht einmal weitere Unterstützung. Die „Sichtbarkeit“ der Verbesserung erhöht den Nutzen und Wert dieser Dienstleistung. Voraussetzung für diese Leistung: Wir benötigen einen Zugriff auf Ihre Wiki-Instanz aus unserem Büro.

2. Betreuungskontingent für Beratung zu Plugins und Konfiguration auf Abruf

Täglich wird an Ihrem Wiki gearbeitet. Je mehr Zeit Ihre Mitarbeiter mit dem Wiki verbringen, desto mehr Fragen entstehen. Je intensiver die Nutzung wird, desto höher wird auch der Support-Aufwand. Sie sollten dabei auf den professionellen Support eines erfahrenen Wiki-Spezialisten wie //SEIBERT/MEDIA zurückgreifen. Bei uns beauftragte Kontingente werden in der Menge rabattiert. Trotzdem verfallen sie nie und werden auch nur bei Abruf abgerechnet. Sie sind also flexibel und bestimmen ganz allein und risikolos, ob und in welchem Umfang Sie Support benötigen bzw. in Anspruch nehmen. (Zu Beginn empfehlen wir in der Regel zwei Stunden pro Monat.)

3. Workshop für Plugins und Wiki-Formulare

In professionellen Enterprise-Wiki-Systemen wie Confluence und Foswiki steckt viel mehr, als auf den ersten Blick ersichtlich ist. Warum sollten Sie warten, bis zufällig mal ein Mitarbeiter über eine neue Funktion stolpert und Sie damit überrascht? Warum sollten Sie warten, bis Sie eine bestimmte Funktion dringend benötigen und erst dann nach umfangreichen Recherchen und über Umwege herausfinden, dass der bessere Weg ganz einfach und schnell gewesen wäre? Mit der Unterstützung von //SEIBERT/MDIA nutzen Sie von Beginn an den vollen Funktionsumfang von Foswiki oder Confluence mit allen wichtigen Plugins.

In einem intensiven Workshop zeigen wir Ihnen alle relevanten Plugins, führen Sie in die Anwendung und Konfiguration ein und gehen mit Ihnen vor allem einige Beispiele für Wiki-Formulare durch. Mithilfe dieser Formulare können Sie auch mit geringen Kenntnissen webbasierte Lösungen erarbeiten, wie sie sonst häufig mit Microsoft Access oder mit Datenbanken etabliert werden. Sie eignen sich ausgezeichnet für die Verwaltung und Organisation von Anfragen, Vorfällen und Anwendungsbeispielen in vielen verschiedenen Bereichen.

4. Nutzungsbeispiele und Vorlagen für Mitarbeiter erstellen

Häufig wissen Mitarbeiter nicht so genau, was sie mit dem Wiki anfangen sollen, weil es vor allem an Beispielen und Vorlagen für sinnvolle Anwendungsfälle mangelt. //SEIBERT/MEDIA verfügt über einen Satz an Vorlagen, den wir Ihnen gerne zur Verfügung stellen, darunter Projektübersichten, Meeting-Protokolle, Aufgabenlisten, Organisationstabellen, Abwesenheitsübersichten, Richtlinien und andere nützliche Dokumente. Diese helfen Ihren Mitarbeitern dabei, besser zu verstehen, wie mit dem Wiki gearbeitet werden kann und soll. Sie erhalten auf Wunsch auch monatliche Updates. Diese werden in ein von uns eingerichtetes separates Web (Foswiki) bzw. in einen separaten Space (Confluence) automatisch eingespielt und aktualisiert.

5. Individuelle Nutzungsbeispiele (Use Cases) für Ihr Unternehmen

Jedes Unternehmen ist anders. Ihre Mitarbeiter sind es auch. Allgemeine Vorlagen für pauschale Anwendungsfälle sind nützlich, doch darüber hinaus ist es hilfreich und notwendig dafür zu sorgen, dass individuelle Vorschläge etabliert werden, die den Mitarbeitern aufzeigen, inwiefern und wie sie das Wiki nutzen sollen und können. Gerade diese passgenauen Vorlagen sorgen für eine aktive Nutzung. Dabei brauchen die Mitarbeiter nicht einmal selbst Transferleistungen zu erbringen, sondern können direkt in die Vorlagen hineinarbeiten, die wir entwickeln, bzw. diese wiederverwenden.

Viele Wikis beginnen dann zu „fliegen“, wenn interne Mitarbeiter diesen Job übernehmen. Wenn das in Ihrem Unternehmen funktioniert, ist das super! Wenn jedoch eigene Mitarbeiter keine Zeit zur Erstellung guter Use Cases haben, sollten Sie ernsthaft in Erwägung ziehen, von der Kreativität und vom Know-how eines Wiki-erfahrenen Dienstleisters zu profitieren.

6. Kugelschreiber und Notizblöcke mit der Aufschrift „Ich schreib's noch ins Wiki!“

Ein Betrieb könnte an seine Mitarbeiter Kugelschreiber mit der Aufschrift „Ich schreib's noch rein: www.wiki-name.de“ ausgeben. Die Kugelschreiber verteilen sich fast wie von selbst, diffundieren durch die Belegschaft und weisen immer wieder aktiv darauf hin, dass das geschriebene Wort nicht nur aufs Papier, sondern auch für alle Mitarbeiter zugänglich ins Wiki gehört. Dafür eignen sich natürlich auch Notizbücher und Abreißzettel-Blöcke.

7. Webinare beim Rollout und zur Integration weiterer Mitarbeiter

Das wichtigste und wirkungsvollste Instrument für die Einbindung und Integration neuer Mitarbeiter in das Wiki ist der persönliche Kontakt. Leider ist dieser Kontakt gleichzeitig auch die knappste und teuerste verfügbare Ressource. Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, Einführungen sehr persönlich und trotzdem effizient zu gestalten: mit einem Webinar. Als Webinar bezeichnet man ein Seminar, das im Internet durchgeführt wird. Die Mitarbeiter brauchen Ihren Arbeitsplatz nicht zu verlassen, sondern können mithilfe einer Telefonkonferenz und einer Desktop-Sharing-Sitzung auf den Bildschirm des Seminarleiters schauen.

So ist die Möglichkeit gegeben, jederzeit zu unterbrechen und miteinander zu reden. Gleichzeitig sehen alle Teilnehmer den gleichen Bildschirm und können nachvollziehen, wie mit der Software gearbeitet wird. Zusätzlich kann das Webinar mitsamt Bild und Ton aufgezeichnet werden und steht allen Mitarbeitern auch später noch zur Verfügung.

Ein Webinar lohnt sich ab drei bis vier teilnehmenden Mitarbeitern und die Organisation ist denkbar unkompliziert: Alle interessierten Mitarbeiter tragen sich in eine Liste ein, sobald sich genügend Teilnehmer gefunden haben, beginnt ein Terminierungsprozess, schließlich wird das Webinar abgehalten. Auf diese Weise kann dauerhaft und persönlich geschult werden.

Wir können Ihnen einerseits dabei helfen, die Wiki-Einführungsschulungen selbst durchzuführen, andererseits führen wir Webinare auch komplett durch. Besonders interessant an Webinaren ist auch, dass nach etwa fünf Sitzungen der Aufwand fast ausschließlich aus der reinen Präsentationszeit besteht. Es gibt kaum noch Vorbereitungs- und Nachbereitungszeiten und vor allen Dingen keinen Reiseaufwand.

8. Erstellung eines Handbuchs für Mitarbeiter: Zehn Schritte für den Einstieg ins Wiki

Eine gedruckte Broschüre oder ein Wiki-Dokument mit einer Anleitung und Einführung kann die Wiki-Nutzung weiter unterstützen. Ein individuelles Dokument, das zum Beispiel die Wiki-Auszeichnungssprache erklärt und als „Cheat-Sheet“ herangezogen werden kann, ist hilfreich und sinnvoll. Darüber hinaus sollten die Grundfunktionen eines Wikis leicht verständlich und mit Bildern (am besten denen aus dem eigenen Wiki) erklärt werden. Auf diese Weise haben Mitarbeiter immer die Möglichkeit, sich etwa fehlende Grundlagen zu erarbeiten. Papier hat zudem noch eine besondere „Präsenz“ auf dem Schreibtisch der Mitarbeiter.

9. Telefon-Hotline für Wiki-Support

//SEIBERT/MEDIA bietet auf Wunsch eine Wiki-Support-Hotline für Ihre Mitarbeiter an. Dort können Anrufe abgesetzt und Fragen sofort beantwortet werden. Die Abrechnung erfolgt minutengenau. Es gibt keine Mindestkontingente oder Pauschalgebühren. Auf Wunsch richten wir Ihnen eine eigene 0800er-Rufnummer ein.

10. Train-the-Trainer-Seminar: Workshop zur Wiki-Motivation für die Führungskräfte

Nichts ist wichtiger als die Akzeptanz und Nutzung des Wikis. Führungskräfte definieren durch ihr eigenes Handeln und die Anleitung ihrer Mitarbeiter, wie erfolgreich das Wiki ist. Was muss man einfordern? Wo sollte Zwang herrschen? Was geht mit Zwang gar nicht? Was funktioniert wie von allein? Wo muss man den Mitarbeitern helfen? Wann ist etwas nicht mehr sinnvoll im Wiki abgebildet? Wie gehe ich mit E-Mails um? Was mache ich mit Wiki-Verweigerern? Wie reagiere ich auf „Totschlag-Argumente“ gegen das Wiki? Was sind häufige Muster? Wie verhalten sich Mitarbeiter in Wikis? Solche und ähnliche Fragen beantworten wir bzw. helfen Ihren Führungskräften dabei, diese selbst beantworten zu können.

//SEIBERT/MEDIA ist ein erfahrener Wiki-Dienstleister und kann sowohl Wiki-Projekte von A bis Z realisieren als auch punktuell unterstützen. Denken Sie über eine Wiki-Einführung nach oder benötigen Sie Unterstützung beim Rollout Ihres bestehenden Systems? Haben Sie Fragen zu einzelnen hier beschriebenen Leistungen? Bitte nutzen Sie das Kontaktformular auf unserer speziellen Seite zum Thema Firmenwikis für Ihre Anfrage.

Weiterführende Informationen

Architektur eines Wiki-Projekts: Elemente, Ablauf, Vorgehen, Regeln
Architektur eines Wiki-Projekts: Häufige Fragen von Kunden und Informationsquellen
Strategische Firmenwikis und Unternehmenswikis im Tagesgeschäft: Eine wichtige Unterscheidung
Hofläden Supermärkte und Firmenwikis: „Bitte klingeln und Herzlich willkommen“


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