Software-Updates in Unternehmen: Wann sind sie sinnvoll?

Häufig stellen uns Kunden die Frage nach Software-Updates für wichtige Anwendungen im Unternehmen, wie das Firmenwiki oder Jira: Wann ist es sinnvoll, ein Update durchzuführen und wann lohnt sich der Aufwand nicht? Bei der Entscheidungsfindung spielen mehrere Aspekte eine Rolle.

Funktionalitäten: Was bringt das Update?

Am Anfang steht die Evaluation, welche neuen Funktionalitäten das Update bietet. Werden Software-Fehler behoben, die im Unternehmen bekannt sind und die Mitarbeiter bereits angesprochen haben? Schafft es neue Funktionalitäten, die als nutzenbringend einzuschätzen sind? Oder handelt es sich vielmehr um ein Update, das nicht direkt zu einer konkreten Nutzenerweiterung führt, sondern das eher indirekt sinnvoll ist, zum Beispiel in Hinblick auf Sicherheit, Stabilität oder Performance?

Freilich gibt es Systeme, bei denen die Verbesserung gerade dieser Aspekte einen besonderen Nutzen für den Kunden darstellt, etwa weil das System besonders instabil ist oder weil das Unternehmen ein besonders großes Sicherheitsbedürfnis hat. In einem solchen Fall wäre natürlich die Ankündigung, dass das System fortan beispielsweise um zehn Prozent schneller sein wird, sehr interessant und sicherlich ein überzeugender Update-Grund. Eine pauschale Aussage ist hier aber kaum möglich.

Nachdem geklärt ist, welche Änderungen Bestandteile des Software-Updates sind und welchen individuellen Nutzen das Unternehmen davon hat, sollte nun geprüft werden, ob es sich um ein Major- oder Minor-Update oder vielleicht „lediglich“ um ein Patch handelt. Hier ist die Analyse der Versionsnummer sinnvoll.

Große Releases: Auf den ersten Patch warten?

Ein Major-Update geht in der Regel mit einem Sprung in der Versionsnummer einher. Selten werden für Major-Updates auch kleine Versionsnummern-Sprünge definiert, gängig sind Updates bspw. von Confluence 2.9. auf 3.0 oder von 3.0 auf 3.1. oder von Jira 3.1. auf Jira 4.0.

Nun gibt es allerdings eine ungeschriebene IT-Regel: Warte den ersten Patch ab, bevor das Update vorgenommen wird. Das ist nicht unbegründet: Ein Major-Update führt zu großen und möglicherweise sogar umwälzenden Änderungen. Dabei entstehen häufig auch Fehler und Probleme, die anschließend behoben werden müssen.

Nach jedem Major-Update gibt es deshalb nach relativ kurzer Zeit ein sogenanntes Patch Release, das die kritischsten Fehler behebt. Viele IT-Verantwortliche wollen daher zumindest den ersten Patch nach einem Major-Update abwarten.

Auch stellen sich hier wieder Fragen nach den zu erwartenden Vorteilen: Welcher zusätzliche Nutzen entsteht? Sind wir bereit, für diesen Nutzen ein paar Fehler in Kauf zu nehmen oder möchten wir auf keinen Fall Fehler im System haben? Das ist eine individuelle und sehr unternehmensspezifische Entscheidung.

Deshalb kann man auch nicht grundsätzlich sagen, dass es nicht sinnvoll ist, ein Major-Update sofort zu installieren, und dass man zunächst auf den ersten Patch warten muss. In der Praxis wird es aber häufig genau so gehandhabt.

Aufwand: Wie hoch sind die technischen Anforderungen?

Darüber hinaus müssen Informationen darüber eingeholt werden, welche technischen Anforderungen ein Software-Update stellt – nicht einfach für Unternehmen, die ein System erst kürzlich implementiert haben. Hier lohnt es sich, Beratung durch einen Dienstleister in Anspruch zu nehmen, der sich mit Unternehmenskommunikation und den wichtigen Systemen gut auskennt.

Anders liegt der Fall, wenn schon Updates vorgenommen wurden. Auf Basis dieser Erfahrung lässt sich der Aufwand in der Regel zumindest grob abschätzen: Wenn der Hersteller nicht explizit darauf hinweist, dass bspw. neue Datenbanken oder technische Umstellungen erforderlich sind, kann man davon ausgehen, dass der Zeitaufwand auch beim aktuellen Update nicht größer sein wird als beim letzten.

Da mit einem Software-Update aber gerade in großen Unternehmen und Konzernen mitunter sehr komplexe Prozesse einhergehen, kann freilich auch der Zeitaufwand unter Umständen relativ hoch sein.

Kosten: Rechtfertigt der Nutzen sie?

Nun muss sich der zu erwartende Nutzen an den entstehenden Kosten messen lassen. Dazu gehört in erster Linie die Entscheidung, ob das Software-Update intern oder extern durchgeführt werden soll und ob die dafür jeweils benötigten Ressourcen vorhanden sind. Der Aufwand, der für die Änderung betrieben werden muss, muss konkret eingeschätzt werden: Können wir die neue Version einfach einspielen? Ist ein Testsystem vorhanden? Sind noch eigene Tests an diesem Testsystem nötig? Und: Wie viele Mitarbeiter nutzen das System eigentlich?

Das sind Informationen, die in die Kostenbetrachtung einfließen müssen. Hier empfiehlt es sich, einen Schätzwert zu ermitteln und eine Kosten-Nutzen-Analyse vorzunehmen. Ein signifikanter Mehrwert sollte durch ein Update natürlich schon entstehen.

Bei Atlassian-Systemen wie Confluence und Jira ist in besonderer Weise zu berücksichtigen, dass Update-berechtigt nur Unternehmen sind, die auch einen laufenden Wartungsvertrag mit Atlassian haben. Das heißt: Nach dem Kauf der Software-Lizenz kann der Kunde zwölf Monate lang Updates vornehmen, dann ist zunächst Schluss. Der Update-willige Kunde muss seine Lizenz um weitere zwölf Monate verlängern. Die Kosten belaufen sich im Fall von Atlassian auf die Hälfte der Erstlizenz (siehe Preise für Confluence und Jira). Ähnliche Lizenzmodelle verfolgen auch viele andere Hersteller von kommerzieller Unternehmens-Software.

Auch dieser Aspekt muss also in die Kostenschätzung einfließen: Vielleicht ist das Wartungsfenster inzwischen geschlossen und erst eine neue Wartungslizenz fällig, um das Update durchführen zu können?

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Updates: Option oder Pflicht?

Bei allen berechtigten betriebswirtschaftlichen Abwägungen für oder wider ein Software-Update, gibt es aber auch gewisse Pflichten: Es ist nicht empfehlenswert und im Sinne eines funktionierenden Systems auch nicht gangbar, etwa drei Mal in Folge auf ein Update zu verzichten, weil der Nutzenanstieg im Vergleich zum vorangehenden Update angesichts entstehender Kosten zu gering erscheint.

Früher oder später entstehen dann nämlich tatsächlich signifikante Betriebsrisiken, die eben jene Faktoren Sicherheit, Stabilität und Performance betreffen. Bei jedem Update muss die Entscheidung ggf. also unter Berücksichtigung der (ausgelassenen!) Vorgängerversion und ihrer Features, die nicht mitgenommen wurden, getroffen werden.

Faustregel: Spätestens nach drei Auslassungen nachziehen

Jedes Unternehmen hat spezifische Anforderungen und Voraussetzungen. Grundsätzlich  gelten aber diese Faustregeln:

  • Als Unternehmen kann man ein einzelnes Update gewiss überspringen, und man muss sicherlich nicht jeden einzelnen Patch dritten Grades (3.1.x oder 4.2.x) mitnehmen.
  • Nach der zweiten, spätestens aber nach der dritten ausgelassenen Version empfiehlt es sich allerdings dringend, nachzuziehen und sein System auf den aktuellen Stand zu bringen.
  • Je kleiner Updates sind, desto eher können sie ausgelassen werden. Bei Major Releases dagegen ist es in der Regel so, dass die funktionalen Erweiterungen so interessant sind, dass spätestens nach Verfügbarkeit des Patches auch ein Update interessant ist.

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