JIRA-Einführung: Wie Mitarbeiter und Projektmanager mit JIRA arbeiten sollten

JIRA, das etablierte und ausgereifte Bug- und Issue-Tracking-System von Atlassian Software, erlaubt es, Aufgaben jeder Art anzulegen, zu delegieren, zu priorisieren, zu verfolgen, zu prüfen und zu verwalten. Die JIRA-Einführung ermöglicht Unternehmen ein professionelles, systematisches und effektives Fehler-, Aufgaben- und Qualitätsmanagement. Eine Einführung gibt unser Vodcast zum Thema JIRA.

Damit die Einführung von JIRA im Unternehmen gelingt und sich die produktive Nutzung des Systems unternehmensweit durchsetzt, gilt es, einige Regeln im Umgang mit dem System zu befolgen und bestimmte Voraussetzungen zu schaffen bzw. zu etablieren.

Umgang der Mitarbeiter mit JIRA

JIRA-Fitness nur über intensive Nutzung: Jeder Mitarbeiter muss die Grundfunktionalitäten von JIRA kennen und so gut mit dem System umgehen können, dass er sich sicher fühlt. Wer nicht weiß, wie man einen Eintrag findet, wie man Aufgaben filtert, wie man ein E-Mail-Abonnement einstellt oder wer noch nie von Greenhopper gehört hat, muss sich intensiver mit den Grundfunktionen auseinandersetzen. Das geht nur über die tägliche, intensive Nutzung und nur, indem jeder Mitarbeiter JIRA anwendet und seine geplanten, aktiven und abgeschlossenen Aufgaben im System dokumentiert.

No Ticket, no Task: Eine essenzielle Grundlage für eine erfolgreiche JIRA-Einführung lässt sich so auf den Punkt bringen: No JIRA-Ticket, no Task. Die erste Frage auf eine persönlich oder telefonisch kommunizierte Aufgabe sollte lauten: „Wo ist das JIRA-Ticket dafür?“ Wer bei der schriftlichen Delegation einer Aufgabe kein JIRA-Ticket bekommt, fragt entweder danach oder legt sich bei gebotener Eile eben selbst ein Ticket an. Dazu reicht eine kurze E-Mail an die JIRA-E-Mail-Adresse des eigenen Bereichs.

Aktuelle Arbeiten dokumentieren: Jeder Mitarbeiter markiert, welche Aufgaben er gerade bearbeitet, welche warten und welche inaktiv sind. Wichtig ist vor allem, dass Dritte wie z.B. Projektmanager möglichst zu jedem Zeitpunkt erkennen können, woran der Kollege gerade arbeitet. Stichwörter sind Transparenz und Auswertbarkeit.

Umgang der Projektmanager mit JIRA

Umfangreiches JIRA-Know-how ist Pflicht: Für einen Projektmanager reicht es nicht aus, die JIRA-Grundfunktionen zu kennen. Wer als Projektmanager den Administrationsbereich von JIRA noch nicht gesehen hat und ihn nicht bedienen kann, sollte sich dringend einarbeiten. Wer nicht weiß, wie man einen Workflow konfiguriert oder mit Greenhopper einen Burn-Down-Chart für das eigene Projekt darstellt, sollte sich das von einem Kollegen zeigen lassen.

Tägliche und intensive Arbeit: Projektmanager arbeiten täglich und sehr intensiv mit dem System. Sie kontrollieren und dokumentieren Arbeitsstände, priorisieren neu eingetragene Elemente in ihren Projekten und sorgen dafür, dass keine überfälligen Vorgänge „explodieren“.

Mit gutem Beispiel vorangehen: Für die Akzeptanz und schnelle Etablierung von JIRA ist es wichtig, dass Projektmanager anderen Mitarbeitern vorleben, wie man mit JIRA arbeitet: So sollten Tickets bereits angelegt sein, wenn die anstehenden Aufgaben im Meeting besprochen werden. Für Projektmanager muss es die Ausnahme und nicht die Regel sein, dass Mitarbeiter sich in JIRA selbst organisieren müssen.

Vollständig, granular, beschätzt, paketiert, sortiert: Ein gut geplantes Projekt in JIRA besteht aus einem umfangreichen und (nach bestem Wissen des Projektmanagers) vollständigen Satz an Vorgängen. Es gibt granulare Unteraufgaben, alle Elemente sind beschätzt, die Elemente sind in Releases paketiert, um die Abarbeitung zu vereinfachen und zeitlich zu planen. Inhaltlich sind Komponenten definiert worden, die die Arbeiten sinnvoll unterteilen.

Regelmäßige Kontrolle und Aktualisierung: Gute Projektmanager führen regelmäßige Kontrollen und „Follow-ups“ durch. Sie prüfen, ob alle Projektbeteiligten den Arbeitsstand dokumentiert haben, nehmen ihre Burn-Down-Diagramme zur Kenntnis und reagieren proaktiv auf diese.

Sind diese Voraussetzungen geschaffen und diese Arbeitsweisen etabliert, entfaltet das System sein Potenzial: JIRA bietet allen Mitarbeitern und Projektmanagern einen Überblick über sämtliche eigene Aufgaben und auch über alle Aufgaben des Projekt-Teams. Unserer Erfahrung und den Erkenntnissen aus vielen JIRA-Projekten nach erfüllt JIRA alle Erwartungen an eine effektive Aufgabenverwaltung, kann darüber hinaus sehr individuelle Anforderungen abbilden und ermöglicht effizientes Arbeiten durch einfache, intuitive Benutzeroberflächen.

Haben Sie Fragen zu JIRA? Suchen Sie eine Lösung für ein professionelles, systematisches Aufgabenmanagement? //SEIBERT/MEDIA ist offizieller Atlassian-Partner und setzt JIRA selbst erfolgreich im eigenen Intranet ein. Wir beraten Sie und stellen Ihnen gerne kostenlos und unverbindlich eine Testinstallation zur Verfügung, damit Sie JIRA mit vollem Funktionsumfang kennenlernen können. Bitte nutzen Sie das Kontaktformular auf unserer speziellen Seite mit ausführlichen Informationen über JIRA für Ihre Anfrage.

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