Zusammenarbeit per E-Mail vs. Wiki-Kollaboration: Was ein Extranet auf Wiki-Basis leistet

Nach wie vor gehört es in vielen kleinen und großen Unternehmen und selbst in Konzernen zum Alltag, intern und mit Kunden PowerPoint-Dateien, Word-Dokumente, Excel-Tabellen usw. „gemeinsam“ dezentral zu bearbeiten, weiterzuentwickeln und per E-Mail hin- und herzuschicken. Ein exemplarisches Beispiel für eine solche Kommunikation im Rahmen eines Projektabschnitts:

Zusammenarbeit per E-Mail

Von: Texter
An: Ansprechpartner 1 beim Kunden, Ansprechpartner 2 beim Kunden
CC: Projektmanager

Hallo, hiermit sende ich Ihnen die Texte für die Website, die wir erstellt haben, zur fachlichen Freigabe. Es handelt sich um die restlichen Inhalte für den Menüpunkt 2 und die Unterseiten. Ich freue mich auf Ihr Feedback!

Von: Ansprechpartner 1 beim Kunden
An: Texter, Ansprechpartner 2 beim Kunden

Hallo, ich habe alle Texte für die Menüpunkte 2.x.x fachlich geprüft, ergänzt und gebe sie hiermit frei zum Einpflegen.

Von: Texter
An: Projektmanager

Hi, prima: Der Kunde hat die Texte inhaltlich so freigegeben (siehe Anhänge).

Von: Projektmanager
An: Texter, Programmierer

Hi, super, dann sind wir ja soweit durch. @ Programmierer: Die gesammelten Werke sind im Anhang, Du kannst sie jetzt einpflegen. PS: Warum werde ich nie in CC gesetzt? ^^

Von: Ansprechpartner 2 beim Kunden
An: Texter, Ansprechpartner 1 beim Kunden

Hallo, leider bin ich erst jetzt dazu gekommen, noch kleine Ergänzungen in die Dokumente einzuarbeiten (Texte für die Seiten 2.1.2 und 2.3.1, siehe Anhang). So können wir die Texte nun veröffentlichen. Es fehlt aber der Text für den Punkt 2.3.3. Was ist damit?

Von: Texter
An: Ansprechpartner 2 beim Kunden, Ansprechpartner 1 beim Kunden
CC: Projektmanager

Hallo, der angesprochene Text für 2.3.3 wurde von uns schon ganz am Anfang als Probe-Artikel erstellt und mit Ihrer Kollegin abgestimmt. Er war eigentlich auch von Ihrer Kollegin freigegeben. Ich leite Ihnen diese E-Mail hier noch einmal weiter.

Von: Ansprechpartner 2 beim Kunden
An: Texter, Ansprechpartner 1 beim Kunden

Hallo, vielen Dank für die Info und die Weiterleitung. Ich habe auch hier in den Text für 2.3.3 noch zwei Details direkt eingearbeitet. Nun ist alles okay. 🙂

Von: Texter
An: Projektmanager

Hi, Du bist mal wieder nicht in CC gesetzt worden. 😉 In den Texten 2.x.x. und auch in dem Probetext 2.3.3 hat es noch Änderungen vom Kunden gegeben (siehe weitergeleitete E-Mail). Welchen Stand hast Du jetzt? Ich leite am besten den ganzen Schwung weiter …

An: Projektmanager
An: Texter, Programmierer

Hi, okay, danke. Nur haben wir jetzt hier eine freigegebene Überarbeitung von Herrn X und eine von Frau Y … Ich rufe am besten noch mal eben dort an.

Von: Programmierer
An: Projektmanager
CC: Texter

Hi, ich pflege gerade die Website-Inhalte für den Menüpunkt 2.x.x in Typo3 ein. Mir fehlt aber hier noch der Text für den Punkt 2.3.3.

Von: Projektmanager
An: Programmierer
CC: Texter

Hi, oh, den hast Du nicht? Der neu überarbeitete Text 2.3.3 war in einer separaten E-Mail. Ich leite sie Dir hier noch mal weiter.

Von: Texter
An: Programmierer
CC: Projektmanager

Hi, ich hatte das ganze aktualisierte und freigegebene Paket eigentlich dem PM geschickt. Ich leite Dir die E-Mail mit dem Text 2.3.3 nochmal weiter.

Von: Programmierer
An: Projektmanager, Texter

Hi, danke. Aber ich habe jetzt zwei 2.3.3-Dokumente, die inhaltlich nicht ganz übereinstimmen. 😉

Von: Texter
An: Programmierer, Projektmanager

Ah, sorry, ich habe die falsche Version weitergeleitet. Im Anhang ist das richtige Dokument. Die müssten übereinstimmen …

Was sich fast wie der Ablauf einer Szene aus einer Screwball-Komödie liest, ist häufig Projektalltag und mitnichten witzig – es sei denn, man findet Ineffizienz und die damit einhergehende ausbaufähige Produktivität in Projekten erheiternd. Leider ist dieses Beispiel nicht erdacht, sondern so ähnlich ist in einem Web-Projekt die inhaltliche Abstimmung mit dem Kunden abgelaufen: Es werden Zeit und Ressourcen vergeudet (und damit Kosten verursacht), weil Kommunikation und Zusammenarbeit dezentral stattfinden.

Stellen wir uns nun vor, für diese Koordinations- und Abstimmungsprozesse wäre ein Extranet auf Wiki-Basis verwendet worden, wie es auch //SEIBERT/MEDIA seinen Kunden anbietet.

Zusammenarbeit auf Wiki-Basis

Von: Texter
An: Ansprechpartner 1 beim Kunden, Ansprechpartner 2 beim Kunden
CC: Projektmanager

Hallo, alle nun erstellen Textvorschläge für die Seiten 2.x.x habe ich im Extranet-Bereich auf Wiki-Basis hinterlegt: <Wiki-Link>. Ich bitte Sie und Ihre Kollegen, Ergänzungen direkt dort vorzunehmen: Klicken  Sie einfach auf „Bearbeiten“ und nach Ihren Eingaben auf „Speichern“. Ihre Extranet-Zugangsdaten haben Sie ja separat erhalten. Wir freuen uns sehr auf Ihre Mitwirkung!

Von: Ansprechpartner 1 beim Kunden
An: Texter, Ansprechpartner 2 beim Kunden

Hallo, ich habe alle Texte für die Menüpunkte 2.x.x fachlich geprüft, im Extranet-Wiki ergänzt und gebe sie hiermit frei zum Einpflegen.

Von: Texter
An: Projektmanager

Hi, prima: Der Kunde hat die Texte inhaltlich so freigegeben: <Wiki-Link>.

Von: Projektmanager
An: Texter, Programmierer

Hi, ich habe auch schon per RSS-Benachrichtigung mitbekommen, dass der Kunde im Extranet aktiv war. Super, dann sind wir ja soweit durch. @ Programmierer: Die gesammelten Werke sind hier: <Wiki-Link>. Du kannst sie jetzt einpflegen.

Von: Ansprechpartner 2 beim Kunden
An: Texter, Ansprechpartner 1 beim Kunden

Hallo, leider bin ich erst jetzt dazu gekommen, noch kleine Ergänzungen in die Dokumente einzuarbeiten (Texte für die Seiten 2.1.2, 2.3.1 und 2.3.3, siehe <Wiki-Link>). So können wir die Texte nun veröffentlichen.

Von: Texter
An: Projektmanager

Hi, Du bist mal wieder nicht in CC gesetzt worden. 😉 Es hat noch Änderungen bei den Texten gegeben: <Wiki-Link>. Damit dürfte nun alles amtlich sein.

Von: Projektmanager
An: Programmierer
CC: Texter

Hi, es hat im Extranet-Wiki noch Aktualisierungen seitens des Kunden gegeben (2.1.2, 2.3.1 und 2.3.3). Kannst Du die bitte noch berücksichtigen?

Von: Programmierer
An: Projektmanager
CC: Texter

Hi, klar, kein Problem.

Wir sehen: Durch die Kollaboration im Wiki nimmt das E-Mail-Aufkommen rapide ab, Abstimmungsschwierigkeiten werden minimiert, Dokumente im Wiki sind auf dem aktuellen Stand und einfach zentral abrufbar.

Was ein Extranet auf Wiki-Basis leisten kann

Ein ausgereiftes Firmenwiki hat eine sehr fein justierbare Rechtevergabe: Für jeden Kunden kann ein eigener Wiki-Bereich angelegt werden, den auch nur dieser Kunde sieht und auf den nur der Kunde und die projektbeteiligten Mitarbeiter zugreifen können.

Der grundsätzliche Vorteil eines Wikis ist ja, dass mehrere Personen unabhängig voneinander, aber gemeinsam an Dokumenten arbeiten können: Inhalte werden direkt im Wiki kommentiert und weiter ausgearbeitet, sie stehen zentral und in der aktuellen Fassung zur Verfügung. Das geschieht, ohne in vielen Schritten ineffizient per E-Mail Dateien hin- und herschicken zu müssen und ohne dass Dokumente in verschiedenen Iterationsstufen verstreut in Postfächern auflaufen.

Und die gemeinsame Ausarbeitung und Qualitätssicherung von Inhalten ist nur ein Anwendungsfall von vielen: In einem Extranet auf Wiki-Basis kann unkompliziert eine Vielzahl von Informationen bereitgestellt werden: aktuelle Berichte über den Projektstatus, Rechnungen und Leistungsnachweise, Übersichten zum Budget-Status, Verlaufsgrafiken für den Budget-Verbrauch und Rechnungshöhen usw. So sind Kunden nicht nur über den Projektstand jederzeit im Bilde, sondern haben auch Budgets und Zeitpläne stets im Blick.

Der Extranet-Service ist für //SEIBERT/MEDIA Kundenservice, wir bieten Kunden die Zusammenarbeit im Extranet-Wiki kostenlos an. Schauen Sie als Kunde doch mal wieder in Ihren persönlichen Extranet-Bereich rein.

Und natürlich helfen wir Ihrem Unternehmen auch dabei, selbst ein Firmenwiki im Intranet und/oder ein Extranet-Wiki aufzubauen und zu etablieren – im Sinne von mehr Effizienz in der Projektarbeit, höherer Produktivität und mehr Transparenz. Bitte sprechen Sie uns an.

Weiterführende Informationen

Kundenservice und Transparenz: Das Kunden-Extranet von //SEIBERT/MEDIA (Vodcast)
E-Mail-Missbrauch: Der E-Mail-Anhang ist oft die falsche Anwendung von Technologie
Unsere spezielle Internet-Seite mit ausführlichen Informationen über Firmenwikis


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