Welche Informationen gehören ins Firmenwiki? Beispiele aus der Praxis

Immer wieder kommt bei der Vorbereitung von Firmenwiki-Projekten die Frage auf, welche Inhalte eigentlich im Firmenwiki abgebildet werden sollen. Grundsätzlich lautet die Antwort: Informationen, die von vergleichsweise dauerhafter Relevanz sind, und Inhalte, die gemeinsam und dynamisch weiterentwickelt werden sollen, gehören ins Wiki. Welche Informationen sind das nun konkret? Einige Beispiele aus der Wiki-Praxis.

Informationen für Mitarbeiter

Das Wiki soll Mitarbeiter entlasten und zu mehr Effizienz und Produktivität führen. Jede Information, die ein Mitarbeiter benötigt und die er zentral findet, ohne sich an einen Kollegen wenden zu müssen, leistet ihren Beitrag dazu:

  • Mitarbeiterverzeichnis (Standort, Abteilung, Kontaktdaten, Telefonliste, Position, Aufgaben, Stellenbeschreibung, Zuständigkeiten ...)
  • administrative Formulare (Urlaubsantrag, Dienstreise, Spesenerstattung, Hinweise bei technischen Problemen am Arbeitsplatz ...)
  • grundsätzliche Informationen zur Belegschaft wie Organigramme, Organisationsstrukturen …
  • Unternehmens-News (GL-News, Unternehmenserfolge, Umsatzzahlen, Marktentwicklungen, Ziele, Neuigkeiten, Veranstaltungen ...)
  • Anwesenheitslisten, Urlaubspläne, Krankmeldungen, Erreichbarkeit bei Abwesenheit ...
  • Betriebsvereinbarungen, Betriebsrats- und Gewerkschaftsinformationen, Tarifinformationen ...
  • Mitarbeiterzeitung, interner Newsletter ...
  • Regelungen für Überstunden, Resturlaub, Zeiterfassung, Urlaubsvertretungen,
  • Informationen zu Aus- und Weiterbildung
  • Shop-Angebote für Mitarbeiter, Sonderangebote, Personalkauf-News ...
  • Dokumentation von Personalveränderungen, Infos für neue Kollegen, Geburtstage ...
  • Bedienungsanleitungen für Telefonanlage etc., Notfallnummern
  • Gesetzestexte, Rechtshilfe
  • Beschaffungsanträge
  • Schulungspräsentationen
  • Schwarzes Brett

Informationen zu Prozessen

Ein funktionierendes, organisches Firmenwiki hat nicht nur das Potenzial, Mitarbeiter bei der täglichen Arbeit zu entlasten. Es hilft insbesondere auch dabei, Prozesse zu optimieren, Projekte schlanker und effizienter zu machen und die Kommunikation mit Kunden und Interessenten (wo angebracht und sinnvoll) zu automatisieren. Beispiele für Prozessinformationen im Wiki:

  • allgemeine Bestimmungen zur Arbeitssicherheit, Sicherheitsmanagement, Notfallmanagement, Brandschutz, Richtlinien, Gesetze ...
  • allgemeine Prozessinformationen
  • Projekt-Checklisten, Kapazitätsplanung, Projektauswertungen, Teams ...
  • Pflichtenhefte
  • Kundeninformationen
  • Lizenzen
  • Vorgabedokumente
  • Betriebsanweisungsdatenbank
  • E-Mail-Vorlagen zur Beantwortung häufiger Kundenanfragen, Problemklärung, ...
  • Meeting-Organisation, Agendas, Meeting-Protokolle, Formulare ...

Informationen über das und vom Unternehmen

Mithilfe des Firmenwikis haben Beteiligte jederzeit einen Überblick über Marketing-Aktivitäten, die Außenwahrnehmung des Unternehmens, die Struktur des eigenen Unternehmens oder Konzerns usw. Das Wiki ermöglicht einerseits die zentrale Steuerung und Auswertung der Außenkommunikation, andererseits sorgen Unternehmensinformationen im Wiki für Transparenz. Mögliche Wiki-Inhalte sind:

  • Presseberichte, Pressespiegel
  • Werbeaktivitäten, Außendarstellung, Kommunikationskanäle ...
  • Bilder, Logos, Corporate Design, Corporate Identity ...
  • Unternehmenspolitik (Ausrichtung, Ziele, Strategien, Mission, Richtlinien, Unternehmenspräsentationen ...)
  • Kontakte und Angebote im Hinblick auf Partnerunternehmen, Kooperationen
  • Abteilungsinformationen
  • Informationen über die Geschäftsführung

Produkt- und Leistungsinformationen

Durch die Dokumentation der eigenen Produkte und Leistungen im Wiki sind Mitarbeiter und Unternehmensführung immer auf dem aktuellen Stand über Neuentwicklungen, das eigene Portfolio und die im Unternehmen vorhandenen (und fehlenden) Fähigkeiten. Diese Inhalte sind nicht zuletzt auch wichtig für die Kundenkommunikation sowie die Entwicklung von Marketing-Strategien und können zudem effizient für die Befüllung von Kommunikationskanälen wie dem Corporate Weblog oder Twitter genutzt werden:

  • Produktinformationen (Neuigkeiten, Beschreibungen, Inhaltsstoffe, Preise, Sortimentslisten ...)
  • Informationen über Dienstleistungen
  • Markt- und Konkurrenzanalysen
  • auszubauendes Unternehmens-Know-how, möglicher Ausbau des Leistungsportfolios bzw. Produktspektrums ...

Diese Listen mit möglichen Inhalten lassen sich natürlich fortführen und die angeführten Beispiele sind natürlich exemplarisch. Grundsätzlich empfiehlt es sich, alle weiterführende Informationen, Dokumentationen, Konzepte und Wissen, das dauerhaft relevant ist, ausnahmslos im Wiki abzubilden. So wird eine organisch wachsende Wissensbasis geschaffen, die Mitarbeiter entlastet, Prozesse vereinfacht und beschleunigt und für mehr Effizienz und Produktivität im Unternehmen sorgt.

Haben Sie Fragen zu Firmenwikis? Planen Sie eine Wiki-Einführung oder benötigen Sie Unterstützung bei einem laufenden Projekt? Wir sind Experten für Unternehmenskommunikation und beraten Sie gerne, bitte sprechen Sie uns an. Weitere ausführliche Informationen zum Thema finden Sie auch auf unserer speziellen Seite über Firmenwikis.

Weiterführende Informationen

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Architektur eines Wiki-Projekts: Elemente, Ablauf, Vorgehen, Regeln
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