Argumente für ein professionelles Aufgabenmanagement im Unternehmen

Viele Unternehmen geben sich im Tagesgeschäft mit einem mittelmäßigen Projektmanagement, sehr geringer Transparenz und stark verbesserungswürdiger Effizienz zufrieden. Sicher: Auch in diesen Unternehmen setzen hervorragend ausgebildete, engagierte, hochmotivierte Mitarbeiter exzellente Strategien um und erreichen ehrgeizige Ziele. Aber auf welchen Wegen?

Hand aufs Herz: Auf welchen Methoden basiert die Aufgabenverwaltung in Ihrem Unternehmen? Regieren auch bei Ihnen Excel-, Word- und PowerPoint-Dateien im Verbund mit Outlook-E-Mails? Kursieren unzählige Dokumente, die sich ständig verändern, in zig Versionen, und werden diese immer wieder aufs Neue per E-Mail distribuiert? Liegen Aufgaben in E-Mail-Postfächern und außer den jeweiligen Bearbeitern weiß niemand, wie es um deren Fortschritt, Status und eventuelle Probleme steht?

Manche Manager sind regelmäßig selbst überrascht, wie gut die Ergebnisse trotz so wenig Struktur, Konsequenz und Effizienz in der operativen Umsetzung am Ende sind. Nicht selten sind Projekte aber auch wie Wundertüten.

Die Software JIRA hat das Potenzial, solche Situationen aufzulösen, indem ein besseres Projektmanagement etabliert wird und mehr Transparenz, Klarheit sowie Redundanzfreiheit geschaffen werden. Und dies sind nur einige wenige Vorteile der modernen und agilen Software. Insgesamt gibt es viele gute Gründe für eine JIRA-Einführung und für ein zentrales Aufgabenmanagement in Ihrem Unternehmen. Hier die wichtigsten:

Übersicht über alle Aufgaben über das ganze Unternehmen hinweg

Kennen Sie die Situation, dass Sie sich einen Überblick über ein laufendes Projekt verschaffen wollen und einfach keine zuverlässige Quelle vorhanden ist? Können Sie die Kundenfrage „Können wir das Budget einhalten?“ belastbar beantworten oder müssen Sie hier mit Schätzwerten arbeiten oder vielleicht sogar raten? Stellen Sie sich vor, Sie hätten nach wenigen Minuten Recherche eine belastbare Antwort parat, und zwar für jedes Projekt in Ihrem Unternehmen. Viele Manager halten eine solche Situation für eine Utopie. Es ist aber keine.

Mehr Transparenz für alle Mitarbeiter

Ein erfolgreiches Aufgabensystem leistet sogar noch mehr. Von der gerade beschriebenen Transparenz profitieren nämlich nicht nur Führungskräfte, sondern alle Mitarbeiter, die entsprechende Berechtigungen haben (hoffentlich viele). Sie können schon sehr früh sehen, ob sich ein Projekt zu einem „Himmelfahrtskommando“ oder zu einem „Renner“ entwickelt.

Kontrolle und Nachverfolgung von Aufgaben

Es ist keine Schwarzmalerei wenn wir davon ausgehen, dass in den meisten Unternehmen Aufgaben in Meetings, telefonisch oder per E-Mail besprochen und delegiert werden. Tatsächlich gibt es kaum etwas anderes! Wie problematisch diese Form der Aufgabenverwaltung ist, zeigt sich spätestens dann, wenn man herausfinden will, ob eigentlich auch alle einem Mitarbeiter zugewiesenen oder von einem Kollegen deligierten Aufgaben auch umgesetzt worden sind. Klappt das bei Ihnen? Wirklich? Vollständig für alle Projekte?

Beschlossene Aktivitäten werden garantiert auch umgesetzt

Für viele Manager ist es eine begeisternde Vorstellung, sich auf das Entscheidungen-Treffen konzentrieren und sich auf die Umsetzung schlicht und einfach verlassen zu können. Ein Traum? Gerade in Konzernen arbeiten insbesondere die Mitarbeiter besonders effizient, die proaktiv immer wieder nachfragen, sich in Erinnerung rufen, mit ihren Aufgabenwünschen präsent sind und so mehr oder weniger selbst nicht nur als Entscheider, sondern auch als Workflow-Manager agieren. Das ist nicht wirklich effizient, nicht wahr?

Durchlaufzeiten kontrollieren und neuralgische Punkte erkennen

Mit einem professionellen Aufgabenmanagementsystem wie JIRA wissen Sie endlich, welche Aufgaben wo und woran „hängen“. Sie können sofort genau da eingreifen, wo es krankt. Sie sehen schnell und jederzeit, was gut läuft und wo es klemmt.

Ausreden abschaffen und Verantwortungsübernahme ermöglichen

Kennen Sie die vielen Wenns und Abers, die Ausreden und Konjunktive, die herhalten müssen, wenn ein Projekt aus dem Ruder gelaufen ist? Wie fänden Sie es, wenn kein Projektmanager mehr sagen könnte: „Wenn mich mal jemand informiert hätte!“ Oder: „Wenn ich gewusst hätte, das A die ganze Zeit von B in Beschlag genommen wird!“ Oder: „Es war doch eigentlich alles super geplant. Jetzt ist die Rendite eben ein bisschen kleiner. Natürlich ist das doof, dass wir das erst jetzt wissen, aber das Projekt lohnt sich ja trotzdem.“

Keine Aufgaben mehr, die durchs Raster oder Erfassungsnetz fallen

„Oh, das ist leider untergegangen.“ und „Ah, richtig, das hat leider nicht mehr geklappt.“ sind Sätze, die Sie auch mit Jira noch so oder so ähnlich hören werden. Sie klingen dann allerdings eher so: „A und B lassen wir sein, das klappt nicht mehr, okay?“ Oder: „Das Budget lässt Y und Z nicht mehr zu. Wir haben dafür aber C und D geschafft, das war viel wichtiger. Wenn Y und Z doch noch klappen sollen, müssten wir stattdessen zunächst auf G und H verzichten. Wie machen wir’s also?“ Das hört sich ganz anders an.

Starke und zuverlässige Prozesssteuerung mit fester Qualitätssicherung

Sind bei Ihnen schon mal Projektergebnisse an Kunden ausgeliefert worden, obwohl Sie Ergebnisse eigentlich unbedingt und immer vorher sehen möchten? Das passiert den besten Mitarbeitern. Wenn nun aber sinnvolle Workflows etabliert sind, ist es nicht möglich, Aufgaben ohne Qualitätssicherung abzuschließen oder zu übergeben. Und diese Arbeitsabläufe sind einfach und schnell nach Ihren individuellen Bedürfnissen konfigurierbar.

Endlich richtig und zuverlässig Kapazitäten planen

Sicherlich machen auch Sie sich darüber Gedanken, wie Sie Ihre Mitarbeiter in ihrer Arbeitszeit möglichst sinnvoll einsetzen können. Nutzen Sie vielleicht Excel-Tabellen für Ihre Kapazitätsplanung? Ein guter Anfang. Doch wie wäre es, wenn Sie mit „echten“ Zahlen arbeiten könnten, statt die Ressourcenbelastung beschätzen zu müssen? Und wie wäre es, wenn Sie zudem anschließend prüfen könnten, wie gut Ihre „echten“ Zahlen tatsächlich gewesen sind? Ein zentrales Aufgabenmanagement und eine gute Verdichtung der Auslastungszahlen sind die zwingenden Grundlagen für eine zuverlässige und genaue Kapazitätsplanung.

Marktführendes System für agiles Projektmanagement

Sie möchten agiles Projektmanagement etablieren oder ausprobieren? JIRA ist hierfür das mit Abstand führende, ausgereifteste und intuitivste System. Sehen Sie sich doch einfach ein bisschen im Netz um. Auch nach intensiver Recherche werden Sie zu keinem anderen Ergebnis kommen.

Operatives Projektmanagement mit natürlichem Reporting

Viele Projekte werden am Anfang generalstabsmäßig vorbereitet. Dazu gehören gut aussehende GANTT-Charts, überzeugende Plan-Kosten-Aufstellungen und die intensive Planung mit Microsoft Project. Läuft das Projekt dann jedoch an, ist es mit dem genauen Reporting häufig auch schnell vorbei: Die Erstellung von Berichten ist einfach zu mühselig und aufwändig. JIRA ist dagegen besonders stark im operativen Betrieb. Sie werden mit dem System allerdings keine GANTT-Charts erstellen und Schnittstellen zu MS Project sind zwar vorhanden, aber nur selten wirklich im Einsatz. JIRA steht vielmehr für operative Exzellenz während des Projekts und weniger für planerischen Glanz vor dem Projekt.

Die Liste an Vorteilen ist alles andere als vollständig. Viele weitere Argumente für ein systematisches Aufgabenmanagement haben wir in unserem öffentlichen Wiki für Sie zusammengestellt. Sehen Sie sich doch einfach unsere Einführungspräsentation und die Aufzeichnung unserer Live-Video-Session rund um die JIRA-Strategie an:

Lassen Sie sich JIRA am besten ausführlich zeigen und die Möglichkeiten demonstrieren, die Ihnen durch eine professionelle Aufgabenverwaltung entstehen können. Bitte sprechen Sie uns an oder nehmen Sie über unsere spezielle Seite mit weiteren ausführlichen Informationen zum Thema mit uns Kontakt auf.

Weiterführende Informationen

Aufgaben gehören nicht in E-Mails
Wie Mitarbeiter und Projektmanager mit JIRA arbeiten sollten
Scrum in der Praxis: Papier und JIRA
Atlassian-Lizenzen: Warum ein Kauf bei //SEIBERT/MEDIA eine gute Wahl ist


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