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Ein wichtiger Schritt bei der Einführung eines Wikis im Unternehmen ist die Auswahl der richtigen Wiki-Software: Man muss die wichtigsten Vor- und Nachteile der einzelnen Systeme kennen, um eine rationale Entscheidung treffen zu können. In diesem Beitrag soll die Open-Source-Software MediaWiki vor diesem Hintergrund beurteilt werden. Unser Schluss: Als Firmenwiki ist MediaWiki schwach.
Abb.: Das Logo von MediaWiki
Zunächst: Ein Firmenwiki ist nicht Wikipedia
Ein häufig auftretendes Missverständnis sollte vorweg ausgeräumt werden. Es basiert auf folgender Argumentation:
Das größte Wiki der Welt wird auf Basis von MediaWiki betrieben: Wikipedia. Zigtausende Autoren arbeiten mühelos Inhalte ein, Wikipedia-Seiten sehen zum Teil ziemlich schick aus, Abermillionen von Usern nutzen das stabile System. Was liegt da näher, als MediaWiki im eigenen Unternehmen einzusetzen?
Es muss noch einmal deutlich hervorgehoben werden: Ein Unternehmenswiki ist nicht Wikipedia und Wikipedia ist kein Unternehmenswiki. Die Anforderungen sind ganz andere. Vandalismus? Kommt in Firmenwikis nicht vor. Skalierbarkeit für Millionen Zugriffe? Spielt im Unternehmen keine Rolle. Ein Unternehmen muss seine zentralen Anforderungen kennen und sich bei der Auswahl der Wiki-Software an diesen ausrichten. Die bloße Abbildung eines Lexikons im Intranet erfüllt die Bedürfnisse der meisten Unternehmen nämlich nicht:
Wie MediaWiki ins Intranet kommt
Das Open-Source-System MediaWiki wurde für Wikipedia, also für ein öffentliches Lexikon, entwickelt. Für eine Online-Enzyklopädie bietet MediaWiki auch die beste strategische Passform.
Nun könnte man argumentieren, dass eine gute, ausgereifte Software auch für Zwecke genutzt werden kann, die nicht ihrer eigentlichen strategischen Ausrichtung entsprechen. Das hieße also, im Unternehmen ein Wikipedia aufzusetzen und es später einfach auch für andere Aufgaben und Anforderungen zu nutzen. Genau das tun Unternehmen in der Praxis tatsächlich: Sie möchten die Zusammenarbeit wie in Wikipedia auch im eigenen Unternehmen gewährleisten und benötigen dafür zunächst einmal nur die Grundfunktionalitäten.
Bei Wikipedia finden Autoren mit unterschiedlichen Ansichten gemeinsam einen Weg, einen Artikel zu etablieren und zusammen an Texten zu arbeiten, obwohl sie nicht immer einer Meinung sind. Genau das soll nun im Unternehmen sowohl mit als auch ohne Diskussion abgebildet werden. Die Grundfunktionalitäten von MediaWiki, so die Überzeugung, würden dafür ausreichen. Ob man noch weitere Funktionen nutzen will, kann man prinzipiell später herausfinden.
Das ist in der Regel die Wiki-Historie, auf die die meisten Unternehmen zurückblicken, die MediaWiki einsetzen. Nicht nach eingehender Recherche – was tatsächlich die beste Lösung wäre – wird MediaWiki installiert, sondern mehr oder weniger deshalb, weil es eben die Software ist, mit der auch Wikipedia betrieben wird und weil die Anforderung des Managements zunächst lautet, im Unternehmen ein Wikipedia zu etablieren. Also wird ein solches Wikipedia in Form von MediaWiki aufgesetzt und fängt womöglich auch an zu wachsen und zu gedeihen.
Damit begehen Unternehmen unserer Ansicht nach einen Fehler: Wir sind der Meinung, dass nach einer eingehenden Prüfung der verfügbaren Firmenwiki-Systeme das Fazit nur lauten kann, dass MediaWiki nicht als Firmenwiki geeignet ist. MediaWiki fehlen schlicht und einfach zahlreiche Funktionalitäten, die für ein Firmenwiki unerlässlich und grundlegend sind.
Mangelhafte native Rechteverwaltung
Wie angesprochen ist MediaWiki per se als öffentliches Wiki konzipiert. Bei Wikipedia gibt es keine geschlossenen Bereiche, sondern sämtliche Informationen sind allen Nutzern zugänglich. Das ist ja auch der Sinn und Zweck eines Web-Lexikons. Der eines Firmenwikis nun aber wahrlich nicht.
Nehmen wir ein praktisches Beispiel: Im Unternehmen gibt es eine Produktentwicklungsabteilung, die im Wiki höchstwahrscheinlich Informationen ablegt und diskutiert, auf die eben nicht alle Mitarbeiter Zugriff haben sollen, sondern nur diejenigen, die direkt in die Produktentwicklung involviert sind. Das bedeutet, dass eine Rechtekontrolle benötigt wird, mit deren Hilfe bestimmte Bereiche geschützt und nur bestimmten Mitarbeitern zugänglich gemacht werden können.
Diese Möglichkeit bietet MediaWiki grundsätzlich gar nicht an, sondern nur über ein wenig ausgereiftes Plugin. Die Rechteverwaltung ist eines der größten Mankos von MediaWiki. Wie sollen Kunden via Extranet auf Wiki-Basis in die Projektarbeit eingebunden werden? Wie sollen virtuelle Teams zusammenarbeiten, in denen bspw. freie Mitarbeiter redaktionelle Aufgaben übernehmen?
Wikipedia-Gründer Jimmy Wales gesteht diesen Mangel in einem Interview auch ganz offen ein und beschreibt kurz und knapp, worauf sich die Weiterentwicklung von MediaWiki fokussiert:
Its disadvantages are that it doesn't integrate with corporate logins. There is no Outlook integration. I don't really care about that stuff. [...] Wikipedia is about building out the reference library.
Andere Wikis wie Foswiki und Confluence bieten eine deutlich bessere Rechteverwaltung bis hinunter auf die Seitenebene. Das kommerzielle Confluence erlaubt es via Plugin sogar, die Leserechte von Administratoren zu beschneiden, beispielsweise wenn IT-Mitarbeiter im Konzern keinen Zugriff auf betriebswirtschaftliche Informationen haben sollen.
Kein brauchbarer Rich-Text-Editor
Das zweite Manko ist der fehlende Rich-Text-Editor (WYSIWYG-Editor). In Foswiki und Confluence kann man fast wie in MS Word über eine visuelle Oberfläche Inhalte in Wiki-Dokumenten bearbeiten, was vielen Mitarbeitern sehr entgegenkommt. MediaWiki verfügt nativ über keinen Rich-Text-Editor, auch die Lösungen über Plugins sind kaum brauchbar.
Sicherlich: Erfahrene Wiki-Nutzer kommen prima im Wiki-Code zurecht, auch die Wikipedia-Autoren haben ja keine Probleme mit dieser Arbeitsweise. Doch bei der Einführung eines Firmenwikis und bei den Bemühungen, die Mitarbeiter zu aktivieren, ist jede Erleichterung der Arbeit im System Gold wert. Hier kann sich ein fehlender Rich-Text-Editor sehr negativ auswirken: Müssen gerade wenig Technologie-affine Mitarbeiter erst den Wiki-Code kennenlernen, ehe sie mit der eigentlichen Arbeit im Wiki beginnen können, wird ihre eh schon schwierige Aktivierung gewiss nicht einfacher.
Um den Einwand auszuräumen, dass doch alle Mitarbeiter Wikipedia kennen würden und es demnach keine Probleme beim Einstieg geben dürfte: Es ist ein gewaltiger Trugschluss anzunehmen, dass alle oder auch nur ein erheblicher Prozentsatz der Wikipedia-Nutzer auch Wikipedia-Inhalte beisteuern. Im Web 2.0 gilt (anders als in einem Unternehmenswiki) erwiesenermaßen die sog. 90-9-1-Regel: Neun von zehn Usern konsumieren Inhalte lediglich, neun Prozent steuern gelegentlich Inhalte bei, nur ein Prozent tut dies regelmäßig und häufig. Der allergrößte Teil Ihrer Mitarbeiter hat den Wiki-Code von Wikipedia/MediaWiki mit Sicherheit noch nie gesehen.
Ein guter Rich-Text-Editor erhöht die Usability signifikant, unterstützt damit die Mitarbeiteraktivierung und führt zu einer effektiveren und effizienteren Nutzung des Wikis. Die Firmenwiki-Systeme Confluence und auch Foswiki bieten sehr ausgereifte WYSIWYG-Editoren an. Für MediaWiki gibt es eine rudimentäre Lösung nur in Form von Plugins, die (wie gesagt) kaum annehmbar ist.
Änderung ist offenbar auch nicht in Sicht. Socialtext hat einst zwar damit begonnen, eine Lösung zu entwickeln, allerdings ist der Link auf das Projekt im Blog-Eintrag zum Thema inzwischen tot. Auf der MediaWiki-Website heißt es in Sachen Rich-Text-Editor:
In 2009, there is no available 'ready-to-go' package for incorporating full WYSIWYG into the MediaWiki software.
Daran hat sich auch 2010 nichts geändert.
Keine Verortungsmöglichkeiten
Strukturierte Wikis wie Foswiki oder Confluence bieten Hierarchien mit Brotkrumenpfaden an. Die Funktion, Eltern-Kind-Beziehungen zwischen Wiki-Dokumenten zu definieren, fehlt in MediaWiki vollständig. Die vorhandene Kategorisierungsfunktion stellt keinen adäquaten Ersatz dar, es gibt keine Möglichkeit, Content hierarchisch abzubilden.
Keine Charting-Funktionalität
MediaWiki hat keine nativen Charting-Funktionalitäten, die für Auswertungen und Berichte im Wiki eminent wichtig sind. Bislang gibt es hierfür nur Lösungen über Drittanbieter wie etwa Google. Und vielen Unternehmen wird der Gedanke nicht sehr angenehm sein, dass Google die eigenen Umsatz- und Profitabilitäts-Charts aus dem Controlling-Bereich des Wikis erhält. In Lieferanten-Kunden-Beziehungen dürfte dieser Umstand wohl sogar einen Vertragsbruch darstellen.
Die in das Wiki integrierten Charting-Funktionalitäten von Foswiki und Confluence sind hier einfach besser geeignet und entsprechen den Bedürfnissen von Unternehmen.
Tabellen, Import, Blogging ...
Bei Listeneinträgen wird Wiki-Syntax in MediaWiki nur mangelhaft umgesetzt. Die Ausrichtung von Bildern und Tabellen ist problematisch, wobei MediaWiki Tabellen grundsätzlich nicht sehr gut unterstützt. MediaWiki verfügt über keine Blogging-Funktionen sowie über keine Nested Searches und „schlauen Listen“. Es fehlt eine Möglichkeit, PDF-Dokumente richtig zu integrieren, die Import-Funktionen für MS-Office-Dokumente sind unausgereift – alles interessante und wichtige Features, die für Firmenwikis relevant sind und für die Foswiki und Confluence im Gegensatz zu MediaWiki ausgereifte, professionelle Lösungen bieten.
Unternehmen haben kein Budget für Redakteure
Der Fokus von MediaWiki liegt auf den Wikipedia-Realitäten. Nicht ausgereifte oder fehlende Funktionalitäten und Usability-Probleme haben keine signifikanten Auswirkungen, wenn ein sehr hoher manueller Aufwand betrieben wird und es sehr viele freiwillige Redakteure gibt, die sich mit Qualitätssicherungsaufgaben beschäftigen, Wiki-Code-Expertise einbringen, Dokumente kategorisieren, Tabellen einpflegen, Workarounds erarbeiten usw.
Das ist im Unternehmen allerdings nicht möglich: Für Wiki-Redakteure ist oft gar kein Budget vorhanden. Deshalb muss ein Firmenwiki sofort vollumfänglich funktionieren und sofort ausgereifte Features zur Verfügung stellen.
Fazit
Alle Wiki-Systeme haben Vor- und Nachteile. MediaWiki hat den Vorteil, ein Open-Source-System und damit kostenlos zu sein. Es erfüllt auch den Zweck der Zusammenarbeit. Und doch ist die Software nicht geeignet, um ein Firmenwiki zu betreiben.
Hauptmanko ist die angesprochene Rechteverwaltung, die eine entscheidende Rolle bei der Kollaboration in einem Firmenwiki spielt. Weiterhin fehlen MediaWiki einige für ein Unternehmenswiki entscheidende Funktionen, die auch mögliche Plugins nur spärlich oder gar nicht ersetzen und über die echte Firmenwiki-Systeme wie Confluence und Foswiki verfügen.
Grundsätzlich: Eine Wiki-Einführung ist gewiss nicht automatisch zum Scheitern verurteilt, wenn man MediaWiki auswählt. Es ist sicherlich auch möglich, ein einigermaßen funktionierendes Firmenwiki auf Basis von MediaWiki zu betreiben. Doch man muss dann bei der Einführung mit deutlich größeren Herausforderungen rechnen und sich dessen bewusst sein, dass man sich mit der Pro-MediaWiki-Entscheidung stark limitiert, zumal nicht damit zu rechnen ist, dass die bestehenden Einschränkungen mittelfristig aufgehoben werden.
Für ein öffentliches Wiki ist MediaWiki die richtige Wahl. Wenn aber die Zusammenarbeit und der Austausch in Projekten gefördert werden sollen, muss die Entscheidung nach Abwägung aller Fakten gegen MediaWiki ausfallen. Hier bieten andere Lösungen die besseren Funktionalitäten.
Welche Erfahrungen haben Sie mit MediaWiki im Unternehmenseinsatz gemacht? Kennen Sie die angesprochenen Probleme? Haben Sie Lösungen für diese Herausforderungen gefunden? Oder sind diese Probleme in Ihrem Unternehmen gar gegenstandslos? Ich freue mich auf Ihre Kommentare und auf eine angeregte Diskussion! 🙂
Weitere Informationen
Unsere spezielle Seite zum Thema MediaWiki und mit Informationen zur Wiki-Einführung
Es gibt eine Mailing-Liste zum Thema MediaWiki als Enterprise Wiki, die man lesen sollte, wenn man über MediaWiki als Firmenwiki-System nachdenkt.
Die Seite auf mediawiki.org mit Informationen, wie man MediaWiki als Unternehmenswiki nutzen soll (die allerdings sehr lückenhaft und wenig überzeugend ist)
Jimmy Wales and Enterprise Wikis
Firmenwikis: Stärken von Confluence gegenüber Foswiki und MediaWiki
Erfolgsfaktoren für Wikis: Technologie ist wichtig, wird aber überschätzt
Entscheidungskriterien und wichtige Fragen bei der Evaluation von Wiki-Software
Social Software: Der Wikipedia-Irrtum
Fünf Unterschiede zwischen Wikipedia und Unternehmenswikis
Mehr über die Creative-Commons-Lizenz erfahren
Tatsächlich haben wir Mediawiki gewählt, weil es Open Source, stabil und verbreitet ist und die Weiterentwicklung der Software langfristig gesichert scheint. Das Look-and-Feel ist dank Wikipedia allen Mitarbeitern vertraut, was Einstiegshürden womöglich senkt. Dank hoher Verbreitung ließe sich auch bei personellen Veränderungen schnell ein Admin finden, der sich mit Mediawiki auskennt.
Nach einem Jahr Erprobung und Betrieb erweist sich jedoch die fehlende Rechteverwaltung als großer Nachteil. Das hat sogar dazu geführt, dass das Wiki nur für einen Teil der Organisation geöffnet wurde anstatt für alle. So kann es sein Potenzial leider nicht voll entfalten.
Hat jemand Erfahrung mit der Migration von Mediawiki zu Foswiki? Ein Tool ist ja immerhin vorhanden (http://foswiki.org/Extensions/MediaWikiToFoswikiContrib).
Hallo Niklas,
ja, die Migration von MediaWiki zu Foswiki ist recht einfach möglich und wird durch den bestehenden Converter gut unterstützt. Wir haben das schon in verschiedenen Projekten angewendet und stehen bei Bedarf natürlich auch gerne zur Verfügung.
Einige Anpassungen sind immer erforderlich, insofern solltest Du prüfen, ob Du einen Entwickler zu Rate ziehen kannst.
Viel Erfolg bei der Migration.
Ciao
Martin Seibert
Wir haben direkt mit Confluence begonnen.
Das war allerdings eine architekturgetriebene Entscheidung, weniger eine aus dem Bewusstsein, welche Anforderungen funktionaler Art zu erfüllen sind.
Natürlich haben wir gesehen, dass es als “Enterprise-Wiki” vertrieben wird und im professionellen Einsatz bei anderen Unternehmen (Referenzliste bei Atlassian) ist.
Heute, nach ca. 3 Jahren Betrieb unseres Firmen-Wiki stellt sich heraus, dass es auch funktional die richtige Entwscheidung war.
Sowohl das Berechtigungskonzept, als auch die Möglichkeiten, Confluence an Unternehmensanforderungen bzgl. Layout und Sicherheitsfunktionen mit relativ geringem Programmieraufwand anzupassen, haben uns sehr geholfen, jetzt das Firmen-Wiki in den Unternehmensweiten Rollout zu geben – das wird bedeuten, dass wir von derzeit ca. 2000 potentiellen Usern perspektivisch ca. 20.000 User erreichen können.
Natürlich gibt es auch negative Stimmen: z.B. ist die Usability des Rich-Text-Editors immer noch nicht wirklich gut – insbesondere mit dem bei uns noch eingesetzten IE-6 … der ist zwar von Atlassian für unsere Confluenceversion 3.0.1 supportet – weist aber trotzdem einige Bugs auf.
Weiteres Problem bei der Einführung von Confluence als Firmen-Wiki ist, dass die User das Grund-Verständnis vom Wikipedia im Internet mitbringen, und dies auf das Firmen-Wiki transponieren.
Sie davon zu überzeugen, dass im Firmen-Wiki eine Struktur aus Bereichen und einer Hierarchie von Seiten, beides ggf. mit verschiedenartiger Berechtigung, besteht, verstehen viele zuerst nicht. Der Grund ist, dass damit die funktionale Nähe zum Intranet zu groß ist. Daraus wird beim Mitarbeiter ein Unverständnis dafür, was dann noch der Vorteil und Nutzen des Firmen-Wikis sein soll.
Diesem Problem versuchen wir mit Aufklärungsarbeit zu begegnen, was jedoch viele Personalressourcen kostet…
Die nächsten Schritte für uns werden wohl sein, möglichst bald, wenn das technische Umfeld es zulässt (IE-8), auf eine höhere Version von Confluence zu wechseln. Insbesondere die Benutzerführung beim Erstellen von neuen Seiten ist in der Version 3.3 wesentlich verständlicher (Dialog mit Hinweis auf Vorlagen und der Auswahl von Bereichen, in der die Seite erstellt werden soll).
Vielen Dank für diesen ausführlichen und wertvollen Kommentar. Ich denke auch, dass sowohl ein Confluence- als auch ein Browser-Update genau die richtigen Maßnahmen werden.
In unserer Checkliste für erfolgreiche Unternehmenswikis finden Sie darüber hinaus zahlreiche weitere Vorschläge, die möglicherweise hilfreich sind:
http://infos.seibert-media.net/display/Productivity/Checkliste+erfolgreiches+Unternehmenswiki
Dazu gibt es auch noch eine Prezi-Präsentation, die ich gerade am Donnerstag in einem Vortrag auf einer Atlassian-Veranstaltung in Frankfurt genutzt habe:
http://prezi.com/gfrky9dpczwz/vortrag-wiki-nutzung-im-unternehmen-starken/
Hilft Ihnen das noch weiter?
Sehr geehrter Herr Seibert,
die von Ihnen benannten “Schwächen” von MediaWiki sind ja schon lange in der Diskussion. Dass es dafür keine Lösungen gibt, ist aber so nicht richtig. Genauer: Es ist einfach nicht bekannt. Wir haben im Rahmen unserer Projekte die oben genannten Schwachpunkte längst beseitigt. Die Rechteverwaltung lässt sich beispielsweise über einen Gruppen- und Namespacemanager aus unserem Haus organisieren.
Grundsätzlich haben Sie recht, dass MediaWiki keinen Schwerpunkt in der Rechteverwaltung setzt. Das erklärt sich aus der Historie, aber auch einfach aus der Tatsache, dass MediaWiki eine freie Software ist und deshalb die Philosophie vertreten wird, wenn Informationen gekapselt werden müssen, dann setzt man dazu ein neues Wiki auf. Für Unternehmen lässt sich der damit verbundene Administrationsaufwand mit einer Wikifarming-Lösung reduzieren.
Confluence hat seine Stärken. In unserem Wiki-Buch haben wir ihm nicht weniger als 80 Seiten Platz eingeräumt. Wenn ich aber Wissensmanagement als Thema habe, ist MediaWiki eine sehr gute (für mich nach wie vor die beste) Option, weil die Software dafür optimiert ist.
Wir können uns auch gern einmal treffen und unsere Erfahrungen dazu austauschen. Würde mich freuen. Bisher hatte sich noch keine Gelegenheit ergeben.
Grüße aus Regensburg.
Richard Heigl
Hallo Herr Heigl,
danke für Ihren ausführlichen Kommentar. Die Gelegenheit für ein persönliches Gespräch ergibt sich bestimmt gelegentlich noch. Zu MediaWiki: Ich denke, dass es durchaus sinnvoll für Unternehmen sein kann, mit Hilfe von Erweiterungen (wie zum Beispiel der Ihren) die bestehende MediaWiki-Instanz so zu optimieren, dass die grundlegenden Anforderungen an ein Firmenwiki erfüllt werden.
Wir raten unseren Kunden im Alltag dazu, ein System einzusetzen, dass diese Funktionen bereits im Core mitführt. Dazu gehören im Open-Source-Bereich Foswiki, DokuWiki und XWiki. Im kommerziellen Bereich und insgesamt ist Confluence führend.
Die Entscheidung für ein MediaWiki im Unternehmen ist sicher nicht zwangsläufig mit einem nicht erfolgreichen Unternehmenswiki verbunden. Aber man muss dann eben in den anderen Bereichen der Organisation und Kultur deutlich mehr schwitzen. Und die meisten unserer Kunden suchen nach einfachen, unkomplizierten und geradlinigen Lösungen.
Ich freue mich aber auf ein Gespräch mit Ihnen, um mehr über Ihre MediaWiki-Erweiterung zu erfahren.
Viele Grüße
Martin Seibert