Texte sollten im Wiki und nicht in Word oder in E-Mails erstellt, geteilt und bearbeitet werden

„Hi, im Anhang schicke ich schon mal eine vorläufige Version des Textes, schau doch mal rein.“

„Warum stellst Du den Text denn nicht ins Wiki?“

„Nee, das möchte ich noch nicht. Ich arbeite alles erst noch komplett aus, dann kannst Du ihn ja immer noch ins Wiki stellen, wenn Du das für sinnvoll hältst.“

So ähnlich ist zuletzt die E-Mail-Kommunikation mit einem Kollegen verlaufen und mich hat dieser Dialog inklusive des angehängten Word-Dokuments ziemlich gestört.

Im Unternehmen bieten sich verschiedene Vorgehensweisen an, um Texte zu entwickeln und zur Weiterbearbeitung zur Verfügung zu stellen. So können wir einen Text zunächst in Word schreiben und die finale Version im Firmenwiki ablegen. Wir können Texte auch per E-Mail herumschicken mit der Bitte an die Kollegen, ihn zu lesen und gegebenenfalls Veränderungen vorzunehmen. Es gibt aber auch die Möglichkeit, einen Text direkt im Wiki zu entwickeln. Was ist von diesen Arbeitsmethoden zu halten?

Gründe von Mitarbeitern für das Erstellen und Versenden von Texten per E-Mail

Welche Gründe führen eigentlich dazu, dass Mitarbeiter im Unternehmen es oft immer noch vorziehen, Texte per E-Mail zu versenden?

  • E-Mail und Word sind die gewohnte Umgebung des Nutzers. Viele sind noch nicht firm in der Nutzung von Wikis und fühlen sich im eigenen E-Mail-Programm oder in Word eher heimisch.
  • Man glaubt Zeit einzusparen. Dabei wird häufig außer acht gelassen, dass die Erstellung eines Textes direkt im Wiki keinesfalls zeitraubender ist.
  • Grundsätzlich machen sich viele Mitarbeiter eher wenig Gedanken über die Nachhaltigkeit und Effizienz ihrer Kommunikation und denken daher häufig gar nicht darüber nach, ein Wiki zu nutzen. Man könnte das als „Ignoranz-Vorteil“ bezeichnen.
  • Wiki-Inhalte werden als nicht „aktiv“ genug wahrgenommen. Wer einen Text entwickelt hat, will schnelles Feedback haben. Dabei wird häufig nicht beachtet, dass ja trotzdem eine E-Mail mit dem Link zum entsprechenden Wiki-Artikel verschickt werden kann. (Eine solche Info-Mail ist für den Empfänger deutlich schneller zu bearbeiten. Wenn man zudem eine Funktion nutzt, bei der man neben dem Link auch noch den Inhalt des Wiki-Dokuments per E-Mail gleich mit verschickt und Antworten per E-Mail als Kommentar im Wiki gespeichert werden, wird die Interaktion für den Empfänger noch einfacher, übrigens auch mobil.)

Nachteile der Texterstellung per E-Mail

Wenn man darüber nachdenkt, muss man zu dem Schluss kommen, dass es sich bei diesen Punkten um keine besonders guten Argumente handelt. Tatsächlich würde bei besserer Information und Aufklärung schnell klar, dass diese Vorteile im Prinzip gar keine sind. Es gibt grundsätzliche und gewichtige Einwände gegen das Erstellen und Versenden von Texten per Word und E-Mail, wenn ein Firmenwiki zur Verfügung steht:

  • Die wertvolle Arbeit an einem Text per E-Mails ist nicht sinnvoll, da sie für das Unternehmen nicht verwertbar dokumentiert wird. Wenn später jemand nach diesem Text sucht, kann er ihn über die Suchmaschine des Wikis oder eines anderen zentralen Suchsystems nicht finden.
  • Informationen, die nur in persönlichen E-Mails gespeichert sind, fördern das Herrschaftswissen im Unternehmen. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter, die sowieso schon mehr als andere wissen, noch mehr wissen, und die Kollegen es immer schwerer haben, auf dem aktuellen Stand zu bleiben. Ihre Unkenntnis darüber, was im Unternehmen passiert, wächst.
  • Es ist unwahrscheinlich (und eigentlich auch arrogant zu glauben), dass andere Mitarbeiter aus einem per E-Mail ausgetauschten Text schon ein Wiki-Dokument machen werden, wenn sie es für erforderlich halten. Auch unter psychologischem Aspekt ist das in der Regel nicht ganz einfach, weil im Wiki dann der Eindruck erweckt wird,  der Ersteller des Wiki-Dokuments hätte auch den Text verfasst. Das stellt eine Hemmschwelle dar.
  • Der Versand der Informationen ausschließlich per E-Mail fördert den E-Mail-Stress und die E-Mail-Flut, weil eine Aufgabe mit exklusivem Inhalt, der bearbeitet werden muss, verschickt wird, statt einfach nur einer Benachrichtigung, die lediglich gelesen werden muss. Die Bearbeitungszeit beim Empfänger ist daher deutlich länger.

Vorteile der Wiki-Nutzung

Dem stehen Argumente gegenüber, die ganz eindeutig für die Nutzung des  Unternehmenswikis bei der Erstellung und Weiterverarbeitung von Texten sprechen:

  • Das Anlegen eines Wiki-Artikels mit einem Text, den man in Word oder in einer E-Mail erstellt, ist rasch erledigt und dauert keine fünf Minuten. Wenn der Text aber von Anfang an im Wiki erstellt wird, geht das noch um Einiges schneller.
  • Ein Wiki-Dokument ist dauerhaft zentral verfügbar. Bei einem E-Mail-Anhang muss im besten Fall der Empfänger sein Postfach durchforsten, wenn er den Text später wieder benötigt. Im schlimmsten Fall, etwa wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen inzwischen verlassen hat, muss die IT das Backup der E-Mails durchstöbern. Oder die Inhalte sind irgendwo verschollen und man kann sie gleich noch einmal erstellen.
  • Im Wiki gibt es eine Änderunghistorie, die vermeidet, dass Redundanzen entstehen und mehrere Änderungen von unterschiedlichen Kommentatoren zusammengeführt werden müssen.
  • Das Wiki hat den Vorteil, dass alle immer an einer aktuellen Version arbeiten. In der E-Mail-Alternative bekommen die Kommentatoren von den Ideen und Einwürfen anderer gar nichts mit und können demzufolge auch nicht voneinander profitieren. Das heißt: Wenn man das Wiki nicht nutzt, vereitelt man mögliche gute Einfälle und sich ergänzende Ideen sogar.

Fazit: Wiki? Immer!

Es sollte als „No-brainer“, als etwas, das auf der Hand liegt, angesehen werden, dass Informationen und Texte im Wiki erstellt, geteilt und bearbeitet werden. Es gibt keine guten Argumente dagegen. Trotzdem nutzen auch Profis häufig weiterhin die E-Mail – und erschweren dadurch die Unternehmenskommunikation und machen sie ineffizient. Im Grunde ist es ein bisschen wie mit der Disziplin bezüglich Sport und guter Ernährung: Die Förderung der Gesundheit ist weithin anerkannt. Die Umsetzung ist dennoch keineswegs überall konsistent und konsequent. 😉

Haben Sie Fragen zur Wiki-Einführung? Benötigen Sie Unterstützung bei einem laufenden Projekt, bei organisatorischen Aspekten oder bei der Mitarbeiteraktivierung? Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung, bitte sprechen Sie uns unverbindlich an.

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