Stolperfallen bei der JIRA-Einführung (Teil 1)

Einfach loslegen? Wenn Sie die Liste mit Argumenten für ein professionelles Aufgabenmanagement mit JIRA gelesen haben, haben Sie vielleicht den Eindruck, dass die Einführung von JIRA ein Selbstläufer ist. Leider ist es aber keineswegs so, dass man auf den Knopf drückt und JIRA „läuft“. Die Stolperfallen sind vielfältig, teilweise hinterhältig, und man kann ziemlich tief fallen.

Viele JIRA-Projekte werden mit Engagement und Begeisterung gestartet und verlaufen doch im Sande oder setzen sich nur in den Unternehmensbereichen mit hoher Technologie-Affinität durch (IT, Software-Entwicklung, ...). Das ist schade, ärgerlich und absolut vermeidbar. In diesem und im folgenden Artikel identifizieren wir wichtige Stolperfallen, die uns in Beratungsprojekten immer wieder begegnen und die Sie bei der JIRA-Etablierung unbedingt umgehen sollten.

Ausmaß der kulturellen Veränderung wird unterschätzt

Wenn Sie mit Ihren Kollegen über eine JIRA-Einführung diskutieren, sind alle Feuer und Flamme. Es gibt wenige Argumente gegen JIRA und die allermeisten Beteiligten sehen in der  JIRA-Einführung einen wichtigen, richtigen Schritt. Grundsätzlich steht das Konzept also zumeist außer Frage und weckt Begeisterung. Doch diese Begeisterung hat Konsequenzen:

Die wenigsten Kunden sind sich bewusst, wie lästig ein zentrales Aufgabenmanagementsystem zunächst ist!

Aufgaben, die man bisher in Gesprächen, Telefonaten, Meetings und E-Mails delegiert hat, werden ja auch morgen über diese Kanäle kommuniziert. Nun müssen Sie die Aufgaben zusätzlich in Ihrem Aufgabenverwaltungssystem erfassen. Das bedeutet, dass dem zentralen Wertschöpfungsprozess Ihres Unternehmens somit ein zusätzlicher Bürokratie-Aufsatz verpasst wird: Es gibt Mehrarbeit an nahezu allen Stellen im Unternehmen. Und für viele Mitarbeiter wird sich diese Mehrarbeit wie Unproduktivität anfühlen. Die Konsequenz: Viele Mitarbeiter machen es einfach nicht.

Ihre Projektmanager werden schwitzen müssen. Das geht einfach nicht von selbst, wie sehr man es sich auch wünschen mag.

Kein organisatorisches Konzept

Wissen Sie, wie Sie JIRA als Aufgabenmanagement tatsächlich nutzen möchten? Nur wenn Sie eine klare Vorstellung von der Nutzung haben und diese Ihren Kollegen auch kommunizieren, können Sie gemeinsam dorthin kommen. Ist das Ziel realistisch? Was denken Ihre Mitarbeiter? Ziehen alle am gleichen Strang oder gibt es Stimmen, die andere Wege beschreiten möchten? Es ist erfolgskritisch, dass eine konsistente und klare Vorstellung davon etabliert wird, wohin die Reise mit JIRA gehen soll:

  • Zentrales System für das gesamte Unternehmen?
  • Komplettlösung für einen ganzen Bereich oder eine Abteilung?
  • Projektspezifische Lösung?
  • Pilotprojekt zur Evaluation?

Halbherzige JIRA-Einführung

Auch wenn Sie einen sehr engen Fokus definieren, muss JIRA vollständig eingeführt werden. JIRA funktioniert nur als Ganzes oder gar nicht. Eine halbherzige Einführung bringt das System in Ihrem Unternehmen zum Scheitern. Das bedeutet nicht, dass Sie keine Fehler machen dürfen oder dass insbesondere die nahezu unvermeidliche (anfängliche) Undiszipliniertheit Ihr Projekt beschädigen wird. Dies ist eine häufig auftretende  und bekannte Erscheinung und Herausforderung. Sie darf nur nicht dauerhaft geduldet werden.

Fehlende Unterstützung der Geschäftsführung

Wenn Sie die entscheidenden Führungskräfte noch nicht von Ihrem Projekt überzeugt haben, gibt es nur eine Empfehlung: Nicht anfangen! Für die Einführung eines zentralen Aufgabenmanagements sind fundamentale Änderungen erforderlich, die nicht ohne die Unterstützung von oben funktionieren. Da hilft auch kein halbherziges Lächeln des Managements.

Kämpfen Sie und überzeugen Sie. Übernehmen Sie Verantwortung. Versprechen Sie Ergebnisse. Aber gewinnen Sie die starke (und vollständige) Unterstützung von oben. Das ist vielleicht die größte Stolperfalle in der gesamten Liste. Wenn „Strong Backing from the Top“ fehlt, werden Sie trotz aller Anstrengungen möglicherweise doch verlieren. Das ist häufig sehr frustrierend. Ersparen Sie sich diesen Stress. Natürlich können Sie Glück haben und das Management während des Projekts noch überzeugen. Aber ein Projekt sollte keine Wette sein, oder?

Kein Pilotprojekt: Think big, start small, move fast

Viele Unternehmen starten – frei nach dem amerikanischen Motto „Think big, start small, move fast“ – klein und versuchen im Rahmen eines Pilotprojekts schnelle und überzeugende Ergebnisse auf dem Weg zum großen Ziel zu generieren. Das empfehlen wir ebenfalls. Gerne helfen wir Ihnen dabei. Ein sofortiger vollständiger Rollout über das gesamte Unternehmen hinweg ist tatsächlich nur selten erfolgreich.

Disziplinlosigkeit und Duldung

Die große Ernüchterung folgt häufig gleich zu Beginn des Rollouts, wenn JIRA nicht durchgängig genutzt wird und keine Möglichkeit in Sicht ist, die erforderliche Disziplin durchzusetzen. Und oft ist das auch schon der Anfang vom Ende. Häufig werden zum Beispiel einfach nicht alle Aufgaben vollständig erfasst, von denen natürlich wieder einige durchs Raster fallen und „explodieren“. Nicht selten wird trotzdem mit dem Finger auf JIRA gezeigt.

Die Duldung solcher vermeidbarer Herausforderungen ist kritisch. Genau hier sind Mut, Ausdauer und Seniorität erforderlich, um die Projektmanager und Mitarbeiter wieder und wieder anzusprechen, zu erinnern und zu ermahnen. Und für die Deeskalation ist die angesprochene Unterstützung der Geschäftsführung sehr wichtig.

Alternativstrategien im Projektmanagement

Viele Projektmanagementsysteme haben unter dem Problem zu leiden, dass Projektmanager weiterhin weniger geeignete, aber etablierte Kanäle und Instanzen zur Erfassung von Aufgaben nutzen: E-Mails, Excel, MS Project, Outlook, Lotus Notes (Datenbanken), Wikis. Nehmen Sie sich dieses Problems aktiv an, hinterfragen Sie die Motive und versuchen Sie, nachhaltige Lösungen zu finden. JIRA kann mächtige Pfunde wie Usability, Funktionsumfang und Verfügbarkeit in die Waagschale werfen.

Es gibt noch viel mehr Stolperfallen, die Ihr JIRA-Projekt zum Straucheln bringen können. Einige weitere besprechen wir im zweiten Artikel zum Thema. Und wenn Sie Fragen zu JIRA haben oder mit uns persönlich über Ihre individuellen Herausforderungen im Rahmen Ihres JIRA-Projekts sprechen möchten, nehmen Sie doch einfach unverbindlich Kontakt mit uns auf. Wir freuen uns darauf, Ihnen mit unseren Erfahrungen und unserer Kompetenz in Sachen Unternehmenskommunikation weiterzuhelfen.

Weiterführende Informationen

Unsere spezielle Seite mit zahlreichen Infos über JIRA inkl. Video-Material
Stolperfallen bei der JIRA-Einführung (Teil 2)
Argumente für ein professionelles Aufgabenmanagement
JIRA-Workflows: Aufgaben in systematische und transparente Abläufe überführen
Wie Mitarbeiter und Projektmanager mit JIRA arbeiten sollten


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