Warum Projektmanagement und Qualitätssicherung werthaltige Leistungen sind

In Angeboten weist //SEIBERT/MEDIA den Aufwand für das Projektmanagement stets separat aus. Wir finden das auch sinnvoll: Schließlich ist für unsere Kunden Transparenz eine wichtige Grundlage für Vertrauen und eine gute Zusammenarbeit.

Allerdings kommt es vor, dass Interessenten in Diskussionen und Angebotsverhandlungen wünschen, dass der Aufwand für das Projektmanagement entfernt wird. Triftige Gründe werden dafür in der Regel nicht vorgebracht, aber wenn, dann hören wir Argumente wie „Das zahlen wir bei uns nie!“ oder „Das ist doch in Ihren Preisen sicherlich schon enthalten!“ oder auch „Das ist doch gar keine produktive Leistung“. Mitunter bieten Kunden auch an, das Projektmanagement selbst zu übernehmen oder meinen, dass Projektmanagement gar nicht nötig sei.

Dieser Artikel soll helfen zu verstehen, warum ein professionelles Projektmanagement wichtig und richtig ist. Dazu müssen vor allem einige Missverständnisse aufgeklärt werden.

Missverständnis 1: Wir zahlen doch nicht für Vertriebsaktivitäten oder dafür, dass uns eine Rechnung gestellt wird!

Das Projektmanagement bei //SEIBERT/MEDIA umfasst die Koordination des Projekts und die Qualitätssicherung der Ergebnisse. Das ist nicht zu verwechseln mit Vertriebsaktivitäten, Abrechnung, Auswertung, Buchungskontrolle, Trennung von fakturierbaren und nicht abrechenbaren Leistungen, usw.

Solche Maßnahmen sind selbstverständlich interne Aufwände, die kein seriöser Diensteister abrechnet und auch nicht z.B. in Form einer PM-Pauschale durch die Hintertür auf Kunden umlegt. Bei //SEIBERT/MEDIA erhalten Sie eine detaillierte Aufstellung aller auf Ihr Projekt gebuchten Arbeiten, aus der unmissverständlich hervorgeht, welche Aufwände wir fakturieren und welche nicht werthaltigen Aktivitäten „genullt“ worden sind.

Missverständnis 2: Das Projektmanagement kann ich als Kunde übernehmen!

Wenn wir über Projektmanagement sprechen, meinen wir damit nicht, dass wir die Koordination des Projekts auf Kundenseite durchführen. Das funktioniert natürlich nicht, ohne beim Kunden vor Ort zu arbeiten und das Projekt-Team gut zu kennen. Unsere Projektmanager sorgen für die reibungslose Kommunikation und Abstimmung mit dem Kunden und für die interne Koordination bei //SEIBERT/MEDIA. Letzteres kann freilich ebenso wenig ein Mitarbeiter auf Kundenseite leisten.

Dazu müsste er mit jedem einzelnen Projektbeteiligten auf Seiten des Dienstleisters nicht nur in Kontakt stehen, sondern alle persönlich kennen. Dazu müsste er die vielen komplexen Software-Systeme beherrschen, um erstens überhaupt die produktive Projektarbeit in die Wege zu leiten und sie zweitens systematisch zu steuern (Aufgabenmanagementsystem, Wiki, Projektmanagementsystem, etc.). Dazu müsste er mit den Gegebenheiten und Abläufen innerhalb einer Agentur bestens vertraut sein. Dazu müsste er sich ständig vor Ort beim Team befinden. Die Liste ließe sich fortführen.

Kurz: Es geht schlicht und ergreifend nicht. Projektmanagementaufgaben bei der ausführenden Agentur können Externe nicht per Telefon und E-Mail übernehmen.

Missverständnis 3: Es braucht gar kein Projektmanagement!

Es gibt eigentlich kein Projekt, in dem es kein Projektmanagement gibt. Es gibt höchstens schlechtes Projektmanagement und mangelnde Abstimmung. Ohne Projektmanager kommen höchstens Projekte aus, die nur einen einzigen Mitarbeiter für kurze Zeit beschäftigen. Für alle anderen Vorhaben gilt, dass ein Projektmanager grundlegend ist.

Und wenn es einen solchen nicht gibt, muss das Team sich zwangsläufig selbst organisieren: Aufgaben extrahieren und priorisieren, sich eng mit dem Kunden abstimmen, benötigte Kapazitäten ggf. in der Kapazitätsplanung durchsetzen, geplante Meilensteine kennen und diese ohne einen übergeordneten Koordinator erreichen, usw. usf. Dann halten Programmierer und IT-Mitarbeiter Rücksprache mit dem Kunden zu organisatorischen Aspekten.

Es ist immer ineffizient und für den Kunden letztlich teuer, wenn in klassischen Projekten produktive Mitarbeiter wie Designer, Entwickler oder Systemadministratoren Koordinations- und Administrationsarbeiten übernehmen müssen. Von Übersichtlichkeit, Transparenz, Time-to-Market, Deadlines und der Vermeidung von Redundanzen ganz zu schweigen.

Gute Argumente für ein professionelles Projektmanagement

Also, was haben Projekt und Kunde von einem professionellen, systematischen Projektmanagement?

  • Ohne einen Projektmanager wüssten die Mitarbeiter überhaupt nicht, was sie im Projekt tun sollten.
  • Koordination sorgt für Transparenz und Steuerbarkeit auf Kundenseite.
  • Kommunikation ist eine wichtige, werthaltige Projektleistung und muss von erfahrenen Projektleitern durchgeführt werden.
  • Unsere Projektmanager übernehmen alle Abstimmungsarbeiten mit Kunden, kontrollieren die gebuchten Zeiten, entfernen Fehlbuchungen, reduzieren die Abrechnungen um nicht fakturierbare Leistungen, identifizieren und kommunizieren Sonderleistungen, sorgen für Transparenz über das Budget, kontrollieren die Einhaltung von Terminen, beantragen intern die Kapazitäten und verteidigen diese bei Konflikten.
  • Zu den Aufgaben des Projektmanagers gehört die professionelle Qualitätssicherung, eine unverzichtbare Voraussetzung für bestmögliche Ergebnisse.
  • Ein Projektmanager sorgt dafür, dass die Puzzleteile ineinander greifen und das Projekt reibungsarm und systematisch abläuft – und damit letztlich schlank bleibt.

Projektmanagement und Koordinationsleistungen sind werthaltig und können von uns nicht kostenfrei in Projekte eingebracht werden. Kurz gesagt: Wir arbeiten lieber gar nicht als ohne einen Steuermann – das sind wir unseren anspruchsvollen Kunden und unserem Image für hohe Qualität schuldig.

Wenn Sie aus einkaufspolitischen Gründen keine derartigen Leistungen aufgeführt haben möchten, ist das für uns natürlich in Ordnung. Sprechen Sie uns dann bitte an und wir werden unser Angebot entsprechend anpassen.

Weiterführende Informationen

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