Jira-Projekte: Strategie, Struktur und Taktik 1

Stolperfallen bei der Jira-Einführung haben wir an dieser Stelle schon einmal thematisiert, denn nicht wenige Jira-Instanzen dümpeln mit mäßigem Erfolg vor sich hin, weil es ihnen an Strategie, Taktik und Struktur fehlt. Dies sind einige Symptome, an denen Sie selbst erkennen können, dass Ihr Jira krankt:

  • Sie kennen die vorhandenen Jira-Plugins gar nicht und haben noch nicht geprüft, welche davon für Sie interessant sind.
  • Sie haben die Plugin-Liste zwar überflogen, aber nicht einmal Greenhopper eingeführt.
  • Ihr Jira hat keine angepassten Workflows.
  • Ihre Mitarbeiter schreiben keine Kommentare in die Jira-Vorgänge. „Status“ hat keine Bedeutung in Ihrer Jira-Instanz: Eigentlich gibt es hauptsächlich aktive und abgeschlossene Vorgänge.

Und so weiter … In diesem und im folgenden Beitrag geht es um wichtige organisatorische Überlegungen, die Ihnen helfen, Probleme zu überwinden und mehr aus Jira herauszuholen. Besprechen wir zunächst Fragen zur Einführung und zum Rollout, zur strategischen Ausrichtung und zur wichtigen Individualisierung Ihrer Jira-Instanz.

Pilotierung direkt starten

Wichtig bei der Einführung eines neuen Systems sind Ergebnisse. Häufig gibt es bereits Jira-Begeisterte im Unternehmen, die auch dafür gesorgt haben, dass Jira überhaupt erst zum Thema geworden ist. Diese Kollegen haben viel Wind in den Segeln – sorgen Sie dafür, dass Sie mit diesem Wind auch in See stechen können!

Wenn Sie das nicht tun, wird die vorhandene Energie einfach verlorengehen. Manchmal wird’s sogar noch schlimmer: Anfangs begeisterte Mitarbeiter, die abgewürgt werden, lassen sich zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr so leicht aktivieren, weil sie sagen oder denken: „Ihr wolltet meinen Input zu Beginn nicht, sondern es lieber auf Eure Weise machen. Dann macht das auch alleine weiter.“

Pilotierung ist nicht Projektierung

Die Einführung des neuen Systems nur hemdsärmelig durchzuführen, bringt wenig Nutzen. Natürlich hat es auch Nachteile, einen Piloten durchzuführen. Und allzu oft wird Jira zuerst in einem technischen Bereich (z.B. IT oder Software-Entwicklung) eingeführt und schafft es nie über diesen hinaus. Das liegt nicht daran, dass das Potenzial fehlt. Die richtigen organisatorischen Grundlagen sind Voraussetzungen, um Jira dauerhaft erfolgreich im Unternehmen zu verankern.

Deswegen sollten Sie Jira zunächst in einer Testinstanz ausprobieren. Dabei können Sie das System selbst auf dem Rechner installieren oder eine Online-Testinstanz anmieten: Den Zugriff auf Jira können Sie auch jetzt schon mit Ihrem Active-Directory- oder LDAP-System verbinden.

Starten Sie Ihren Piloten mit begeisterten Anwendern, involvieren Sie dann andere Abteilungen und überprüfen Sie, ob auch dort ein zentrales Aufgabenmanagement zum Einsatz kommen soll (dazu gleich mehr). Nach dem Ende der Pilotphase sollten Sie die Nutzung und den Nutzen von Jira evaluieren sowie sinnvolle nächste Schritte für den geplanten Roll-out in weiteren Abteilungen bzw. Teams definieren.

Strategie und Anwendungsbereich für Jira definieren

Wenn Sie Jira einführen möchten, gibt es dafür sicherlich einen konkreten Grund. Beispielsweise wollen Sie die Fehler und Wünsche nach neuen Software-Funktionen festhalten und verwalten. Oder Sie möchten die Anforderungen und Aufgaben in Ihrer IT-Abteilung organisieren.

Warum Sie Jira primär brauchen, wissen Sie also. Nachhaltig und langfristig richtig wäre es, sich auf dieser Grundlage Gedanken darüber zu machen, ob Jira nicht noch mehr Aufgaben im Unternehmen erfüllen könnte.

Viele unserer Kunden setzen das System für ein umfassendes, zentrales Aufgabenmanagement ein. Wollen Sie das auch? Soll das Aufgabensystem in mehreren Abteilungen eingesetzt werden? Warum nicht mal im Marketing, der Buchhaltung, im Personalbereich oder im Vertrieb nachfragen? Jira kann mehr als IT- und Software-Entwicklung. Ist Ihren Mitarbeitern und dem Management das klar?

Eine Jira-Strategie muss und sollte übrigens nicht bedeuten, dass Sie von jetzt auf gleich alle Mitarbeiter auf das System zugreifen lassen und sämtliche Projekte im Unternehmen mit dem System steuern. Das geht eigentlich nie. Aber spätestens nach einer erfolgreichen Pilot-Einführung z.B. in der IT-Abteilung, sollte im Rahmen einer sinnvollen Erweiterung daran gedacht werden, z.B. im Marketing, der Geschäftsführung oder anderen Abteilungen nachzufragen, ob dort auch ein Aufgabensystem gebraucht werden könnte – vor allem wenn die gemachten Erfahrungen positiv waren.

Workflows planen und konfigurieren

Wenn Sie systematisch und vollumfänglich mit Jira arbeiten wollen, müssen Sie eine Workflow-Konzeption aufsetzen, vorhandene Vorlagen sichten, Anpassungen definieren und all dies umsetzen und implementieren

Auch wenn sehr viele Jira-Anwender sie gar nicht nutzen – Workflows bilden ein mächtiges Instrument, um Ihre Instanz zu einem professionellen Aufgabenmanagementsystem zu machen. Es ist einfach ein Unterschied, ob man einen Fehler behebt oder den Änderungswunsch eines Kunden erfüllt. Ein Fehler ist ein Störfaktor und muss in der Regel einfach weg. Er kratzt an unserem Image als Qualtätslieferant und nervt. Da braucht es keine komplizierten Freigabeprozesse. Fehler müssen behoben werden. Und zwar schnell.

Wenn ein Kunde einen Änderungswunsch äußert, sieht die Welt schon ganz anders aus. Hier muss zunächst die Architektur des Projekts geprüft werden: Handelt es sich um ein Produkt- oder ein Dienstleistungsprojekt? Zahlt der Kunde nach Aufwand oder einen pauschalen Festpreis? Sowohl Produkt- als auch Festpreisprojekte „reagieren“ in der Regel eher bürokratisch auf Änderungen und werfen zunächst viele Fragen auf: Ist der Vorschlag sinnvoll? Was würde die Umsetzung kosten? Wer beschätzt den Aufwand? Muss das jemand validieren? Wer gibt die Umsetzung frei? Muss die Umsetzung abgenommen werden? Muss der Kunde ein zusätzliches Budget zur Verfügung stellen? Muss die Fakturierung angestoßen und überprüft werden? All diese Fragen und Probleme können mithilfe von Workflows beantwortet und gelöst werden – inklusive Überwachung.

Abb. 1 – 3: Beispiele für Jira-Workflows

Jira-Arbeitsabläufe unterstützen auch Routineprozesse im Unternehmen hervorragend. Beispielsweise können Durchlaufzeiten und prozessuale Herausforderungen sogar berechnet werden. Eines haben alle Workflows gemeinsam: Sie sind für Ihr Unternehmen individuell und müssen einzeln aufgesetzt und konfiguriert werden. Übernehmen Sie nicht einfach irgendwelche Standard-Workflows und arbeiten blind damit.

Tatsächlich kann es sich durchaus rächen, sich nicht zu Beginn schon über Workflows Gedanken zu machen: Bestehende Projekte und Vorgänge müssen nämlich teilweise sogar einzeln konvertiert werden, wenn man Workflows erst später einführt und zunächst gar keine oder keine individuellen hatte. Das ist aufwändig und lästig.

Darüber hinaus können Workflows nicht „einfach so“ angepasst werden, wenn ein mit Jira organisiertes Projekt erst einmal läuft. Wenn Sie zur Laufzeit eines Projekts an den spezifischen Workflows Änderungen durchführen möchten, müssen Sie den Arbeitsablauf kopieren, anpassen, separat testen und dann in das bestehende Projekt migrieren. Wissen Sie, wie das geht?

Wir führen mit unseren Kunden individuelle Jira-Workshops durch, in denen wir unsere Vorlagen ansehen, anpassen und dann implementieren. Auch Sie sollten Zeit investieren und sich um eine passgenaue Lösung bemühen. Das zahlt sich langfristig aus.

Im zweiten Artikel über strategische, strukturelle und taktische Überlegungen im Rahmen eines Jira-Projekts besprechen wir, wie Mitarbeiter „abgeholt“ werden können, welche Bedeutung Plugins für den Erfolg von Jira im Unternehmen haben, warum es sich empfiehlt, Jira zusammen mit einem Firmenwiki zu betreiben, und welche Voraussetzungen Sie für einen gesicherten Betrieb berücksichtigen sollten.

Und wenn Sie Fragen zu Jira haben oder mit uns persönlich über Ihre individuellen Herausforderungen im Rahmen Ihres Jira-Projekts sprechen möchten, nehmen Sie doch einfach unverbindlich Kontakt mit uns auf. Wir freuen uns darauf, Ihnen mit unseren Erfahrungen und unserer Kompetenz in Sachen Unternehmenskommunikation weiterzuhelfen.

Weiterführende Informationen

Unsere spezielle Seite mit zahlreichen Infos über JIRA inkl. Video-Material
Stolperfallen bei der JIRA-Einführung
Argumente für ein professionelles Aufgabenmanagement
JIRA-Workflows: Aufgaben in systematische und transparente Abläufe überführen
Wie Mitarbeiter und Projektmanager mit JIRA arbeiten sollten