Use Cases: 66 Anwendungsfälle für ein Firmenwiki (1 – 22)

An dieser Stelle haben wir bereits 111 gute Gründe für ein Firmenwiki zusammengefasst. Doch wie kann ein solches System seinen Mehrwert und seinen Return on Investment nun entfalten? Wie können Unternehmen ein Enterprise Wiki konkret einsetzen und welche Anwendungsmöglichkeiten bieten sich als sinnvoll, nützlich und effizienzsteigernd tatsächlich an?

In unserem umfangreichen deutschsprachigen Fachbuch Enterprise Wikis - Die erfolgreiche Einführung und Nutzung von Wikis in Unternehmen vom //SEIBERT/MEDIA-Autorenteam, das jetzt bei Amazon erhältlich ist, haben wir 66 Beispiele für Use Cases zusammengetragen. Beginnen wir mit den ersten 22.

1. Gemeinsame Erfahrungswissensbasis

Anleitungen für das Vorgehen bei bestimmten, wiederkehrenden Herausforderungen im Unternehmen, die in keine Prozessdokumentation Einzug finden, werden im Wiki abgebildet: Wo findet man heraus, wie hoch der Resturlaub ist? Wo darf um das Unternehmensgebäude herum geparkt werden und wo nicht? Wie kommt man mit dem Auto und per ÖPNV ins Büro?

2. Gemeinsame Erstellung von Dokumenten im Unternehmen

Erfolgt die gemeinsame Erarbeitung z.B. von Angebotstexten für Kunden im Wiki, können alle beteiligten Mitarbeiter immer auf den aktuellen Stand zugreifen und brauchen keine Dateien herumzuschicken. Konzepte im Unternehmen können im Wiki von der Idee zur Umsetzungsvorbereitung vorangetrieben werden.

3. Ideen generieren und Informationen darüber teilen

Das nächste Brainstorming-Ergebnis, das im kleinen Kreis erzielt wird, veröffentlichen die Teilnehmer im Wiki und bitten ihre Kollegen per E-Mail darum, weitere Ideen in das Dokument einzutragen.

4. Qualitätsmanagement

Die Richtlinien und etablierten Verfahren, die häufig nur in Word-Dokumenten und ähnlichen Formaten verfügbar sind, werden gesammelt ins Wiki eingestellt, beschrieben, mit Stichwörtern getaggt und so besser auffindbar gemacht. Je nach Bedarf ist es mithilfe von Workflows möglich, Änderungen von Mitarbeitern erst nach Freigabe sichtbar zu machen und die Verbindlichkeit (z.B. für ISO-zertifizierte Prozesse) in einem kontrollierten Prozess sicherzustellen.

5. Handbücher

Bestehende Unterlagen und Handbücher können entweder "wie bestehend" übernommen und an Wiki-Dokumente anhängt oder direkt "wikifiziert" werden, um sie mit der Wiki-Technologie zu vernetzen und besser auffindbar und verlinkbar zu machen. Für den Export bieten sich die PDF- und Word-Export-Funktionen an.

6. Tutorials und Anleitungen

Es ist unbedingt sinnvoll, Anleitungen zentral im Wiki zu dokumentieren. Alle Kollegen sollten Kommentare und Vorschläge machen, wie man die Abläufe noch weiter verbessern kann.

7. Dynamische FAQ

Fragen von Kunden dokumentieren die Projektbeteiligten im Wiki, sodass jeder Mitarbeiter über die zentrale Suchmaschine einfach und schnell darauf zugreifen kann. Auch die Antworten werden im Wiki hinterlegt, sodass der Support es leichter hat, kurzfristig und unkompliziert gute Antworten zu geben. Diese Support-Mitarbeiter erhalten Schreibrechte, damit sie jederzeit zusätzliche Informationen ergänzen können.

8. Projektmanagement und Organisation

Projektdokumentationen werden im Wiki zentral zugänglich gemacht. Hierzu können Absprachen und Abstimmungen mit Kunden, Zuständigkeitsdefinitionen, Projektchecklisten usw. gehören. Durch eigenständige Bereiche für jedes Projekt wird das Wiki zum virtuellen Projektraum.

9. Das Wiki als Intranet

Wikis können nicht nur statische Intranets auf Basis von HTML ablösen, sondern auch schwer und von nur wenigen Mitarbeitern zu bedienende Intranet-CMS, die unter dem sog. One Administrator’s Syndrome leiden.

10. Dokumente ablegen und verwalten

Ein Wiki erlaubt das zentrale Speichern von Dokumenten und bildet damit DMS-Funktionen ab. Es lässt sich als Netzlaufwerk in die Infrastruktur einbetten und ermöglicht die Versionierung über "externe" Dateiformate.

11. Diskussionen vom Medium E-Mail in ein Wiki verlagern

Werden Abstimmungsrunden und Diskussionen ins Wiki gelenkt, sind die Inhalte nicht nur aktuell und zentral dokumentiert, auch das E-Mail-Aufkommen nimmt ab.

12. Interne Nachrichten

Interne Newsletter, Veranstaltungshinweise, die Vorstellung neuer Mitarbeiter – das Wiki eignet sich zur Abbildung zahlloser interner Informationen, die aktuell und schnell per Klick abrufbar sind.

13. CEO-Blog

Manager im Unternehmen können ihre wertvollen Erfahrungen und Erkenntnisse aus dem Tagesgeschäft mit allen Mitarbeitern im Wiki teilen, wenn man ihnen erklärt, wie einfach es ist, einen Blog im Wiki einzurichten und zu betreiben.

14. Mitarbeiter-, Projekt- und Abteilungs-Blogs

Mitarbeitern eröffnet das Wiki die Möglichkeit, in ihren persönlichen Bereichen im Wiki oder in Projektbereichen zu bloggen. Dafür sollten eine Richtlinie aufgestellt und Beispiele erarbeitet werden.

15. News-Monitoring

Wenn die Websites von Mitbewerbern des eigenen Unternehmens RSS-Feed-Abos anbieten, sind diese in eine Wiki-Seite integrierbar, sodass man auf einen Blick alle aktuellen Nachrichten der Konkurrenz einsehen kann. Für interne Auswertungen der Aktivitäten der Mitbewerber eignen sich anschauliche Wiki-Charts.

16. Konkurrenzbeobachtung und Wettbewerbsanalyse

Das Wiki ist der richtige Ort, um Informationen über die direkten Mitbewerber systematisch zu organisieren, zu analysieren und im Rahmen von Berichten auszuwerten.

17. Blog- und News-Roll

Über RSS-Feeds lassen sich natürlich nicht nur im Web publizierte Neuigkeiten der Wettbewerber ins Wiki integrieren, sondern auch für das Unternehmen und seine Geschäftsfelder relevante Blogs und News-Seiten. Hier können sich Mitarbeiter tagesaktuell einen Überblick über wichtige Meinungen und Fachartikel verschaffen.

18. Berichtswesen sowohl für interne als auch externe Zielgruppen

Statistiken, Auswertungen und Zahlen, die für alle Mitarbeiter oder bestimmte Abteilungen interessant und relevant sind, sollten als Berichte im Wiki abgelegt werden. So entsteht eine (nach und nach um zusätzliche Interpretationen zu erweiternde) Historie von Berichten. Auf diese Weise kann es auch gelingen, Mitarbeiter, die Berichte erstellen, davon zu überzeugen, ihre Ergebnisse künftig nicht mehr als PDF-, Word-, PowerPoint- oder Excel-Dokument, sondern im Wiki auszuliefern und damit zu noch mehr Transparenz und Interaktivität beizutragen. Selbst wenn proprietäre Formate zum Einsatz kommen, sollten Berichte möglichst im Wiki abgelegt und per Link kommuniziert werden: Die Diskussion findet mittels Kommentaren zentral im Wiki statt, wodurch das E-Mail-Aufkommen sinkt.

19. Teile der öffentlichen Internet-Seiten gemeinsam erstellen

Das Wiki bietet sich an, um die Erweiterung oder den Relaunch der Unternehmens-Website inhaltlich vorzubereiten und die Texte gemeinsam abzustimmen, wobei andere Mitarbeiter stets die Gelegenheit haben, ihre Vorschläge einzubringen. Erst wenn von verschiedenen Kollegen Feedback eingegangen ist, werden die Informationen auf der Website wie gewohnt über das CMS aktualisiert.

20. Das Wiki als Extranet

Ein Extranet auf Wiki-Basis eignet sich dafür, Kunden, Lieferanten und/oder Partnern (in durch Rechte voneinander getrennten Bereichen) Informationen über die gemeinsame Zusammenarbeit und Projekte zur Verfügung zu stellen. Dabei ist es sinnvoll, die externen Partner aktiv dazu aufzurufen, die Informationen einzusehen und auch selbst an ihrer Erweiterung mitzuwirken.

21. Ideenmanagement

Wird das Wiki als Plattform zur Sammlung und Bewertung von Ideen genutzt, kann es insbesondere dann seine Stärken voll ausspielen, wenn es vielen Mitarbeitern zugänglich ist und diese die Möglichkeit haben, die Ideen zu kommentieren, zu ergänzen und selbst zu bewerten. So profitiert das Unternehmen vom Wissen, der Kritik und der Kreativität aller Mitarbeiter.

22. Pressespiegel

Viele Unternehmen betreiben im Internet ein regelmäßiges, systematisches Monitoring im Hinblick auf Presseberichte, die die eigene Firma betreffen. Ein im Wiki gepflegter Pressespiegel erleichtert die Diskussion und Abstimmung und ggf. auch die schnelle, gemeinsame Entwicklung geeigneter Maßnahmen sowie kurzfristige Reaktionen z.B. auf kritische Berichterstattung.

Im folgenden zweiten Artikel unserer dreiteiligen Reihe lesen Sie unsere Anwendungsvorschläge 23 bis 44.

Denken Sie über die Einführung eines Firmenwikis nach? Benötigen Sie Unterstützung bei einem laufenden Projekt? Suchen Sie Möglichkeiten, ganz spezifische Probleme mithilfe eines Wikis zu lösen? //SEIBERT/MEDIA hilft Ihnen gerne: Fragen Sie die Experten für Unternehmenskommunikation. Zahlreiche Informationen haben wir auch auf unserer speziellen Seite zum Thema Firmenwikis zusammengestellt.

Weiterführende Informationen

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