Daily Standup-Meeting: Einsatzbesprechungen für effektive Teamarbeit

Tägliche Kurzbesprechungen des Projektteams sind Grundbestandteile agiler Software-Entwicklungsmethoden. In Scrum ist der Daily Scrum ein fest verankertes Element im Methoden-Framework und einer der Grundsteine für den Erfolg des Projekts. In der weniger agilen Praxis allerdings stellen viele die täglichen Meetings in Frage. So sind sowohl bei den Projektteams selbst als auch beim Management der Sinn und Nutzen umstritten.

Team-Mitglieder meinen dabei:

„Wieso sollen wir uns täglich besprechen? Wir sitzen doch sowieso zusammen und sind stets informiert, was der andere macht.“

Das Management (bzw. der Projektmanager) meint:

„Jeden Tag für ein Meeting das ganze Team entbehren? Das wird ja unglaublich teuer. Die sind ja nur noch am ‚Meeten‘.“

Wir meinen:

„Tägliche Einsatzbesprechungen sind die notwendige Grundlage für effektive Teamarbeit!“

In diesem Artikel wollen wir unsere Erfahrungen mit Daily Standup-Meetings im Projektalltag beschreiben und die unserer Meinung nach wesentlichen Erfolgsfaktoren solcher täglichen Einsatzbesprechungen nennen.

Grundlagen für erfolgreiche und effiziente Standup-Meetings:

Fester Termin, feste Timebox
Je nach Teamgröße kann die Dauer einer Einsatzbesprechung natürlich schwanken. Als Faustregel kann aber gelten: Das Meeting sollte maximal 15 Minuten dauern. Das wird natürlich gerade am Anfang knapp, wenn der Ablauf noch nicht verinnerlicht ist oder Fragen zum Meeting selbst auftreten. Wichtig ist aber, Detaildiskussionen oder ausschweifende Beschreibungen des aktuellen Standes zu vermeiden. Denn:

Das Daily Standup-Meeting ist keine Statusbesprechung, sondern eine Einsatzplanung für den aktuellen Tag.

Details können einzelne Team-Mitglieder im Anschluss an das Meeting absprechen bzw. diskutieren. Wichtig ist, dass das Meeting so straff wie möglich durchgeführt wird und kein Teilnehmer das Gefühl hat, seine Zeit zu verschwenden.

Dazu gehören natürlich auch eine feste Uhrzeit für das Treffen und das pünktliche Erscheinen. Nichts ist nerviger, als auf Nachzügler warten zu müssen. Bei der Festlegung der Uhrzeit sei erwähnt, dass diese einstimmig vom Team festgelegt werden sollte – ansonsten sind Anwesenheits- und Pünktlichkeitsprobleme vorprogrammiert.

Standup-Meeting – im wahrsten Sinne des Wortes!
Eine weitere Rahmenbedingung für ein effektives Meeting ist das Stehen. Besprechungen im Sitzen dauern per se länger – das Sitzfleisch ist zäh.

Task-Board schafft Überblick
Ein Task-Board – am besten kein virtuelles, sondern eines „zum Anfassen“ – dient dazu, dass das Team stets einen Überblick über anstehende Aufgaben hat und gemeinsam Prioritäten bzw. sinnvolle Bearbeitungsreihenfolgen erkennen kann.

Ein weiterer positiver Nebeneffekt eines Task-Boards mit Zetteln besteht darin, dass der Vorgang des Erledigens einer Aufgabe am Board – Verschieben des Zettels von „in Bearbeitung“ nach „erledigt“ – dem Team den Fortschritt direkt vor Augen führt und ein Erfolgsgefühl vermittelt. Unter anderem deshalb ist es unserer Meinung nach sinnvoll, das „Erledigen von Aufgaben“ am Board im Sinne von Verschieben des Zettels erst im gemeinsamen Standup-Meeting durchzuführen und nicht zwischendrin direkt nach tatsächlicher Fertigstellung der Aufgabe. Auch neue oder wiedereröffnete Tasks sollten während der Besprechung am Board bewegt werden. So ist stets das gesamte Team über den Status des Projekts informiert.

Fortschritt sichtbar machen – Tasks splitten
Eine wesentliche Rolle für sinnvolle Einsatzbesprechungen ist der Umfang der gestellten Aufgaben. Sind stets zu große Aufgaben definiert, verliert die tägliche Besprechung ihre Wirksamkeit und kann im schlimmsten Fall sogar völlig nutzlos werden. Sind Aussagen wie „Gestern habe ich an der Aufgabe X gearbeitet. Heute arbeite ich daran weiter“ die Regel in Ihren Standup-Meetings, besteht die Gefahr, dass das Meeting für das Team nutzlos und eine gemeinsame Aufgabenverteilung unmöglich wird.

Die Lösung lautet hier: Task-Splitting! Ziel ist es, eine Aufgabe soweit zu unterteilen, dass deren Bearbeitung nicht länger als einen Tag (acht Stunden) in Anspruch nimmt. Zu Beginn meinen Teammitglieder oft: „Diese Aufgabe lässt sich nicht weiter auftrennen.“ Bei genauerer Betrachtung haben wir aber bisher jede Aufgabe auf Tagespakete zerteilen können. Dazu gibt es diverse Verfahren, die z.B. Richard Lawrence in seinem Blog-Artikel Patterns for Splitting User Stories beschreibt und die auch auf Tasks anwendbar sind.

Moderator zur Sicherstellung eines effektiven Ablaufs
Gerade zu Beginn ist die Unterstützung eines erfahrenen Moderators hilfreich. In Scrum ist dies der Scrum Master, der darauf achtet, dass das Standup-Meeting (in Scrum: „Daily Scrum“) korrekt durchgeführt wird. Besonders am Anfang sorgt das dafür, dass das Team sich während der Einsatzbesprechung auf die wesentlichen Dinge fokussiert. Der Moderator darf allerdings nicht in das Ergebnis der Besprechung eingreifen und soll stets nur moderierend tätig sein. Die Auswahl der Tasks und die Einteilung der Ressourcen übernimmt das Team eigenständig. Der Moderator soll lediglich für einen zielgerichteten Ablauf sorgen. Dazu gehört natürlich auch, dass er Fragen stellen kann wie:

  • „Wieso arbeitet eigentlich keiner an der offenbar am höchsten priorisierten Aufgabe?“
  • „Kann Mitarbeiter A das wirklich bis morgen schaffen? Kann ihn da nicht sinnvollerweise jemand unterstützen?“
  • „Sollte nicht demnächst an der terminierten Aufgabe X gearbeitet werden, damit Ihr den Termin halten könnt?“

Wenn das Team eingespielt ist, nimmt die Notwendigkeit der Teilnahme eines Moderators im täglichen Standup-Meeting ab. Das Team ist dann in der Regel selbstständig in der Lage, für einen effektiven Ablauf zu sorgen.

Die Einsatzbesprechung: Ablauf des Meetings

Die Scrum-Lehrbücher beschreiben den Ablauf des Daily Scrum so: Jedes Teammitglied beantwortet folgende drei Fragen:

  1. Was habe ich gestern erledigt?
  2. Was nehme ich mir bis morgen vor?
  3. Was behindert mich in meiner Arbeit?

Wird dieser Ablauf nun reihum bei jedem teilnehmenden Teammitglied durchgeführt, führt das nach unserer Erfahrung dazu, dass eine gemeinsame Priorisierung bzw. Auswahl der Aufgaben schwierig wird – jeder hat sich scheinbar schon selbst Gedanken über die nächste Aufgabe gemacht, Ideen oder Einwände von anderen kommen deshalb ungelegen.

Deshalb führen wir die Standup-Meetings so durch:

  1. Runde: Jeder erklärt, was er gestern erledigt hat. Wenn es wie oben beschrieben eine Task-Größe < 1 Tag gibt, folgt bei Nichterledigung der Aufgabe nun direkt die Erläuterung, was den Kollegen behindert hat. Optimalerweise stehen anschließend alle Teammitglieder zur Bearbeitung neuer Aufgaben zur Verfügung.
  2. Runde: Es wird im Kollektiv besprochen, welche Aufgaben als nächstes anstehen und wie diese verteilt werden können.

Das führt dazu, dass eine gemeinsame Verantwortung für die Erledigung der „wirklich wichtigen“ Aufgaben entsteht. Das Team sorgt selbst dafür, dass die vorhandenen Kapazitäten optimal eingesetzt werden.

Dabei kann sich der optimale Ablauf von Team zu Team unterscheiden. Es gibt diverse Möglichkeiten zu variieren: Von reinen „Round-robin-Verfahren“ (streng reihum) über aufgabenzentrische Ansätze („Wer arbeitet gerade an dieser Aufgabe? Und wie ist der Status?“) bis hin zu ganz kurzen Check-the-board-Meetings („Ist unser Board aktuell? Gibt’s Behinderungen?“) ist dabei alles erlaubt. Die Herausforderung besteht darin, die für das Team passende Lösung zu finden.

Fazit

Setzt man auf selbstorganisierte Teams, die Verantwortung übernehmen und eigenständig ihre Arbeit priorisieren können, ist eine tägliche Einsatzbesprechung unerlässlich. Um sicherzustellen, dass das Team den Sinn und Ablauf des Meetings verstanden hat und auch einhält, ist anfänglich ein erfahrener Moderator notwendig. Nach etwas Übung besteht das Team dann zumeist von sich aus darauf, das Meeting abzuhalten und eine gemeinsame Aufgabenverteilung durchzuführen. Der erste Schritt zur tatsächlichen Teamarbeit ist damit getan.

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Quellen und weiterführende Informationen

Unsere spezielle Seite zum Thema “Agile” mit weiterführenden Informationen
Martin Fowler: It’s Not Just Standing Up: Patterns of Daily Stand-up Meetings
Richard Lawrence: Patterns for Splitting User Stories
Lasse Koskela: Ways to Split User Stories
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