Wiki-Gärtner im Firmenwiki: Aufgaben und Anforderungen

Die Idee des Wiki-Gärtners ist eine hervorragende. Es gibt kaum ein Unternehmen, das von diesem Prinzip nicht begeistert ist. Doch nur in wenigen Unternehmen wird dieses Konzept tatsächlich systematisch und erfolgreich umgesetzt. Dabei ist es überhaupt kein Drama, intern einen Gärtner zu rekrutieren und regelmäßig mit den entsprechenden Arbeiten zu betrauen. Man muss nur wissen, was ein sog. "Wiki Gnome" tut und warum und wer auf das Anforderungsprofil passt.

Ziele des Wiki-Gärtners

Die Etablierung eines Wiki-Gärtners ist kein Selbstzweck, sondern hat konkreten Nutzen: Der Wiki-Gärtner unterstützt durch seine Arbeit die Mitarbeiteraktivierung und die effiziente Arbeit mit dem System. Auf diese Ziele soll ein Gärtner hinarbeiten:

  • "Zerbrochenes-Fenster-Syndrom" vermeiden: Wenn ein Wiki nicht vorzeigbar ist, verliert es an Akzeptanz.
  • Routineaufgaben erfüllen, die in der Summe relativ viel Zeit verschlingen, aber keine übermäßige Herausforderung darstellen (Stichwort: Fleißarbeit)
  • Für eine konsistente formale Aufbereitung sorgen
  • Kollegen eine intensivere Wiki-Nutzung durch Konzentration auf den Content ermöglichen

Welche Aufgaben übernimmt ein Wiki-Gärtner?

Wie gerade angesprochen: Ein Wiki-Gärtner soll andere Mitarbeiter dabei unterstützen, sich primär auf die inhaltliche Arbeit konzentrieren zu können. Das bedeutet nicht, dass der Wiki-Gärtner derjenige ist, der in den sauren Apfel beißen und jeden Abend die gesammelten Kaffeetassen der Kollegen in der Unternehmensküche abwaschen muss, und der Wiki-Gärtner verteilt auch keine Freifahrtscheine für schlampig erstellte Wiki-Dokumente. Vielmehr übernimmt der Gärtner eine katalysierende Funktion: Er jätet Unkraut und hilft anderen, ihre Schwächen auszugleichen. Dies sind seine Aufgaben:

  • Voraussetzungen für eine Wiki-Einführung und eine erfolgreiche Nutzung schaffen
  • Systematisches Monitoring auf neue und veränderte Inhalte hin betreiben
  • Veraltete Dokumente kennzeichnen oder löschen
  • Ggf. und je nach interner Wiki-Richtlinie: Relevante Inhalte aus Kommentaren in die betreffenden Seiten integrieren, sofern das inhaltliche Know-how vorhanden ist
  • Kommentare löschen, wenn die erarbeiteten Lösungen in den Seiteninhalt übernommen worden sind
  • Kosmetische Aufgaben übernehmen, damit das Wiki nicht mit „Unkraut“ zuwuchert (Tippfehler, Grammatik- und Rechtschreibfehler, unverständliche Formulierungen, etc.)
  • Links in Wiki-Seiten einfügen oder reparieren
  • Verschlagwortung, Tagging und hierarchische Einordnung von Seiten
  • Klarheit und Lesbarkeit von Seiten verbessern
  • Möglichst einheitliche Aufbereitung von Seiten sicherstellen
  • Exemplarische Beispiele für andere Nutzer schaffen, wie das Wiki genutzt werden kann

Die Arbeit des Wiki-Gärtners lässt sich so zusammenfassen:

Nein, der Wiki-Gärtner hat nicht die Aufgabe, allen den Müll hinterherzutragen.

Ja, der Wiki-Gärtner hat die Aufgabe mitzudenken, zu strukturieren, dafür zu sorgen, dass das Wiki ordentlich ist und die Wiki-Seiten aktuell sind.

Wer kann die Rolle übernehmen?

Es ist nicht nötig, extra einen neuen Mitarbeiter als Wiki-Gärtner zu rekrutieren. Pflegt ein Mitarbeiter bereits Content ins Dokumentenmanagementsystem ein oder betreut das Intranet inhaltlich? Dieser Kollege wird problemlos auch die Wiki-Pflege übernehmen können.

In zahlreichen Unternehmen gibt es auch Kollegen, die Arbeit geradezu suchen. Sind Mitarbeiter in Elternzeit? Viele Kollegen, die sich ihrem Nachwuchs widmen, möchten sich in dieser Zeit dennoch nicht gänzlich aus dem Tagesgeschäft zurückziehen und würden gerne weiter aktiv am operativen Betrieb teilnehmen. Technisch ist es kein Problem, die Aufgaben eines Wiki-Gärtners aus dem Home Office zu erfüllen. Oder gibt es Teilzeitmitarbeiter, die ihr Stundenkontingent aufstocken möchten?

Grundsätzlich sollte die Anforderungen an einen Wiki-Gärtner jeder Mitarbeiter mit Junior-Status erfüllen können - eine gewisse Wiki-Affinität vorausgesetzt. Es besteht also kein Bedarf, beispielsweise einen hochqualifizierten Kollegen aus dem Projektbetrieb für Gardening-Aufgaben abzuziehen.

Wie Sie unter Ihren Mitarbeitern Kandidaten finden, die Sie vielleicht als Wiki-Gärtner gewinnen können, haben wir kürzlich auch in unserer kostenlosen Online-Sprechstunde besprochen, die jeden Dienstag um 11:15 Uhr unter http://seibert.biz/sprechstunde stattfindet:

Fazit

Gewiss bindet ein Wiki-Gärtner dauerhaft interne Ressourcen. Doch diese Investition zahlt sich mittel- und langfristig aus: Der Wiki-Gärtner vermeidet Chaos im organisch wachsenden Firmenwiki, sorgt für Aktualität und für schneller und besser auffindbare Informationen, indem er Kontext herstellt, und unterstützt die Nutzungsfreude durch ansprechend aufbereitete, sauber und einheitlich strukturierte, übersichtliche Wiki-Dokumente.

Denken Sie über eine Wiki-Einführung nach? Benötigen Sie Unterstützung bei einem laufenden Wiki-Projekt? Haben Sie Fragen zur Mitarbeiteraktivierung? Wir sind Experten für Unternehmenskommunikation mit Erfahrungen aus Dutzenden Wiki-Projekten und helfen Ihnen gerne. Bitte sprechen Sie uns unverbindlich an. Ausführliche Informationen inklusive umfangreicher Videoinhalte finden Sie auch auf unserer speziellen Seite rund um die Einführung von Firmenwikis.

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