Wiki-Pilotprojekt: Größe und Funktion der Pilotgruppe

Als wichtigen organisatorischen Schritt auf dem Weg zur Etablierung eines Firmenwikis empfehlen wir ein Wiki-Pilotprojekt mit einer geringen Anzahl von Mitarbeitern, die möglichst repräsentativ für das Unternehmen sind. Auf diese Weise kann das Wiki in einer „sicheren“ Umgebung starten. In diesem und im folgenden Artikel zum Thema sehen wir uns an, welche Voraussetzungen eine gelungene Pilotphase haben sollte und wie sie idealtypisch abläuft.

Wie groß sollte die Pilotgruppe sein und was tut sie?

Ein wichtiger Faktor ist die Größe der Pilotgruppe: Sie darf nicht zu groß sein und sollte aus maximal 15 Mitarbeitern bestehen. Dabei ist die Größe der Pilotgruppe nicht unmittelbar von der Unternehmensgröße abhängig: Natürlich wird ein kleines Unternehmen mit einem Dutzend Mitarbeitern auch nur ein Dutzend Mitarbeiter integrieren. Doch auch ein Unternehmen mit 150.000 Mitarbeitern sollte einen Wiki-Piloten nicht auf mehr als 15 Mitarbeiter ausrichten.

Wenn es im Unternehmen mehr Mitarbeiter gibt, die von Anfang an im Wiki arbeiten möchten, ist es im Grunde kein Problem, beliebig viele Mitarbeiter auf das System zugreifen zu lassen. Allerdings ist eine größere Gruppe zu Beginn schwer zu koordinieren, das Team kann die Grundzüge des Systems nicht effizient genug aufbauen. Wir empfehlen daher, dass die zusätzlichen Mitarbeiter gegebenenfalls weitere Pilotgruppen bilden, die parallel eigenständig arbeiten.

Im Wiki-Piloten geht es insbesondere darum, Erfahrung im Umgang mit einem Wiki zu sammeln und Probleme zu beheben. Und im Zusammenhang mit der Wiki-Etablierung ist es besser, mit einer kleinen Gruppe Fehler zu machen und Lösungen zu finden.

Wer mit 50 oder 100 Teilnehmern startet, kann diese erstens kaum gezielt koordinieren. Zweitens sehen zwangsläufig viele Mitarbeiter, was noch nicht gut funktioniert. Und schlechte Neuigkeiten über Probleme und Herausforderungen, die noch zu meistern sind, sprechen sich natürlich schnell im Unternehmen herum. Dies wäre Wasser auf die Mühlen der Wiki-Gegner. Im schlimmsten Fall werden so neutrale Mitarbeiter zu Wiki-Gegnern. Damit ist nicht gemeint, Herausforderungen unter den Teppich zu kehren und totzuschweigen, sondern es geht darum, Problemlösungen zu finden und das System so für den späteren Rollout vorzubereiten. Es genügt, wenn zehn oder 15 Personen daran arbeiten, Fehler zu beheben.

Im Wiki-Piloten soll also geprüft werden, ob die Mitarbeiter mit dem System zurechtkommen und an welchen Ecken und Enden noch zu feilen ist. Allerdings muss man sich von dem Gedanken verabschieden, dass eine einzelne Gruppe das Wiki für das gesamte Unternehmen vorbereiten kann und wird. Doch die Gruppe stellt die Grundlagen und Strukturen für einen oder zwei Anwendungsfälle auf, an denen sich auch alle anderen Mitarbeiter orientieren können.

Lebenszyklus eines Pilotteams

Betrachten wir ein Beispiel für den Lebenszyklus eines Wiki-Pilotteams: Nehmen wir an, im Wiki soll ein Glossar mit Erklärungen von Fachbegriffen etabliert werden. Die Pilotgruppe erstellt im Wiki zunächst einige Seiten mit solchen Begriffserläuterungen und entwickelt vielleicht auch gleich eine Vorlagenseite, die die Strukturierung einer Glossarseite definiert.

Die ersten Seiten werden zu einer Grundstruktur im Wiki zusammengefügt, beispielsweise entsteht eine Übersichtsseite. In einem gemeinsamen Brainstorming legt das Team anschließend weitere Wiki-Seiten mit nur wenigen Inhalten an, die aber aufzeigen, welche Begriffserklärungen über die bestehenden hinaus ausgearbeitet werden sollen und welche Inhalte wohin gehören. Je nach zu erreichendem Präsentationsniveau kann die Gruppe dann noch fünf bis 100 weitere Glossarseiten inhaltlich befüllen. Und damit geht das Pilotteam auch schon in den „Live-Betrieb“.

Die erarbeitete Struktur mit den Definitionen und Begriffserklärungen wird an alle Mitarbeiter kommuniziert, beispielsweise in einer persönlichen Präsentation und zusätzlich in einem kleinen Video sowie einem Kurzbericht im internen Newsletter oder in der Mitarbeiterzeitschrift. Ein Mitarbeiter des Pilotteams ist als Verantwortlicher für den weiteren Betrieb zuständig: Er überwacht künftige Änderungen anderer Mitarbeiter und versucht, auch selbst weitere Inhalte für das Glossar einzubringen.

(Falls im Unternehmen nur ein Wiki-Pilotteam arbeitet, sollte diese Gruppe immer nur einen oder sehr wenige Anwendungsfälle gleichzeitig realisieren und nicht zu viele parallel. Es ist nicht zielführend und führt erfahrungsgemäß zu Chaos, zur gleichen Zeit an mehr als drei Anwendungsfällen zu erarbeiten.)

Strahlende Beispiele schaffen

Ein zentrales Ziel der Pilotgruppe(n) besteht darin, möglichst hochwertigen und umfangreichen Output zu generieren. Wenn etwa ein komplettes Handbuch im Wiki umgesetzt wird, verdeutlicht dies die Möglichkeiten des Tools. Je eindrucksvoller und sinnvoller die Inhalte sind, die von der Pilotgruppe geschaffen werden, desto besser ist dies für die Zukunft des Wikis.

Es geht also darum, strahlende Muster zu schaffen, die anschließend von allen gemeinsam weiter vorangetrieben werden. Nichts ist eindrucksvoller als ein organisch wachsendes Themenportal oder auch nur ein umfangreiches Dokument mit hochwertigen, wichtigen Inhalten, die von mehreren Mitarbeitern im Wiki zusammengetragen wurden – Erfolgsstories, die den Mitarbeitern wirkungsvoll demonstrieren, wie die Pilotgruppe das Wiki genutzt hat und was das Wiki kann.

Im folgenden zweiten Artikel zum Thema befassen wir uns mit der Struktur der Pilotgruppe, der Kommunikation in der Pilotphase und hilfreichen Nebeneffekten eines Pilotprojekts.

Möchten Sie in Ihrem Unternehmen ein Wiki einführen? Brauchen Sie Unterstützung bei einem laufenden Wiki-Projekt? Benötigen Sie Informationen über Inhalte und die Durchführung eines Pilotprojekts? Haben Sie Fragen zur Mitarbeiteraktivierung? Wir sind Experten für Unternehmenskommunikation und beraten Sie gerne: Bitte sprechen Sie uns unverbindlich an. Ausführliche Informationen haben wir auch auf unserer speziellen Seite zum Thema Firmenwikis für Sie zusammengestellt.

Weiterführende Informationen

Wiki-Einführung: Das Pilotprojekt als Pflichtprogramm
Wiki-Pilotprojekt: Struktur der Gruppe, Kommunikation, Nebeneffekte
Erfolgsfaktoren für Wikis: Organisation ist der Schlüssel
Architektur eines Wiki-Projekts: Elemente, Ablauf, Vorgehen, Regeln
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