Ihr E-Mail-Postfach sagt Ihnen, ob Sie ein Wiki und/oder Jira brauchen

Sie denken darüber nach, ob ein Firmenwiki oder ein Aufgabenmanagementsystem wie Jira für Sie in Frage kommt und in Ihrem Unternehmen sinnvoll ist? Es gibt eine einfache Möglichkeit, die Antworten zu finden.

An dieser Stelle haben wir bereits darüber gesprochen, dass der Siegeszug der E-Mail viel zu weit gegangen ist und wie der tägliche Missbrauch der Technologie E-Mail die Unternehmenskommunikation erschwert. Genau hier können Sie ansetzen, um herauszufinden, ob Sie ein Wiki oder Jira brauchen: Analysieren Sie Ihr E-Mail-Postfach.

In einem ersten Schritt macht schon ein grobes Durchsehen deutlich, in wie vielen Fällen die E-Mail sich als problematisch erweist. Konkrete Anhaltspunkte findet man, indem man nach zwei Kategorien von E-Mails Ausschau hält: nach solchen mit Dateianhängen und solchen, in denen Aufgaben delegiert werden.

E-Mail-Anhänge analysieren

Suchen Sie für einen bestimmten Zeitraum alle E-Mails heraus, die Dateianhänge enthalten. Dabei unterscheiden Sie zwischen eingegangenen und gesendeten E-Mails: Zunächst sind nur die gesendeten Nachrichten interessant, die Sie selbst verfasst haben. Aus den gesendeten E-Mails mit Anhängen werden anschließend diejenigen aussortiert, die an Kunden und externe Empfänger gegangen sind. (Wir haben gezeigt, dass es bei der Kommunikation mit Partnern und Kunden selten ohne E-Mail-Anhänge geht.)

Die Übersicht über die internen E-Mails mit Dateianhängen, die Sie nun erhalten, ist eine wahre Fundgrube. Über den Daumen gepeilt: 80% dieser Nachrichten sind als Wiki-Anwendungsfälle prädestiniert – Meeting-Agendas, Projektpläne, Berichte und Auswertungen, Texte in Word-Dokumenten usw.

Nach der Diagnose wird die Empfehlung in sehr vielen Fällen lauten: Diese Datei hätte nicht per E-Mail verschickt, sondern als Anhang an ein relevantes Wiki-Dokument angefügt werden sollen. Dem Empfänger wäre nur der Link zur Wiki-Seite kommuniziert worden. Die Gründe dafür haben wir ausführlich behandelt: zentrale Verfügbarkeit statt dezentrale Ablage in unterschiedlichen Iterationsstufen, Aktualität durch bessere Zusammenarbeit, Transparenz durch Revisionskontrolle, produktiverer Umgang mit den Informationen aus Anhängen, organische und interaktive Inhalte statt „toter“ Dateien, größere Sicherheit durch Zugriffsbeschränkung.

Nehmen Sie sich nun die Zeit, um jede einzelne E-Mail durchzugehen und zu notieren, was inhaltlich unternommen werden könnte, um Transparenz, Datenhaltung, Zusammenarbeit und Kommunikation zu verbessern. Es werden sich viele Möglichkeiten ergeben. Einige Beispiele:

  • Oft stellt sich heraus, dass eine angehängte Datei eine schlechte Alternative ist, weil die Inhalte viel besser auf einer entsprechenden Wiki-Seite aufgehoben sind, wo sie inklusive Revisionskontrolle einfach und schnell von allen Beteiligten verändert werden können.
  • In manchen Fällen wird rasch offensichtlich, dass beispielsweise eine manuell erstellte und per E-Mail kommunizierte Auswertung im Wiki vollautomatisch mithilfe einer einfachen, kleinen Schnittstelle realisiert werden kann, was nicht nur regelmäßig mehrere Stunden Arbeit einsparen, sondern auch die Qualität und Aktualität der Informationen verbessern würde.
  • Immer wieder wird deutlich, dass Berichte durch die gemeinsame Arbeit an Wiki-Dokumenten in deutlich kürzerer Durchlaufzeit erstellt werden können.

Es ist unmöglich, sämtliche Möglichkeiten einer solchen E-Mail-Anhangsanalyse darzustellen. Aber das Potenzial ist riesig.

Aufgaben in E-Mails analysieren

In einem zweiten Durchgang betrachten Sie die E-Mails, in denen Aufgaben delegiert werden. Wenn Sie im Unternehmen „traditionell“ vorgehen, dürfte Ihr Postfach bzw. Ihr Gesendet-Ordner voll mit Nachrichten sein, in denen Aufgaben beschrieben und zugewiesen werden.

Es ist fast immer problematisch, wenn ein Mitarbeiter per E-Mail Aufgaben an Kollegen verteilt: Zwar sind E-Mails schnell geschrieben und versendet und ist die Aufgabenverwaltung per E-Mail in den meisten Unternehmen opportun – man hat es schließlich immer so gemacht.

Doch sehen Sie sich einmal eine Aufgabe, die Sie an einen Kollegen verschickt haben, unter den folgenden Gesichtspunkten an:

  • Wie ist der Status der Umsetzung?
  • Hat der Mitarbeiter schon begonnen, die Aufgabe zu erledigen?
  • Hat er überhaupt die nötigen Kapazitäten frei?
  • Zu welchem Termin ist die Erledigung eingeplant?
  • Wie viel Zeit ist für die Durchführung vorgesehen?
  • Wie viel Zeit wurde bereits verbraucht?
  • Welchen Freigabeprozess muss das Ergebnis durchlaufen?
  • In welchem Kontext steht die Aufgabe im Projekt?
  • Wie wichtig ist die Aufgabe im Vergleich zu anderen Tasks?

Diese Fragen werden Sie in der Regel nicht ohne weiteres beantworten können. Ein professionelles Aufgabenmanagementsystem wie Jira bietet hier zahlreiche Vorteile wie zentrale Dokumentation, Transparenz, Kontroll- und Auswertungsmöglichkeiten, Planbarkeit, Erinnerungsoptionen und hervorragende Filter, es hilft, Redundanzen zu reduzieren und Reibungsverluste in Projekten zu minimieren. Die oben gestellten und zahlreiche weitere Fragen beantwortet ein Blick in den entsprechenden Vorgang bzw. in das Projekt im Aufgabenmanagementsystem Jira.

Die E-Mail-Analyse bietet sich übrigens auch an, wenn Sie selbst bereits von der Notwendigkeit eines Firmenwikis und/oder Jira überzeugt sind (oder abteilungsintern schon solche Systeme nutzen) und nun unter Kollegen in anderen Unternehmensbereichen Unterstützer gewinnen möchten, um einen großflächigen Rollout politisch durchzusetzen. Auf diese Weise können Sie Anwendungsfälle identifizieren und wertvolle Überzeugungsarbeit leisten.

Haben Sie Fragen zum Thema Wikis und/oder Aufgabenmanagement? Suchen Sie Wege, um Abstimmung und Organisation in Ihrem Unternehmen nachhaltig zu verbessern? Wir sind Experten für Unternehmenskommunikation und unterstützen Sie gerne. Bitte sprechen Sie uns unverbindlich an.

Weitere Informationen

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