Fix- und Folgekosten einer Wiki-Einführung

Je nach Anspruch sowie nach vorhandenem Know-how im Unternehmen und der Bereitschaft der Mitarbeiter, sich auf neue Technologien und Arbeitsmethoden einzulassen, sollte für ein Wiki-Projekt ein Budget zwischen 2.500 und 25.000 Euro eingeplant werden. Der Median bei Projekten mit //SEIBERT/MEDIA liegt bei ca. 15.000 Euro.

Mit einem solchen Budget sind Strategie-Workshops, Wiki-Design, Programmierung, Implementierung und allgemeine strategische Beratung zum Rollout in der Regel abgedeckt. Damit ist es mit den Investitionen jedoch nicht immer vorbei, denn es fallen ggf. weitere externe und ganz sicher weitere interne Kosten an. Dieser Artikel soll einen Überblick bieten, worauf Unternehmen sich einstellen müssen, wenn sie die Einführung eines Firmenwikis planen.

Lizenzen

Für kommerzielle Wiki-Systeme wie Confluence fallen Lizenzkosten regelmäßig an, sofern man dauerhaft Update- und Support-berechtigt sein möchte – was unbedingt zu empfehlen ist, sofern man nicht früher oder später signifikante Risiken im Hinblick auf Sicherheit, Stabilität und Performance eingehen möchte. Häufig sind Lizenzen jährlich zu erneuern. Teilweise sind zudem wichtige und nützliche Plugins wie beispielsweise TaskDock, Scroll-Office oder das AdHoc-Workflow-Plugin für Confluence ihrerseits lizenzpflichtig.

In aller Regel hängen die Lizenzgebühren für Wiki-Systeme und Plugins von der maximalen Zahl der Nutzer ab: In kleineren Unternehmen mit wenigen Anwendern sind die Kosten sehr überschaubar, bei einer entsprechend hohen Nutzerzahl können allerdings auch schnell jährliche Summen im fünfstelligen Rahmen anstehen.

Eine Übersicht über die Confluence-Preise haben wir in unserem öffentlichen Wiki zusammengestellt. Für Open-Source-Wikis wie Foswiki fallen keine Anschaffungs- und Lizenzkosten an.

Betrieb

Für den Betrieb eines Wikis müssen entweder externe oder interne Ressourcen dauerhaft eingeplant werden. Es ist ein gängiges Vorgehen, Systeme wie eine Wiki bei einem Drittanbieter zu hosten. Dieser ist in der Regel der Dienstleister, der das Unternehmen beim Wiki-Projekt unterstützt und auch die Hosting-Leistungen übernimmt. //SEIBERT/MEDIA bietet Managed-Hosting-Leistungen für unterschiedliche Leistungs- und Service-Ansprüche an.

Für viele Unternehmen ist es jedoch noch selbstverständlich, dass sie den Betrieb eines Wikis in der eigenen Infrastruktur durchführen. Diese Möglichkeit ist allerdings die aufwändigere und kostspieligere, denn das Unternehmen benötigt entsprechendes Know-how (Systemadministrator, Sicherheitskonzept) und eine geeignete Infrastruktur (Hardware oder ein virtuelles System, in dem das Wiki läuft).

Wartung und Pflege

Sofern das Wiki nicht in der Infrastruktur eines Dienstleisters gehostet wird, sind nicht nur die üblichen Pflegemaßnahmen durch die IT wie z.B. Wartungsarbeiten am Server erforderlich. Ausgereifte Wiki-Systeme werden von engagierten Communities vorangetrieben und häufig aktualisiert.

Zu den Aufgaben, die IT-Mitarbeiter dauerhaft binden und also interne Kosten verursachen, gehören also das Einspielen von Software-Updates, das Testen und Implementieren neuer Plugins, die Installation aktualisierter Erweiterungen, etc.

Merchandising

In vielen Wiki-Projekten ist es empfehlenswert und erforderlich, die Mitarbeiter durch interne Werbung mit dem Wiki bekanntzumachen und sie zur Teilnahme anzuregen. Diese Marketing-Maßnahmen in Sachen Wiki können ganz unterschiedliche Größenordnungen annehmen. Oft zeigen kleine Maßnahmen schon große Wirkung: 500 vernünftige Kugelschreiber mit einem Aufdruck wie „Ich schreib’s noch ins Wiki: www.wiki-name.de“ sind für unter 300 Euro erhältlich, 500 A5-Notizblöcke im Vier-Farben-Format kosten ca. 400 Euro, die Herstellung von Postern, Aufklebern oder Aufstellern mit Wiki-Werbung bewegt sich ebenfalls in einem überschaubaren Rahmen.

Grundsätzlich sind der Phantasie in Sachen Wiki-Marketing höchstens Budgetgrenzen gesetzt: Wir haben Unternehmen beraten, die sehr großflächige, multimediale Kampagnen angestoßen haben, um das Wiki intern zu promoten. In jedem Fall ist es ratsam, sich bei der Gestaltung und Umsetzung eng mit erfahrenen Designern abzustimmen und zusätzlich zur Materialanschaffung Agenturkosten einzuplanen.

Diese Ausgaben für Wiki-Marketing fallen nicht dauerhaft an und manche erfolgreichen Wiki-Projekte kommen ganz ohne zusätzliche Werbemaßnahmen aus. Als mögliche Folgekosten sollten sie in die Kalkulation dennoch einfließen.

Schulungen

Vielfach können Mitarbeiterschulungen zur Wiki-Nutzung nicht intern abgebildet werden, sei es, weil die Wiki-Experten im Unternehmen die zeitlichen Ressourcen nicht aufbringen können, sei es, weil im Unternehmen das Know-how noch nicht vorhanden ist. Viele Kunden greifen daher sinnvollerweise externe Dienstleister zurück.

Die Kosten für Profi- und Admin-Schulungen, Use-Case-Workshops zur Abbildung konkreter Anwendungsfälle im Wiki, Scheunenbau-Workshops zur Grundlagenlegung der Wiki-Inhalte und Train-the-Trainer-Seminare von //SEIBERT/MEDIA bewegen sich zwischen 350 Euro für eine Desktop-Sharing-Sitzung und 1.800 Euro für ein anspruchsvolles Training bei Ihnen oder uns vor Ort. (Ggf. sind zusätzlich Reisekosten fällig.)

Wiki-Gärtner

In einem Firmenwiki mit guter Beteiligung sollten (je nach Größe des Wikis und Anzahl der Personen, die mit dem Wiki arbeiten) einer oder mehrere Mitarbeiter „Gartenarbeiten“ erledigen: Sie erfüllen Routineaufgaben, die in der Summe relativ viel Zeit verschlingen, sorgen für eine konsistente formale Aufbereitung der Wiki-Seiten und ermöglichen ihren Kollegen, sich auf die Inhalte zu konzentrieren und das Wiki intensiver zu nutzen.

Die Aufgaben eines Wiki-Gärtners kann erfahrungsgemäß jeder Mitarbeiter mit Junior-Status übernehmen, sofern eine gewisse Wiki-Affinität besteht. Pauschalaussagen über den Aufwand sind jedoch kaum zu treffen. Als Faustregel kann gelten: Je größer das Wiki und die Nutzerzahl und je intensiver die Wiki-Nutzung, desto mehr Zeit müssen auch die Gärtner in die Pflege und Systematisierung der Inhalte investieren. In jedem Fall sind gewisse Mitarbeiterressourcen aber dauerhaft gebunden.

Support durch Berater

Für den Erfolg eines Wikis spielen – wie hier schon mehrfach ausgearbeitet – weniger die technischen, sondern vielmehr die organisatorischen Aspekte eine zentrale Rolle. Bei der Wiki-Einführung müssen Rezepte gegen gefährliche Hindernisse wie mangelnde Mitarbeiteraktivierung, politische Ressentiments, die Angst, Wissen zu teilen, oder entschiedene Wiki-Gegner gefunden werden.

Viele Stolperfallen treten zwar immer wieder auf, doch jedes Unternehmen ist anders und braucht individuelle Maßnahmen und Lösungen. Hier müssen zur Beratung oft externe Experten herangezogen werden. Neben organisatorischen Fragen treten auch immer wieder technische Herausforderungen auf, die nicht immer intern lösbar sind.

Seriöse Wiki-Dienstleister können keine kostenlosen Hotlines anbieten, sondern rechnen Beratungstelefonate und auch ausführliche E-Mails mit Fachfragen nach tatsächlichem Aufwand ab, intensivere und individuelle strategische Beratungsleistungen werden bei //SEIBERT/MEDIA genau so erfasst. Unternehmen, die ein Firmenwiki einführen möchten, sollten damit rechnen, dass auch nach dem Rollout unter Umständen externer Support nötig sein wird.

Folgekosten: Ja! Fass ohne Boden: Nein!

Ein Wiki ist ein System, das sich grundsätzlich von den meisten klassischen Intranet-Tools unterscheidet. Deshalb sind nach dem Rollout mitunter auch Maßnahmen nötig, die womöglich über erwartete bzw. gewohnte Folgekosten hinausgehen. Grundsätzlich gilt allerdings:

Ja, wie bei fast jedem internen System muss man bei einer Wiki-Einführung mit regelmäßigen und teilweise nicht unerheblichen Folgekosten kalkulieren.

Nein, ein Firmenwiki ist kein Fass ohne Boden, bei dem nicht absehbar ist, welche Summen es verschlingt.

Durch seinen hohen Return on Investment spielt ein etabliertes Firmenwiki Fix- und auch ggf. nicht ganz unerhebliche Folgekosten schnell wieder ein. Kaum eine Investition wirkt sich so dramatisch auf Effektivität, Effizienz, Produktivität und Transparenz im Unternehmen aus.

Möchte Ihr Unternehmen ein Wiki einführen? Haben Sie Fragen zur Budgetplanung? Wir sind Experten für Unternehmenskommunikation mit Erfahrung aus Dutzenden Firmenwiki-Projekten. Gerne analysieren wir Ihren individuellen Bedarf an Dienstleistungen und internen Ressourcen und arbeiten gemeinsam mit Ihnen eine seriöse, belastbare Planung aus. Bitte sprechen Sie uns an. Ausführliche Informationen über Firmenwikis und Wiki-Projekte finden Sie auch auf unserer speziellen Seite zum Thema Firmenwikis.

Weiterführende Informationen

Unsere spezielle Seite zum Thema Firmenwikis
Interne Kosten einer Wiki-Einführung
111 Gründe für ein Firmenwiki
Erfolgsfaktoren für Wikis: Organisation ist der Schlüssel
Architektur eines Wiki-Projekts: Elemente, Ablauf, Vorgehen, Regeln


Mehr über die Creative-Commons-Lizenz erfahren