MS-SharePoint-Projekte sind teuer

Unternehmen, die MS SharePoint einführen wollen, müssen über eine prall gefüllte Kasse für interne Projekte verfügen. Hohe Lizenzkosten, eine teure Software Assurance und insbesondere die im Vorfeld kaum kalkulierbare Folgekosten für Customizing-Maßnahmen bergen die Gefahr, dass aus einem SharePoint-Projekt schnell ein Budgetfass ohne Boden wird. In diesem Artikel sehen wir uns im Einzelnen an, wie die Kosten für eine SharePoint-Einführung zustandekommen.

Lizenzkosten für SharePoint

Die Lizenzierungsoptionen von MS SharePoint sind sehr granular. Die Höhe der Lizenzkosten ist von vielen Faktoren abhängig: Welche Funktionalitäten von SharePoint Server und SharePoint Search Server sind nötig? Soll SharePoint auch extern genutzt werden? Wie viele Nutzer sind vorgesehen? usw.

Dementsprechend ist Microsoft im Web sehr zurückhaltend, was konkrete Zahlen angeht: Weder auf der deutschen noch auf der internationalen Website finden sich Preisbeispiele. Die nachfolgenden Zahlen basieren auf den Daten des interaktiven Preiskalkulators für MS SharePoint, mit dem man die anfallenden Lizenzkosten überschlagen kann. Die Preise sind laut dieser Website auf dem Stand von 2010.

Windows Server 2008
Windows 2008 Server Standard $ 1.029
Windows 2008 Server CALs $ 40
SharePoint 2010 Server Standard
SharePoint 2010 Server Standard $ 4.926
SharePoint 2010 Server Standard CALs $ 95
SharePoint 2010 Server Enterprise CALs $ 83
SharePoint 2010 Server for Internet Sites
Standard-CALs $ 11.793
Enterprise-CALs $ 41.392
Windows External Connector $ 1.000
FAST Search Server $ 20.250
SQL Server 2008 Standard $ 7.200

Übrigens: Um die Funktionalitäten der Enterprise-Edition von Office SharePoint zu lizenzieren, sind sowohl die Standard- als auch die Enterprise-Client-Access-Lizenzen nötig (CALs).

Am besten überschlagen Sie mithilfe des Kalkulators einmal selbst die Lizenzkosten, die Ihrem Unternehmen entstehen würden. (Microsoft geht übrigens von Mindestkosten in Höhe von 150.000 USD für ein SharePoint-Projekt aus, wie dem Schaubild unten zu entnehmen ist.)

So weit, so gut. Doch tatsächlich machen die Lizenzen häufig nur einen Bruchteil der Projektkosten aus.

Weitere wiederkehrende Kosten: Software Assurance

Über diese Lizenzkosten hinaus bietet Microsoft Unternehmenskunden eine sog. Software Assurance an. Was hat es damit auf sich? Microsoft beschreibt das Servicepaket so:

Software Assurance ist mehr als nur ein Upgrade. Sie erhalten ein breites Angebot an wertsteigernden Services, die Ihnen helfen, Ihre Kosten zu verwalten, das Maximum aus neuen Technologien zu ziehen und die Mitarbeiterproduktivität zu steigern. […] Mit Software Assurance erhalten Sie eine Fülle von Services, die die aktuellste Software-Technologie mit modernen Tools und u.a. Trainings-Ressourcen kombinieren, die Ihnen helfen, Microsoft-Software effizient einzusetzen, zu verwalten und zu migrieren.

Allerdings ist die Software Assurance keinesfalls eine Zusatzoption, die man getrost ignorieren kann: Um sie kommen SharePoint-Kunden nicht herum, sofern sie z. B. Support erhalten oder Upgrade-berechtigt sein möchten. (Siehe hierzu die Informationen zur Software Assurance von Microsoft.)

So viele Informationen Microsoft zur Software Assurance anbietet, so sparsam kommuniziert das Unternehmen Zahlen oder Preisbeispiele. Die Preisinformation lässt stark zu wünschen übrig, im Web beantwortet Microsoft die grundsätzlichen Kostenfragen nicht, auf den Webseiten zum Thema werden keine Zahlen genannt, anhand derer ein Unternehmen eine transparente, belastbare Kostenkalkulation erstellen könnte. Das gilt auch für ein 62-seitiges PDF-Dokument zur Software Assurance, das auf der MS-Website angeboten wird.

Diese Zurückhaltung hat wohl ihren guten Grund, denn die Software Assurance gehört zu den kostspieligsten Support-Modellen, die die Software-Welt zu bieten hat. Tatsächlich ist davon auszugehen, dass Software Assurance die SharePoint-Lizenzkosten um 25 bis 29 Prozent in die Höhe treibt. Vereinzelt ist gar von bis zu 40 Prozent zu lesen.

Funktionale Beschränkungen nativer Features erhöhen die Kosten

In unserem Einführungsartikel haben wir SharePoint mit einem multifunktionalen Schweizer Taschenmesser verglichen. Kommen wir auf dieses Beispiel zurück: Ja, man kann mit der winzigen Schere eines Taschenmessers wohl ein Blatt Papier zerschneiden und sich mit sehr viel Geschick vielleicht sogar die Fingernägel halbwegs akkurat kürzen. Auch mit dem integrierten kleinen Schraubendreher wird sich mit Geduld und Mühe eine Schraube einigermaßen festdrehen lassen.

Allerdings gelingt dies mit Spezialwerkzeugen wesentlich effizienter, und Stoff werden wir mit der Minischere ebenso wenig fachgerecht zuschneiden können wie sich eine Schrankwand mit dem Schraubendreher eines Taschenmessers realistisch aufbauen lässt.

Das soll verdeutlichen, dass für viele Funktionen, die SharePoint eigentlich nativ anbietet, am Ende häufig spezialisierte und kostspielige Add-ons nötig sind. In seinem Artikel The Cost of SharePoint präsentiert Michael Sampson exemplarisch das folgende interessante Beispiel aus dem Tagesgeschäft:

One client had spent three-and-half-weeks trying to build a (simple) workflow using SharePoint Designer, and could not get it to work properly. I recommended they take a look at K2 or Nintex. The client downloaded Nintex, and had the workflow running within half-a-day. [The] result: an extra licensing fee to cover limitations in the base platform.

Gewiss, zusätzliche kommerzielle Plugins steigern auch die Kosten anderer Systeme wie z.B. eines Confluence-Wikis, das bestreitet niemand. Doch Plugins wie Frevvo Life Forms, TaskDock, AdHoc Workflows oder Gliffy erweitern das Wiki um spezielle Funktionalitäten, die die Software “out of the box” nicht anbietet. Bei SharePoint ist es anders: Hier ersetzen Zusatz-Tools Features, die SharePoint eigentlich enthält, die aber unzulänglich sind. Hierin liegt der Unterschied.

Wie schon einmal angemerkt: SharePoint bietet von fast allem etwas, aber jeweils eben nur ein bisschen. Vieles davon ist nicht optimal und ausreichend für die Bedürfnisse vieler Unternehmen, wodurch sich die Kosten massiv erhöhen können.

Kostentreiber: Dienstleistungen und Zusatz-Tools

Damit sind wir beim eigentlichen Kostentreiber: SharePoint will ein Out-of-the-box-System sein, in vielen Fällen sind aber umfangreiche individuelle Anpassungen mithilfe von Dritt-Tools und -Dienstleistern erforderlich. Von welcher Größenordnung hier die Rede ist, zeigt Joab Jackson, der in seinem Artikel SharePoint has its Limits Tony Byrne zitiert, den Chef des Analyseunternehmens The Real Story Group:

The score Microsoft may tout SharePoint’s myriad features, but if you don’t find what you need out of the box, a third-party solution might be your best bet, says Byrne. Microsoft recognizes the value of its partner network: For every dollar customers spend on Microsoft enterprise licensing fees, they spend $8 with consultants and channel vendors customizing Microsoft’s tools or integrating other products.

Das erscheint sehr viel, oder? Lassen wir einen zweiten Experten zu Wort kommen, Alan Pelz-Sharpe, ebenfalls von The Real Story Group. In seinem Artikel SharePoint Maturing in 2011? heißt es:

SharePoint is a very successful platform product for Microsoft, and it is in turn an even more successful revenue generator for Microsoft’s partner channel, with one estimate putting a figure of $6 to $9 for every $1 spent on SharePoint licenses. So if $2 Billion is earned each year by Microsoft from SharePoint, that puts the total figure for SharePoint related revenue conservatively at $14 Billion globally.

Der Autor nimmt hier aber keine Schätzung vor, sondern bezieht sich auf Informationsmaterial, das Microsoft selbst Partnern zur Verfügung stellt, darunter das folgende Schaubild:

Abb.: Microsoft-Informationen für SharePoint-Partner (Quelle: Alex Manchester)

Fazit

MS SharePoint ist also aus vielen Gründen teuer: Hohe Lizenzkosten, die kostspielige Software Assurance und die anfallenden (oftmals erheblichen) Customizing-Maßnahmen machen aus einer SharePoint-Einführung ein aufwändiges Unterfangen, für das die Budgetkasse sehr gut gefüllt sein sollte.

Auch aus diesem Grund empfehlen wir Unternehmen, die insbesondere Zusammenarbeit, Transparenz und Wissensmanagement etablieren wollen, konzentriert und zielgerichtet ein professionelles, ausgereiftes Spezialwerkzeug wie Confluence einzuführen.

Ein ausgereiftes Firmenwiki erfüllt nicht nur die hohen Anforderungen tatsächlich, die Unternehmen an ein Kollaborations-Tool stellen. Auch die erfolgreiche Etablierung ist in Anbetracht des außerordentlich hohen Nutzens wesentlich günstiger und kostentransparenter – und viel weniger eine Budgetfrage als eine Frage von Freiheit im Projekt.

Haben Sie Fragen zum Komplex SharePoint als Wiki vs. Confluence? Denken Sie über die Einführung eines kollaborativen Enterprise-2.0-Werkzeugs nach? Benötigen Sie Argumente, um intern von einem Firmenwiki zu überzeugen? Wir unterstützen Sie gerne, bitte sprechen Sie uns unverbindlich an. Weitere Informationen finden Sie auch auf unserer speziellen Seite zum Thema SharePoint als Wiki.

Weitere Informationen

SharePoint als Wiki vs. Confluence: Kriterien und Anforderungen
Unser Video-Special zum Thema SharePoint als Wiki vs. Confluence
Confluence-Lizenzen: Preise und Kosten

SharePoint Maturing into 2011?
The Cost of SharePoint
SharePoint has its Limits

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  • Sorry, sicherlich ein netter Versuch SharePoint schlecht zu machen. Sicherlich ganz nette Ansätze, die man durchaus disktutieren kann, aber dann als Alternative zu Confluence zu wechseln – Schwachsinn und ganz schlechter Stil. Und vor allem Ahnungslos. Wer confluence mit SharePoint vergleicht ist Ahnungslos.

  • Der Vergleich kommt ja nicht von SharePoint, sondern aus der anderen Richtung. SharePoint kann bestimmt viele andere Dinge ganz toll. Viele unserer Kunden interessieren sich allerdings für die Dinge, die ein Wiki super lösen kann, kommen dann auf Confluence und erhalten oft aus der IT-Abteilung die Antwort, dass man das mit SharePoint auch machen könne, was man mit Confluence kann. Und genau das ist leider überhaupt nicht wahr. Man lese in diesem Zusammenhang mal diesen sehr sachlichen und treffenden Artikel, in dem das Arbeiten mit SharePoint mit dem Einkaufen fahren mit einem Panzer verglichen wird. Sehr fundiert geschrieben, von einem SharePoint-Berater: http://www.hirschtec.eu/analysen/5-tipps-fur-das-soziale-intranet-mit-ms-sharepoint

  • Pingback: Schwächen von Firmenwikis? 14 Mythen und Vorurteile - //SEIBERT/MEDIA Weblog()

  • Luke

    Ich kann Genisis nur zustimmen, wir haben Sharepoint eingeführt und damit unter anderem unsere vorhandenen Wikis und Webserver abgelöst. Sharepoint hat dazu beigetragen, das wir Geld und Third Party Applikationen einsparen konnten. Und die Zusammenarbeit im Unternehmen verbessern konnten.