Nachdem wir 111 Argumente für ein Firmenwiki gesammelt haben, möchten wir anhand konkreter Anwendungsfälle zeigen, was man mit einem Enterprise Wiki eigentlich alles machen kann.
In unserem umfangreichen deutschsprachigen Fachbuch Enterprise Wikis - Die erfolgreiche Einführung und Nutzung von Wikis in Unternehmen vom //SEIBERT/MEDIA-Autorenteam, das jetzt bei Amazon erhältlich ist, haben wir 66 Beispiele für Use Cases zusammengetragen: Die ersten 22 finden Sie hier, nun zu den Anwendungsfällen 23 bis 44.
23. Dokumentation der IT-Infrastruktur
Im Wiki kann ein (geschützter) Bereich dazu dienen, die Konfiguration von Rechnern, Servern und der IT-Netzwerk-Topographie sowohl grafisch als auch in Form von Daten (IP-Adressen, Systemkonfiguration, Hardware-Ausstattung, Service-Verträge, Support-Tickets, Herausforderungen, ...) übersichtlich darzustellen. Diese Informationen lassen sich auch mit Fremdsystemen (ITIL-Applikationen) verbinden, wodurch etwa per SQL weitere Informationen aus Drittsystemen abgefragt und zentral verfügbar gemacht werden.
24. Mitarbeiterliste (Name, Position, Kontaktdaten)
Eine Visualisierung von Mitarbeitern mit Bild, allgemeinen Informationen, Sprachkenntnissen und weiteren geschäftsrelevanten Fähigkeiten (Skill-Management) kann allen Mitarbeitern dabei helfen, schneller und einfacher Experten im Unternehmen zu finden. Diesen Bereich können die Mitarbeiter auch nutzen, um sich selbst, ihre Aufgabenbereiche und ihre Ergebnisse darzustellen.
25. Experten-Datenbank
Die Kenntnisse von Mitarbeitern sind auch über sog. Meta-Daten strukturiert erfassbar, sodass man über Auswertungen z. B. nach einem Kollegen suchen kann, der Kenntnisse im Vertrieb von Produkt XY hat und gleichzeitig sowohl Englisch als auch Spanisch spricht. Die Mitarbeiter können die sie selbst betreffenden Infos dann selbstständig pflegen.
26. Auswertungsplattform (Business Intelligence)
Wenn man damit begonnen hat, Berichte im Wiki zu sammeln, ist es nicht mehr schwer, das Wiki zu einer Auswertungsplattform zu erweitern. Hier können kritische Erfolgsfaktoren (KEF) mit Variablen (KPIs) in einem Management Dashboard zusammengefasst werden. Über eine Drill-Down-Option kann man von diesen zusammenfassenden Informationen dann herunter in weitere Detailebenen springen. Hier ist ein Beispiel.
27. Videoportal
In immer mehr Unternehmen kursiert Bewegtbild in Form von Video-Anleitungen oder internen Screencasts. Ein Videoportal im Wiki ermöglicht allen Mitarbeitern den direkten Zugriff auf die Inhalte. Auch für die Ablage von Aufzeichnungen interner Schulungen, Desktop-Sharing-Sitzungen oder der eigenen Werbespots eignet sich das Firmenwiki.
28. Verwaltung der Fachbibliothek
In vielen Unternehmen stehen Mitarbeitern Fachbücher, Zeitschriften und andere Weiterbildungsunterlagen zur Verfügung. Diese Fachbibliothek kann im Wiki gepflegt werden: Im Wiki steht, welche Materialien überhaupt vorhanden sind und wer zurzeit welche Fachmedien ausgeliehen hat.
29. Verwaltung der Entleihe technischer Geräte
Ebenso wie die Ausgabe von Weiterbildungsmaterialien lässt sich der interne Verleih von technischen Geräten wie Beamern, Notebooks, Web’n’Walk-Sticks usw. sehr gut im Wiki dokumentieren und zentral verwalten.
30. Event-Planung
Wenn intern oder extern eine Veranstaltung ansteht, ist das Wiki bei der Vorbereitung und Durchführung hilfreich: Terminabstimmung, Teilnahmezu- und -absagen, zu erledigende Aufgaben in Form von Checklisten usw. lassen sich ausgezeichnet im Wiki organisieren. Durch die Abonnementsfunktionen und die Versionierung bleiben die Organisatoren immer auf dem Laufenden und verlieren nie die Kontrolle über die Planungsdokumente.
31. Protokolle und Meeting-Organisation
Bei der Meeting-Vorbereitung erstellt ein Teilnehmer eine Wiki-Seite mit der Agenda und schickt den Link per E-Mail an die betreffenden Kollegen. So können an zentraler Stelle (und ggf. in einem geschützten Umfeld) sämtliche für das Meeting wichtigen Informationen und Dateien effizient gesammelt werden. Jeder kann sich vorab informieren und zu einem effizienten Meeting beitragen. So sparen alle Meeting-Teilnehmer wertvolle Zeit. Dank der guten und abgestimmten Agenda ist das Meeting möglichst konzentriert und es werden Abschweifungen vermieden. Während des Meetings hält ein Teilnehmer ebenfalls im Wiki To-dos und Beschlüsse fest, sodass unmittelbar nach der Besprechung bereits ein Protokoll verfügbar ist. Nach dem Meeting können alle ohne Verzug weiterarbeiten. Zudem sind die Meeting-Inhalte dokumentiert und für andere Mitarbeiter mit Zugriffsberechtigung abrufbar. So können sich auch die Kollegen, die nicht am Meeting teilnehmen konnten, schnell auf den aktuellen Stand bringen und die diskutierten Punkte systematisch durchgehen.
32. Schwarzes Brett für Ankündigungen von Mitarbeitern und Managern
Ein Wiki kann ein schwarzes Brett (und mögliche Veröffentlichungspflichten) ersetzen und digital abbilden. So spart man sich lange Wege zu den bisherigen Informationstafeln und Aushängen und kann diese ggf. sogar gleich kommentieren bzw. direkt auf diese reagieren.
33. Ausdrückliche Sammlung von Wissen ausscheidender Mitarbeiter
Stehen Mitarbeiter wie Azubis, angehende Ruheständler, Werksstudenten oder Kollegen, die den Arbeitgeber wechseln, vor dem Abschied aus dem Unternehmen, sollten diese ausdrücklich dazu aufgerufen werden, ihr Wissen im Wiki zu sammeln und zur Verfügung zu stellen.
34. E-Mail-Vorlagen für die Kundenkommunikation
Die Kommunikation mit Interessenten und Kunden kann mithilfe eines Wikis in Teilen standardisiert werden, wenn im Wiki wichtige E-Mail-Vorlagen vorgehalten werden.
35. Internes Unternehmenslexikon mit einem Glossar und Erläuterungen
Das, was Wikipedia für die Welt ist, kann das Firmenwiki für die Mitarbeiter sein: ein Ort, an dem alle Fachbegriffe und Abkürzungen im Unternehmen gesammelt und erklärt werden. Der Anwendungsfall Lexikon ist auch im Unternehmen sinnvoll.
36. Interne Links und Bookmarks sammeln und systematisch pflegen
Linksammlungen und Bookmarks dienen der Orientierung im Zusammenhang mit komplexen Themen und sind für neue Mitarbeitern in der Einarbeitungsphase nützlich. Portal- und Verteilerseiten im Wiki helfen dabei, schnell und einfach in neue Themen einzusteigen.
37. Dokumentation von Projekt- und internen Dienstleistungen
Wichtige Informationen über Projekte und interne Dienstleistungen im Wiki erhöhen die Transparenz sowie die Auffindbarkeit relevanter Daten und sind für künftige Projekte hilfreich. Zu diesen Informationen gehören bspw. Grundlagen für Führungskräfte (z.B. eine Checkliste für Projektmanager), Projektinformationen, Kundendaten, Ziele, Budgets, Termine sowie Links in andere Systeme, die solche Informationen vorhalten, Verlaufsdokumentation zu Projekten, Abschlussberichte, Maßnahmen für Folgehandlungen und Lessons Learned im Projektanschluss, etc.
38. Portal für Unfallverhütung und Sicherheit
Allgemeine Bestimmungen zur Arbeitssicherheit, zum Sicherheitsmanagement, zum Notfallmanagement und zum Brandschutz gehören zentral und jederzeit abrufbar ins Firmenwiki. Wichtige Informationen wie Evakuierungspläne, Erste-Hilfe-Tipps oder gesetzliche Vorschriften, die im Wiki stets präsent sind, können helfen, Unfälle zu vermeiden und im Notfall Schlimmeres zu verhindern.
39. Aufgabenmanagement
Makros für das Anlegen einfacher Aufgabenlisten und Plugins ermöglichen ein einfaches Aufgabenmanagement im Wiki. Insbesondere Wiki-spezifische Aufgaben lassen sich so gezielt und bequem organisieren.
40. Vertragsverwaltung
Die Personalabteilung speichert ihre Verträge im Wiki. Sie sind für den gewünschten Personenkreis zugänglich und können aus dem Wiki als Dokument (z.B. mithilfe des Plugins Scroll-Office) in komplett formatierte Office-Dokumente exportiert werden. Verträge lassen sich verschicken, ohne jeweils Word-Dokumente verändern zu müssen. Weiterhin bietet sich das Wiki zur Pflege z.B. von Service-Level-Agreements an.
41. Dokumentenerzeugung über Scroll-Office
Das nützliche Plugin Scroll-Office bietet die Möglichkeit, Wiki-Seiten in Office-Dokumente zu überführen, die über formatierte Vorlagen an die individuellen Vorstellungen angepasst wurden. Ein solches Dokument hat eine professionell gestaltete Titelseite, ein Inhaltsverzeichnis, ist sauber gegliedert und kann sofort an Kunden oder Partner versendet werden.
42. Gemeinsames Arbeiten an Inhalten über verteilte Standorte
Anstatt Dokumente per E-Mail zur gemeinsamen Bearbeitung im Team oder über verteilte Standorte hinweg zu versenden und dadurch ggf. viele Versionen eines Dokuments zu erzeugen, erarbeitet das Team die Inhalte im Wiki. Jeder Beteiligte hat dadurch zu jedem Zeitpunkt Zugriff auf den aktuellen Stand.
43. Meinungsbilder und Abstimmungen
Die Kommentarfunktion, die in jede Wiki-Seite integriert ist, oder Plugins wie die Survey-Erweiterung für Confluence ermöglichen schnelle und unkomplizierte Abstimmungen und Diskussionen.
44. Schaltungspläne für Blog-Artikel, Tweets usw.
Statusinformationen zu Artikeln und Informationen, die im Corporate Weblog, im öffentlichen Microblog, als Tweets oder als Facebook-Statusmeldungen erscheinen sollen, können Redakteure im Wiki verwalten und planen. Aus Schaltungsplänen wird einerseits schnell ersichtlich, wann Handlungsbedarf besteht und neue Inhalte zu erstellen sind, andererseits kann bei Ausfall eines Redakteurs ein Vertreter die Veröffentlichung laut Plan ohne Reibungsverluste übernehmen.
Im folgenden dritten Artikel unserer Reihe lesen Sie unsere Anwendungsvorschläge 45 bis 66.
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Weiterführende Informationen
Unser Fachbuch über Enterprise Wikis bei Amazon
111 Gründe für ein Firmenwiki
Return on Investment von Firmenwikis
Wiki-Studie: Was bringen Wikis konkret und welche Probleme treten auf?
Erfolgsfaktoren für Wikis 1: Technologie ist wichtig, wird aber überschätzt
Erfolgsfaktoren für Wikis 2: Organisation ist der Schlüssel
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