E-Mail-Tipps: Die E-Mail-Flut effizient bewältigen

Henkel verbietet Mitarbeitern zwischen den Jahren das Schreiben von E-Mails, jüngst hat Volkswagen angekündigt, nach Feierabend den E-Mail-Abruf auf Smartphones zu unterbinden, und der französische IT-Dienstleister Atos Origin hat vor einiger Zeit medienwirksam verlauten lassen, intern die E-Mail einfach ganz abschaffen zu wollen.

Über Sinn und Unsinn solcher Maßnahmen kann man streiten, doch fest steht, dass das hohe E-Mail-Aufkommen für viele Mitarbeiter eine Belastung ist, die vor allem zulasten der eigentlichen produktiven Arbeit geht.

Wie das E-Mail-Aufkommen durch die bestimmungsgemäße Nutzung der internen Kommunikationssysteme reduziert werden kann, haben wir bereits in mehreren Artikeln besprochen, siehe dazu z.B. unsere Beiträge Kommunikationswege im Unternehmen und ihre sinnvolle Nutzung sowie Kommunikationswege im Unternehmen und häufige Fehler.

Doch trotz Wiki, zentralem Aufgabenmanagement und Microblog kommen noch ausreichend Nachrichten aus dem eigenen Unternehmen an, und die externe E-Mail-Kommunikation lässt sich mithilfe interner Tools nur in Grenzen einschränken. Hier sind einige operative Tipps zur möglichst effizienten Bearbeitung der E-Mail-Flut, mit der viele Mitarbeiter zu kämpfen haben.

1. Aussagekräftiger Betreff

Die E-Mail ist keine Einbahnstraßenkommunikation, es gibt immer zwei Seiten. Der Absender kann viel tun, um dem Empfänger das Leben zu erleichtern, frei nach dem Motto "Was du nicht willst, dass man dir tu, das füg auch keinem anderen zu". Daher sollte der Empfänger schon anhand des Betreffs den wesentlichen Inhalt erkennen können und in der Lage sein, die Dringlichkeit und Relevanz der Informationen einzuschätzen. E-Mails mit einem Betreff wie "Infos" und einem halbseitigen Text, an dessen Ende erst die relevante Information steht, sind echte Produktivitätskiller.

2. Kurze Antworten

In der E-Mail-Kommunikation darf es keine Skrupel vor Ein-Zeilen-Antworten geben. Auch wenn der Absender einen wahren Sermon geschrieben hat, sollte man sich davon nicht unter Druck setzen lassen, stets ebenso ausführlich antworten zu müssen. Wenn ein "Ja, bitte." alles sagt, sind keine weiteren Erklärungen nötig. Es geht schließlich um die eigene Arbeitszeit und Produktivität.

3. Blöcke für die E-Mail-Bearbeitung

Die E-Mail-Bearbeitung sollte feste Zeiten haben – ansonsten kann es passieren, dass man den ganzen Tag nichts anderes tut, als E-Mails zu beantworten: Bearbeitet man, nachdem im Posteingang endlich einmal keine ungelesenen E-Mails mehr sind, die inzwischen neu eingegangenen Nachrichten noch, um den Briefkasten "sauberzuhalten"? Und die weiteren währenddessen eingetroffenen E-Mails? Für ungebrochenen Nachschub ist bei vielen Mitarbeitern gesorgt. Blöcke für die E-Mail-Kommunikation sind deshalb sinnvoll, um möglichst große Zeitfenster für produktive Arbeiten zu schaffen. Außerhalb dieser Blöcke sollten keine E-Mails bearbeitet werden.

4. Keine E-Mail-Diskussionen führen

Diskussionen per E-Mail (an denen häufig mehrere Personen teilnehmen) gehören zu den ineffizientesten Kommunikationsformen im Unternehmen. Sie finden nicht nur dezentral und schlecht (weil verteilt) dokumentiert statt, sondern sind unübersichtlich, verselbständigen sich rasch und nerven vor allem die nur am Rande beteiligten Empfänger, weil der für sie kaum relevante Austausch dennoch komplett in ihrem Briefkasten landet. Es ist immer ratsam, die Diskussion im Kommunikationskanal E-Mail sofort im Keim zu ersticken und auf andere, zentrale Kommunikationsmöglichkeiten wie das Wiki oder den Microblog zu verweisen.

5. Möglichst wenige CC-Empfänger

E-Mail-Diskussionen und die E-Mail-Flut an sich kommen auch dadurch zustande, dass zahlreiche interne Nachrichten an mehrere Empfänger gehen: Pi mal Daumen sind in zwei Drittel aller E-Mails zwei, drei, vier weitere Mitarbeiter in CC gesetzt. Es ist immer sinnvoll, eine Sekunde darüber nachzudenken, ob eine gerade bearbeitete E-Mail wirklich für ein halbes Dutzend Empfänger relevant ist oder über einen Verteiler gehen muss bzw. ob eine Antwort "an alle" nötig ist oder ob es ausreicht, ausschließlich dem Absender zu antworten.

6. Priorisieren

Es ist zweckmäßig, zwischen wichtigen und unwichtigen E-Mails und Sendern zu unterscheiden und E-Mails entsprechend zu behandeln und zu priorisieren. Nicht jede E-Mail bzw. jeder Kontakt bedarf einer unmittelbaren Antwort, manche bedürfen gar keiner. Die feine englische Art ist das nicht, aber man kann Unwesentliches auch mal ignorieren und sollte nie Angst vor dem Löschen- bzw. Archivieren-Knopf haben. Gegebenenfalls wird sich der Ansprechpartner schon noch einmal melden.

7. Vorlagen nutzen

Sieht man sich häufig ähnlichen Fragen oder Anliegen gegenüber, ist es sehr effizient, einmalig Vorlagen zu erstellen und diese für wiederkehrende Antworten zu nutzen. Die Anwendungsfälle sind zahlreich und reichen von Infos für neue Mitarbeiter bis hin zu Antworten auf Standardanfragen von Kunden. Werden solche Inhalte in einem Wiki gepflegt, lässt sich die E-Mail-Kommunikation in nicht wenigen Fällen auf Copy & Paste reduzieren.

8. Mehrere Bildschirme

Mehrere Bildschirme am Arbeitsplatz steigern die Effizienz gerade bei der Arbeit mit E-Mails: Links können angesehen werden, ohne dass sie das E-Mail-Programm verdecken, Vergleichsarbeiten lassen sich effizient durchführen, beim Kopieren und Einfügen entfällt das Hin- und Herschalten zwischen Tabs oder Fenstern usw. Mag die Zeitersparnis im Einzelfall auch nur wenige Sekunden betragen, summiert sie sich im größeren Zeitmaßstab nicht unwesentlich.

Wenden Sie andere oder weitere Methoden an, um Ihr E-Mail-Pensum möglichst effizient zu bewältigen? Haben Sie weitere Tipps? Lassen Sie es uns gerne wissen und schreiben Sie einen Kommentar. 🙂

Weiterführende Informationen

Suchen Sie Möglichkeiten, dem E-Mail-Aufkommen und anderen kommunikativen Herausforderungen im Unternehmen auch auf strategische Weise zu begegnen? Wir sind Experten für Unternehmenskommunikation und beraten Sie gerne, wie z.B. Firmenwikis, ein zentrales Aufgabenmanagement und/oder interne Microblogs zu mehr Produktivität, Effizienz und Transparenz führen können. Sprechen Sie uns einfach unverbindlich an.

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