Firmenwiki-Einführung als iterativer Prozess: Durch die Wüste ohne GPS

Eine Wiki-Einführung ist keine Herkulesaufgabe, die ein Wiki-Team vor unlösbare Probleme stellt. Aber komplex ist ein Wiki-Projekt schon. Und je komplexer ein Vorhaben ist, desto schwieriger ist es, es von A bis Z durchzuplanen. Deshalb raten wir Unternehmen, die Wiki-Einführung als iterativen Prozess zu verstehen.

Wiki-Projekte unterliegen Anforderungsänderungen

Ein prototypischer Wiki-Projektplan

Viele Unternehmen gehen an eine Wiki-Einführung heran wie an klassische Wasserfallprojekte: Im Vorfeld wird ein umfangreicher Projektplan ausgearbeitet, der jede Anforderung und jedes Detail von vornherein festlegt.

Fragt man allerdings Wiki-Verantwortliche in Unternehmen, die sich mitten in einem Pilotprojekt befinden oder dabei sind, ein Wiki bereits größerflächig auszurollen, stellt sich schnell heraus, dass die derzeit dringlichsten und wichtigsten Maßnahmen für den Wiki-Erfolg eigentlich ganz andere sind als noch wenige Wochen zuvor angenommen.

Vielleicht erkennt man, dass viel mehr (oder auch deutlich weniger) Schulungsaufwand nötig ist als gedacht. Vielleicht entsteht der Wunsch nach weiteren Funktionen, die beim Design und bei der Programmierung der Templates berücksichtigt werden müssen. Vielleicht ist man gerade auf ein Plugin gestoßen, das einen wichtigen Geschäftsprozess sehr gut unterstützt und eigentlich unbedingt integriert werden müsste. Vielleicht wird deutlich, dass man sich intensiver als geplant mit internen Wiki-Marketing-Maßnahmen beschäftigen muss, um das Wiki im Unternehmen bekannt zu machen. Zahlreiche solcher Szenarien sind denkbar und begegnen uns in der Praxis. Auch und gerade Wiki-Projekte unterliegen sich ändernden Anforderungen.

Ein starrer Projektplan führt dann dazu, dass mitunter in Maßnahmen investiert wird, die gar nicht (mehr) notwendig sind, wogegen andere, aktuell wirklich sinnvolle Schritte nicht unternommen werden und unter den Tisch fallen – zum Schaden des Wiki-Projekts.

Iterativer Ansatz: Am Sonnenstand orientieren und loslaufen

Nach Sonnenstand oder Detailkarte orientieren? Foto: gumtau unter CC-Lizenz

Um diese Herausforderungen zu vermeiden, raten wir bei der Wiki-Einführung zu einem iterativen Vorgehen. An dieser Stelle bietet sich zur Veranschaulichung das Bild dreier Teams an, die eine Wüstendurchquerung planen, um zu einer prächtigen Oase zu gelangen. Die Himmelsrichtung, in der die Oase liegt, kennen die Teams.

Nun läuft Team 1 los, während Team 2 und Team 3 am Startpunkt erst mal ein Lager aufschlagen, um auf die Lieferung exakter Karten und moderner GPS-Geräte zu warten.

Team 1 dagegen marschiert, orientiert sich stündlich anhand des Sonnenstandes neu und bemerkt rasch, dass es sich immer halbwegs in die richtige Richtung bewegt. Je nach Gelände legt es mal mehr, mal weniger Kilometer pro Stunde zurück, hier und dort erfordern Hindernisse Umwege, und die zurückgelegte Strecke ist sicherlich etwas länger als der Luftweg.

Aber Team 1 kommt voran, und zwar zügig und in die richtige Richtung. Und nach und nach stößt es auf erste Wasserstellen und bald auch schon auf erste Vorläufer der großen Oase mit Obstbäumen und Schattenplätzen. Hinter vielen Hügeln warten Teilerfolge und motivierende Zwischenergebnisse. Und an etlichen dieser Hügel wäre man gar nicht vorbeigekommen, wenn man streng nach Kartenmaterial gelaufen wäre.

Starrer Projektplan: Detailkarten versagen, wenn Dünen wandern

Während Team 1 sich schon an exotischen Früchten und ganz neuen Geschmackserlebnissen labt und sich tatsächlich schon auf die nächste Etappe freut, setzt sich endlich auch das nächste Team in Gang.

Nach wenigen Schritten muss Team 2 jedoch feststellen, dass es mit den hochdetaillierten Atlanten und GPS-Karten nicht ganz so weit her ist: Sie stehen vor einem tiefen Graben und die GPS-Dame sagt geradeaus. Auch an anderen Stellen haben sich Dünen sich weiterbewegt, sind in den Karten verzeichnete Trampelpfade längst vom Winde verweht und hat der Wüstensand Quellen trockengelegt. Wie das Team an solchen Stellen vorankommen soll, steht nicht im Kartenwerk.

Team 3 hat sich derweil am Ausgangspunkt häuslich eingerichtet, weil es nach wie vor auf die Lieferung der Navigationsgeräte wartet ...

Schnelle Erfolge und kurzfristige Reaktionen

Team 1 folgt dem iterativen Prozess, der die besten Voraussetzungen für schnelle Erfolge und Ergebnisse sowie Reaktionsspielraum bei Herausforderungen bietet.

Das bedeutet nicht, ohne Projektplan zu arbeiten. Natürlich soll es Hauptziele geben und einige Maßnahmen stehen in absolut jedem professionellen Wiki-Projekt an, z.B. die Anpassung des Standard-Designs. Allerdings muss der Plan flexibel sein und Anforderungsänderungen zulassen.

Geeignete Maßnahmen sind hier die Etablierung von regelmäßigen Feedbackschleifen und die Durchführung von Retrospektiven, in denen der Projektplan überarbeitet und an die aktuellen Anforderungen angepasst wird.

Für Team 1 heißt das, regelmäßig stehenzubleiben und sich zu orientieren. Wenn es vor einer Düne nicht geradeaus weitergeht, muss es eben nach links oder rechts ausweichen. Wenn sich ein Graben auftut, muss das Team ihn umgehen oder aus herumliegenden Ästen eine provisorische Brücke bauen. Der iterative Ansatz erlaubt Reaktionen und Flexibilität, wo das Wasserfall-Team ratlos vor der Wanderdüne steht.

Laufen Sie los!

Unser Rat: Laufen Sie mit Ihrem Wiki-Team los und verwenden Sie Ihre wertvollen Ressourcen nicht auf die Ausarbeitung zu umfangreicher und detaillierter Pläne im Vorfeld. Natürlich hat eine Wiki-Einführung konkrete Ziele. Wie sie erreicht werden können, entscheidet sich aber in vielen Fällen erst während des Projekts.

Projektpläne lassen sich in einem Wiki-Projekt mit all seinen Unwägbarkeiten niemals eins zu eins umsetzen, ohne dass die Wiki-Einführung darunter leidet. Und gerade in großen Unternehmen lassen Kartenmaterial und GPS-Geräte aufgrund von Freigabe- und Bestellprozessen nicht selten lange auf sich warten lassen. Doch wer sich iterativ durch die Wüste kämpft, kann mit den Zwischenergebnissen mitunter sogar solche Prozesse beschleunigen.

Flexible Wiki-Einführung: Wir sind Ihr Partner

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Weiterführende Informationen

Erfolgsfaktoren für Wikis
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Architektur eines Wiki-Projekts
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