Das E-Mail-Aufkommen in Unternehmen ist hoch und kostet wertvolle produktive Arbeitszeit. 150 eingehende E-Mails pro Tag sind bei Führungskräften offenbar alles andere als eine Seltenheit, Tendenz steigend. Britische Unternehmen kostet die Arbeitszeit, die ein Mitarbeiter ausschließlich mit E-Mails zubringt, zwischen 5.000 und 10.000 Pfund pro Jahr. Und ein Blick auf die Arbeitszeitbuchungen in unserem Unternehmen zeigt, dass selbst Kollegen ohne Kundenkontakt locker auf etliche Stunden E-Mail-Bearbeitung im Monat kommen. Umso wichtiger ist ein effizienter Umgang mit der E-Mail.

Die E-Mail-Flut: Thema auf WDR.de

Zu diesem Thema hat WDR.de vor einiger Zeit ein Interview mit //SEIBERT/MEDIA-Geschäftsführer Martin Seibert geführt und es für einen ausführlichen Artikel aufbereitet.

Die E-Mail wird missbraucht, lautet eine seiner Kernaussagen:

"Die Leute haben oft keine Ahnung von professionellem Umgang mit der E-Mail – weder Sender, noch Empfänger. Die elektronische Post ist ein sehr hilfreiches Kommunikationsmittel, wird mittlerweile aber übernutzt. Der Grund ist klar: Sie ist an jedem Computer und unterwegs über das Smartphone immer und überall verfügbar."

Was tun? Sieben Tipps für effizientes E-Mail-Management

Was können Unternehmen tun? Einerseits kann man die Kommunikation in andere Werkzeuge lenken, die sich für viele heutige Anwendungsfälle der E-Mail deutlich besser eignen: Aufgabenmanagementsysteme, Enterprise Wikis, interne Microblogs.

Andererseits ist es an jedem Mitarbeiter selbst, E-Mails zu vermeiden bzw. möglichst effizient mit ihnen umzugehen. Dafür gibt Martin Seibert im WDR.de-Artikel sieben Tipps.

Ist die E-Mail die beste Alternative?
Vor dem Schreiben sollte man ganz kurz darüber nachdenken, ob eine E-Mail in diesem Fall wirklich das richtige Medium ist. Soll die E-Mail eine Aufgabe enthalten? Dann ist ein Aufgabenmanagementsystem wie JIRA das geeignete Werkzeug. Geht es um Informationen, die durchaus längerfristig relevant sind? Dann sollten sie im Wiki stehen. Wird eine Diskussion eröffnet oder in eine Diskussion eingestiegen? Hier ist die Abstimmung in einem internen Microblog wesentlich effizienter. Viele E-Mails lassen sich bereits vermeiden, wenn Kommunikation sinnvoll in besser geeignete Kanäle gelenkt wird.

Klarer Betreff
Der E-Mail-Betreff wird häufig unterschätzt und sträflich vernachlässigt. Dabei nimmt er dem Empfänger im Idealfall viel Arbeit ab und kostet den Absender wenig. Ein aussagefähiger, kurzer Betreff erleichtert dem Empfänger die Einschätzung der Relevanz deutlich. Wenig sinnvoll (sondern zumeist nur lästig) ist dagegen der häufige Versand hoch priorisierter E-Mails – der zudem gerne den unschönen Eindruck vermittelt, man komme mit seiner E-Mail-Software nicht besonders gut klar.

Kürze
Je weniger der Absender schreiben und je weniger der Empfänger lesen muss, desto weniger Arbeitszeit ist nötig. Keine Scheu also vor Ein-Satz- oder auch Ein-Wort-Antworten! Wer hier konsequent ist und seine Nachrichten so knapp wie möglich hält, erreicht mit unter sogar, dass Kontakte diesen Ansatz nach und nach übernehmen.

Keine Diskussionen per E-Mail
Diskussionen per E-Mail sind ineffizient und intransparent und zudem nicht vernünftig dokumentiert. Für den offenkundigen Missbrauch des Mediums E-Mail gibt es kaum ein besseres Beispiel. Jede entstehende Diskussion sollte direkt in ein Wiki oder in einen Microblog gelenkt werden.

Feste Zeitintervalle
Multitasking-Fähigkeiten hin oder her: Wer ständig mit einem Auge zum E-Mail-Programm schielt, ist höchstwahrscheinlich ständig unkonzentriert und abgelenkt, und wer jede neue E-Mail sofort bearbeitet, kommt bei einem ausreichend hohen Mail-Aufkommen zu nichts anderem mehr. Als effizient haben sich feste Zeitintervalle erwiesen, die ausschließlich für die E-Mail-Bearbeitung vorgesehen sind. Außerhalb dieser Zeiträume kann man sich auf seine Hauptaufgaben konzentrieren.

Nachrichten filtern
Ausgereifte Enterprise-E-Mail-Programme verfügen über ausgezeichnete Filtermöglichkeiten, die man auch nutzen sollte, um z.B. automatisiert versendete Mails von Nachrichten von Adressbuchkontakten zu trennen. So gehen einerseits wichtige E-Mails nicht in der Flut unter und findet andererseits schon eine Vorsortierung im Hinblick auf die Relevanz statt.

Vorlagen erstellen
Haben es z.B. Vertriebs-, Support- oder Services-Mitarbeiter immer mal wieder mit ähnlichen Fragen und Anliegen zu tun, sind Vorlagen eine gute Lösung. Einmal erstellt und in einem Wiki abgelegt, lassen sich die Inhalte jederzeit mit wenig Aufwand wieder für die E-Mail-Kommunikation verwenden.

Hier geht's zum kompletten Artikel Tipps zum Umgang mit elektronischer Post: Kampf gegen die E-Mail-Flut auf WDR.de.

Weiterführende Informationen

Suchen Sie Möglichkeiten, dem E-Mail-Aufkommen und anderen kommunikativen Herausforderungen im Unternehmen auch auf strategische Weise zu begegnen? Wir sind Experten für Unternehmenskommunikation und beraten Sie gerne, wie z.B. Firmenwikis, ein zentrales Aufgabenmanagement und/oder interne Microblogs zu mehr Produktivität, Effizienz und Transparenz führen können. Sprechen Sie uns einfach unverbindlich an.

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