Confluence auf mobilen Endgeräten: Tipps und Herausforderungen

Für immer mehr Unternehmen ist die Darstellung von Confluence auf mobilen Endgeräten wie Smartphones und dem iPad wichtig. Und immer häufiger fragen uns Kunden nach unseren Erfahrungen. Unsere Empfehlung: Der mobile Zugriff auf das Wiki ist cool, sofern man Einschränkungen hinnehmen und mit Herausforderung in Sachen Zugänglichkeit leben kann. Wir raten jedoch, mit der großen Mobile-Offensive noch abzuwarten, bis Atlassian ein eigenes Theme ausliefert, und so lange auf kollaborative Alternativen wie den Enterprise-Social-Network-Dienst Yammer zurückzugreifen.

Grundsätzlich: Noch kein Mobile-Theme von Atlassian verfügbar

Zwar hat Atlassian sich die Bereiche Social und Mobile bereits in den letzten Releases intensiv zur Brust genommen und sowohl in Confluence als auch in JIRA viele wichtige Maßnahmen ergriffen. (Das Kommentieren und Mögen von Inhalten wurde in der aktuellen Confluence-Version 4.2 deutlich verbessert. Auch die Aggregation beliebter Inhalte auf dem Dashboard wurde integriert.)

Ein Mobile-Theme von Atlassian gibt es aktuell allerdings nicht. Doch der Hersteller hat bereits offiziell verkündet, Confluence und JIRA im Bereich stark weiterzuentwickeln. Confluence- und JIRA-Anwender dürfen also erwarten, dass Atlassian hier bald ein eigenes Mobile-Theme vorstellt. (Ich hoffe darüber hinaus, dass die E-Mail-Integration von Confluence noch besser wird, weil die E-Mail einfach eine sehr "mobile" Anwendung ist.)

Bis dahin muss man mit den aktuellen Gegebenheiten auskommen. Wie sehen die aus?

Das Mobile Theme von RefinedWiki

Es gibt bereits ein Mobile-Theme des Herstellers RefinedWiki, das sofort einsetzbar ist. Mit diesem Theme lassen sich die letzten Änderungen, Bereiche, einzelne Wiki-Seiten und Blog-Posts aufrufen sowie User-Profile ansehen.

Dieses Theme macht sowohl auf dem iPhone als auch auf dem iPad Spaß, da die Navigation sowie die Funktionalitäten auf dem kleineren Bildschirm deutlich optimiert zugänglich sind. Dieses Theme eignet sich gut zum Konsumieren (also zum Lesen) von Inhalten. Für die Erstellung von Content (Bearbeiten und Hinzufügen) ist es weniger geeignet – das liegt aber weniger am Theme als an der kleinen Tastatur und Bildschirmgröße eines Smartphones im Vergleich bspw. zu einem Notebook.

Zudem sorgt das Theme dafür, dass große (und bei der Übertragung "teure") Inhalte optimiert und verschlankt übertragen werden. So funktioniert ein zügiges Navigieren und Lesen auch bei mäßigen Verbindungen wie etwa im Zug. Hier gibt es eine Demo des Themes.

Allerdings ist es beim Mobile-Theme von RefinedWiki mit der Design-Anpassung nicht weit her: Bis auf Farbeinstellungen sind keine Möglichkeiten für individuelle Design-Anpassungen vorhanden. Das ist etwas billig.

Obwohl einige unserer Mitarbeiter das RefinedWiki-Theme nutzen, raten wir unseren Kunden in der Regel von einer solchen Lösung ab. Wikis werden aktuell einfach noch nicht so intensiv auf Smartphones genutzt, dass sich die Investition unserer Auffassung nach lohnen würde. Außerdem ist das Theme wie angesprochen nicht ins Wiki-Design integriert und kann somit auch die Optimierungen im Hinblick auf Usability und Funktionalität, die ein individuelles Wiki-Layout bietet, nicht abbilden.

Confluence an sich ist bereits vernünftig auf mobilen Geräten darstellbar

Abgesehen vom Theme von RefinedWiki: Man darf mit Fug und Recht behaupten, dass auch das bestehende Confluence bereits recht gut auf mobilen Geräten darstellbar ist. So sind sämtliche Funktionen inklusive des Editors sowohl auf dem iPhone und dem iPad als auch auf Android-Smartphones nutzbar.

Insbesondere das iPad kommt aufgrund des größeren Bildschirms gut mit dem Standard-Theme oder einem angepassten Theme zurecht. Lediglich die Optimierung auf die Bildschirmgröße fehlt.

Herausforderung: Zugänglichkeit von unterwegs

Zu einer mobilen Nutzung gehört auch eine gute Zugänglichkeit. Die meisten unserer Kunden installieren Confluence hinter der Firewall. Das schränkt die Zugänglichkeit via Mobile schon einmal per se ein.

Während nahezu jeder Mitarbeiter mit etwas Verantwortung in großen Konzernen seine E-Mails auf dem Smartphone automatisch abrufen muss, ist ein Zugriff auf das Wiki nur dann möglich, wenn manuell eine VPN-Verbindung aufgebaut wird. Das führt zu einer Verzögerung des Wiki-Zugriffs von etwa 30 Sekunden – nicht die Welt, aber im mobilen Umfeld häufig schon tödlich.

Die wenigsten Unternehmen dürften bereit sein, ihr Confluence-System vor die Firewall zu stellen, um den direkten mobilen Zugriff zu fördern. Insofern sorgt diese Zugriffshürde bereits für deutlich weniger Nutzung.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich angesichts des derzeitigen Stands der Dinge festhalten, dass der mobile Zugriff auf Confluence zwar eine tolle Sache ist, wir aber für die mobile Kollaboration aktuell eher eine Microblog- bzw. ESN-Lösung empfehlen.

Wir erwarten, dass Confluence hier in den nächsten 24 Monaten aufholt und mit einem professionellen Theme daherkommt. Dieses sollte man als Kunde abwarten.

Wer jetzt handeln will, sollte sich über ein Enterprise Social Network wie Yammer mit seiner außerordentlich guten Mobile-Integration Gedanken machen. Als offizieller deutscher Vertriebspartner von Yammer unterstützen wir Sie gerne bei der Evaluierung und stehen für Ihre Fragen zu Verfügung. Bitte sprechen Sie uns an.

Weiterführende Informationen

Taking Confluence and JIRA out on the road - A round up of mobile clients and themes
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