Von Foswiki, TWiki, MediaWiki und anderen Open-Source-Wikis zu Confluence wechseln

Die Gründe für einen Wechsel von freier Wiki-Software wie Foswiki, TWiki, MediaWiki oder Dokuwiki zu Confluence sind inzwischen so vielfältig und erdrückend, dass eine gründliche und vorurteilsfreie Evaluierung von Wiki-Systemen eigentlich nur zu einem Schluss kommen kann – der Entscheidung für den Einsatz von Confluence.

Auch das lange als zentral herangezogene Argument der "Kostenfreiheit" von Open-Source-Software wie Foswiki, MediaWiki & Co. ist bei genauer Betrachtung kein besonders gutes, denn über das Gesamtprojekt hinweg gesehen, ist der Anpassungsbedarf sehr viel höher als bei Confluence.

Es hat lange gedauert, bis wir so eindeutig Stellung bezogen haben. Aber wir sind überzeugt davon, dass Wirtschaftlichkeit über Ideologie-Dogmatismus stehen sollte, wenn es um einfache Werkzeuge geht. Und vor den Argumenten, die wir z.B. in unseren Artikeln Welche Wiki-Software die richtige ist: Ergebnisse einer Studie, Confluence und Foswiki im Vergleich und Wikipedia in Unternehmen: Ja, aber nicht mit MediaWiki vorgebracht haben, kann man schwerlich die Augen verschließen.

Wer Foswiki, TWiki, MediaWiki oder ein anderes vergleichbares Open-Source-Wiki einsetzt, sollte sich ernsthaft Gedanken über einen Wechsel machen. Doch was geschieht mit den bestehenden Daten im Firmenwiki? Wie läuft ein solches Migrationsprojekt ab? Und welche Kosten entstehen?

In neun Schritten zum neuen Confluence-Wiki mit allen Daten

  1. Wir schließen eine Vertraulichkeitserklärung ab. In unserer Infothek finden Sie unsere allgemeinen Richtlinien hierzu.
  2. Sie liefern uns die zu importierenden Daten an. Dafür ist lediglich eine Kopie nötig. Manuelle Vorarbeiten wie Sortier- und Aufräumarbeiten oder Optimierungen sind nicht erforderlich und in diesem Projektstadium wirtschaftlich nicht sinnvoll.
  3. Wir importieren die Daten mithilfe unserer optimierten Universal Wiki Converter in ein von uns aufgesetztes Test-Wiki.
  4. Sie erhalten darauf Zugriff.
  5. Die erste Migration ist nie optimal. Die aufgetretenen Fehler besprechen wir und beheben diese automatisiert mit Skripten für alle Seiten. Danach wird der Import erneut durchgeführt.
  6. Die Fehlersuche und die automatisierte Behebung durch Skripte führen wir in Abstimmung mit Ihnen so lange durch, bis ein gutes Ergebnis vorliegt.
  7. Es ist eine "rohe" Confluence-Instanz mit Ihren Daten entstanden. Mithilfe von Sortierfunktionen in Confluence werden diese Daten jetzt geordnet und für die künftige Nutzung vorbereitet. Dabei sollte man die neue und sehr gute Suchfunktion von Confluence nicht unter-, aber auch nicht überschätzen. Ordnungsmöglichkeiten gibt es in Form von Bereichen, Hierarchien, Stichworten und auch über zahlreiche Plugins wie zum Beispiel das AdHoc Canvas Plugin.
  8. Wenn die Daten sortiert sind, entscheiden sich viele unserer Kunden für ein eigenes Design der Wiki-Oberfläche sowie PDF- und Word-Exportfunktionen im Corporate Design des Unternehmens, um die Identifikation der Mitarbeiter zu stärken und gerade bei Exporten in PDF und Word hochwertige und visuell zum Erscheinungsbild des Kunden passende Ergebnisse zu erzielen und Zeit zu sparen.
  9. Danach wird das neue Wiki an die Mitarbeiter ausgerollt.

Wenn Sie eine Migration durchführen, können Sie an den bestehenden Daten und im bestehenden Wiki übrigens weiterarbeiten, denn eine einmal erfolgreich durchgeführte Iteration lässt sich jederzeit sehr einfach und unproblematisch wiederholen.

Was kostet das?

Wir haben den offiziellen Confluence-Konverter so angepasst, dass er besonders gut auf Foswiki ausgerichtet ist und hier auch gute Ergebnisse erzielt. (Dieser Converter lässt sich natürlich auch für die Migration von anderen Systemen optimieren.)

Importe werden in Iterationen durchgeführt. Von Fall zu Fall ist eine vorgeschobene Evaluation für einige wenige Seiten sinnvoll, für die Sie etwa 400 Euro veranschlagen sollten. Eine Testmigration mit dem Konverter kostet etwa 1.200 Euro. Viele unserer Kunden führen zwischen zwei und sechs Iterationen durch – hier ist oft einfach das vorhandene Budget entscheidend.

Die Abrechnung erfolgt nach tatsächlichem Aufwand. Am besten budgetieren Sie zwischen 3.000 bis 5.000 Euro, die für die meisten Migrationsprojekte ausreichen. Mit einer Kalkulation in Höhe von 10.000 Euro dürften Sie in jedem Fall auf der sicheren Seite sein.

Gerne helfen wir in einer genauen Evaluation bei der Abschätzung der tatsächlichen Kosten.

Warum kostet das so viel?

Für viele Kunden sind die gerade angegebenen Richtwerte zunächst einmal ordentliche Posten für eine Migration. Häufig tritt dann auch gleich die Frage auf, warum eine Migration so aufwändig ist.

Das liegt daran, dass die bereitgestellten Werkzeuge leider recht unzuverlässig und betreuungsintensiv sind, auch deshalb, weil eine Migration eben immer ein einmaliger und individueller Prozess ist.

Wenn eine Migration durchgeführt wird, dauert eine Iteration sehr lange, wobei der Prozess regelmäßig betreut werden muss, weil es zu Abbrüchen kommt und Optimierungen erforderlich sind. Entwickler müssen also immer wieder eingreifen.

Die Durchlaufzeit für eine einzelne Wiki-Seite beträgt in der Regel zwischen drei und 75 Sekunden. Bei einem mittelgroßen Wiki mit 10.000 Seiten und einer kalkulierten Durchlaufzeit von 26 Sekunden pro Seite ist also allein der Konverter bereits drei Tage beschäftigt. Wenn unsere Entwickler in diesen Prozess nur vier oder fünf Mal eingreifen müssen, sind die kalkulierten Stunden schnell verbraucht.

Doch in jedem Fall bietet die Migration einen hohen Return on Investment und macht der Einsatz von Confluence im Tagesgeschäft die Kosten schnell wett.

Warum //SEIBERT/MEDIA für die Migration?

//SEIBERT/MEDIA hat bereits zahlreiche Migrationsprojekte mit vielen unterschiedlichen Wikis durchgeführt und kennt die Herausforderungen gut. Mit dem speziell auf Foswiki angepassten Konverter haben wir viele Erfahrungen gesammelt und nehmen stetig Optimierungen vor. In der Standardausführung hat der Konverter viele Schwächen und ist von unerfahrenen Usern nur schwer sicher einsetzbar. Wir kennen uns mit den Anforderungen an den Import und die Dauer der Durchläufe aus und können "Macken" wie Abbrüche, Speicherüberläufe und Fehler in der Migration handhaben.

In Migrationsprojekten nutzen wir extrem leistungsfähige Import-Server mit 12 GB und mehr RAM, um die Importprozesse zu beschleunigen. (Allein die Bereitstellung solcher Maschinen im Rahmen von Konzerninfrastrukturen würde die Budgetkosten für eine Migration aufwiegen.)

Eine Garantie dafür, dass jeder Import einwandfrei gelingt, können wir freilich nicht bieten. Aber wir können Ihnen helfen, die Migration zu beenden, wenn die weitere Optimierung wirtschaftlich nicht mehr sinnvoll ist. Mitunter finden wir mit Kunden auch schon während der initialen Evaluation heraus, dass es Alternativen zu einer technischen Migration gibt, die der Kunde selbst durchführen kann. Die richtige Entscheidung gegen eine Migration kann oft auch viel Budget einsparen.

Planen Sie eine Confluence-Migration von einem anderen Wiki-System? Wir sind gerne Ihr Partner, bitte sprechen Sie uns an.

Weiterführende Informationen

Evaluation einer Wiki-Migration
Informationen zum angepassten Universal Wiki Converter
Welche Wiki-Software ist die richtige? Ergebnisse einer Studie
Unser Wiki-Orientierungsangebot mit Kalkulationsbeispielen rund um Wiki-Projekte mit //SEIBERT/MEDIA


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