Im Rahmen der agilen Organisation von Unternehmen ist Open Space eine sehr gute Möglichkeit, um Mitarbeiter aktiv in Gestaltungs- und Entscheidungsprozesse einzubinden und sie zum Einbringen ihrer eigenen Ideen und Anregungen zu motivieren. Auch bei //SEIBERT/MEDIA finden regelmäßig Open-Space-Konferenzen statt. Dieser Artikel bietet einen Rückblick auf unser jüngstes Treffen im September 2012.
Jeder kann sich einbringen
Bei uns erstreckt sich ein Open Space in der Regel über einen Arbeitstag. Alle Mitarbeiter sind eingeladen und aufgerufen, alle möglichen Themen, die ihnen am Herzen liegen, einzubringen, anderen Interessierten vorzustellen und gemeinsam mit ihnen zu besprechen.
Die Teilnahme ist freiwillig. Es wäre zwar schade, aber wer partout kein Thema findet, das er diskutieren möchte oder zu dem er einen sinnvollen Beitrag leisten kann, geht eben ganz normal seiner Arbeit nach.
Wichtig ist, dass das Open-Space-Konzept nur einen groben Rahmen und gewisse "Spielregeln" vorgibt. Die wichtigsten Elemente und Regeln haben wir in einem früheren Artikel umrissen und anhand unseres Posters verdeutlicht, das Sie rechts als hochauflösende PDF-Datei herunterladen können. Alles andere ist Selbstorganisation.
Vorbereitungen
Der letzte Open Space bei //SEIBERT/MEDIA – und das dritte in diesem Jahr – hat am 6. September 2012 stattgefunden. Dafür mussten natürlich Vorbereitungen getroffen werden, um die sich vor allem Sandra und Joachim gekümmert haben. So wurden alle Meetingräume für den Tag geblockt und Utensilien wie Stifte, Boards, Flip-Charts usw. zur Verfügung gestellt. Einen Tag vor dem Open Space gab es von Paul eine kleine Informationsveranstaltung zum Ablauf speziell für die noch nicht mit dem Konzept vertrauten neuen Mitarbeiter. Dann konnte es losgehen.
Am Freitag wurde das Open Space pünktlich um 9:30 Uhr mit einer Einführung von Joachim eröffnet. Jeder Teilnehmer hatte die Möglichkeit, eigene Themen an ein Board zu heften und sich so Uhrzeit und Räumlichkeit der Wahl auszusuchen, und innerhalb einer halben Stunde kamen zahlreiche ganz unterschiedliche Vorschläge zusammen. Die Zeit bis zum Beginn der ersten Workshops um 10:30 Uhr wurde schließlich genutzt, um Termine und Räume zu tauschen, sich unverbindlich als Interessent einzutragen und um mehr Informationen zu den Themen einzuholen.
Der Ablauf
Gegen halb elf kamen dann die ersten Gruppen zusammen und begannen mit ihren Workshops in den vereinbarten Räumen. Die Kollegen, die den ersten Themen nichts abgewinnen konnten, nutzten einfach die Zeit bis zu den für sie interessanten Sessions, indem sie ganz normal ihrer Arbeit im Tagesgeschäft nachgingen.
Die verschiedenen Workshops wurden über den Tag verteilt natürlich unterschiedlich stark wahrgenommen. Einige Themen richteten sich speziell an kleine Fachkreise: Beispielsweise machte sich Katja zusammen mit einer kleinen Gruppe Gedanken über das neue Design für unser internes Wiki. Paul und andere Agile-Experten diskutierten draußen auf der Sonnenterrasse über Kunden-Reporting in Scrum-Projekten.
Andere Themen wiederum waren allgemeiner gehalten: So gab Andreas einigen Kollegen eine Einführung in die neuen Funktionen von Confluence. Und Olivers Workshop drehte sich um Möglichkeiten zur Altersvorsorge und erfreute sich - trotz des relativ niedrigen Altersdurchschnitts unserer Belegschaft - großen Interesses. 🙂
Auffällig und typisch für ein Open Space war, dass es doch erhebliche Unterschiede in Sachen Workshop-Vorbereitung gab. Manche Teilnehmer hatten ihre Themen bereits einige Tage zuvor vorbereitet und dementsprechend fielen die Workshops aus. Andere Sitzungen hatten eher Brainstorming-Charakter und waren spontaner.
Vorstellung der Ergebnisse und Feedback
Für das Open Space war ein Zeitfenster bis 17:30 Uhr eingeplant, das tatsächlich voll ausgenutzt wurde, auch wenn sich nach einigen Stunden die ersten Reihen etwas lichteten.
Über den Tag hinweg wurden sämtliche Ergebnisse und all die coolen Ideen wie zum Beispiel die Visualisierung von Projektstatus mithilfe von LEGO-Steinen auf Plakaten festgehalten und dann im Flur aufgehängt. Am Ende versammelten sich die Teilnehmer hier noch einmal, um einige Resultate zu besprechen und allgemein ihre Eindrücke vom Open Space zu teilen.
Torsten, der bisher an jedem Open Space teilgenommen hat, fand es schön, dass so viele neue Mitarbeiter mit von der Partie waren. "Außerdem ist das Board nun optimiert worden, sodass es diesmal klar war, wo und wann genau welche Workshops stattfinden", so Torsten.
Allerdings hätte er sich ein paar mehr technische Themen gewünscht: "Bei den vorigen Open Spaces gab es Workshops, in denen wir uns zusammengesetzt und ganz schnell Programme entwickelt haben!"
Naja, Du hättest ja einfach selbst einen Vorschlag einbringen können, Torsten. 😉
Unsere Azubis Alisa und Saskia, die das erste Mal bei einer Open-Space-Konferenz dabei waren, waren positiv überrascht. "Wir haben ehrlich gesagt befürchtet, dass nur technische Dinge angesprochen werden, aber das war ja dann nicht so. Die freie Gestaltung ist auch ganz cool, weil wir selbst entscheiden konnten, welche Workshops wir besuchen", erzählt Saskia.
Eine eigene Session hat sie zwar nicht geleitet, jedoch kann sich Alisa gut vorstellen, "beim nächsten Open Space selbst ein Thema anzusprechen, das uns Azubis betrifft. Aber selbst wenn nicht, bin ich nächstes Mal auf jeden Fall wieder dabei!"
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Weiterführende Informationen
Das Open-Space-Konzept: Prinzipien, Regeln, Besonderheiten
Open Space: Wie das Format funktioniert und was dahintersteckt
Agile Organisation bei //SEIBERT/MEDIA: Live-Session über Konzepte und Methoden
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