Scrum-Meetings: Welche Ziele sie haben, was das Team in ihnen macht und was sie dem Kunden bringen

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Zu Scrum-Projekten gehören verschiedene Meetings als feste Bestandteile des agilen Entwicklungsprozesses. In diesem Zusammenhang kommt es vor, dass Auftraggeber, die noch nicht mit einer Projektumsetzung nach Scrum vertraut sind, früher oder später Vorbehalte äußern:

In der Zeit, in denen die Mitarbeiter in Meetings sind und jeden Tag vor dem Board stehen, entwickeln sie doch nichts für mich. Der kommunikative Aufwand in Form von Backlog-Grooming, Sprint-Planung, täglichen Meetings und zusätzlich auch noch Reviews und Retrospektiven ist für mich ein Kommunikations-Overhead. Warum soll ich so viel interne Abstimmung bezahlen?

Um hier Missverständnisse zu vermeiden, wollen wir noch einmal darstellen, was in den Scrum-Meetings passiert, warum sie für das Projekt wichtig sind und was der Kunde davon hat.

Backlog-Grooming

Was macht das Team?
Ziel ist die gemeinsame Aufbereitung und Konsolidierung der User-Stories und ihrer Akzeptanzkriterien sowie eine Storypoint-Beschätzung (nach Bedarf und eher bei größerem Umfang). Das Umsetzungsteam macht sich mit den anstehenden Anforderungen vertraut, wirft Fragen auf, die vor der Umsetzung geklärt werden müssen, und tauscht sich über den besten technischen Weg für die Realisierung aus. Die Beschätzung wird vorgenommen, um eine Aussage über Komplexität und Umfang treffen zu können.

Vorteile für den Kunden
Eine klare Vorstellung von und die Identifikation mit der technischen Umsetzung reduziert den Kommunikationsbedarf im Projektverlauf und schafft Klarheit. Nicht funktionale Anforderungen werden geklärt und Herausforderungen bei der Umsetzung identifiziert, um sie gegebenenfalls frühzeitig an den Kunden zu kommunizieren. Eine gute Aufbereitung der Anforderungen in Form von guten User Stories kann die Entwicklungsgeschwindigkeit eines Teams sehr stark positiv beeinflussen.

Daily Standup

Was macht das Team?
Das Team bespricht gemeinsam die nächsten kurzfristigen Schritte im Projekt. Das Daily Standup kann daher als eine Einsatzplanung verstanden werden. Die Abstimmung des Teams über die offenen Punkte für den Tag ist kurz und zielgerichtet (zehn bis 15 Minuten). Hierbei werden standardmäßig folgende Fragen geklärt: Was habe ich gestern gemacht? Was hat mich dabei behindert? Was mache ich heute?

Vorteile für den Kunden
Wie gerade gesagt: Die Kommunikation ist zielgerichtet, und sie ist aufgabenfokussiert. Hier geht es um die tatsächliche Umsetzung der To-dos. Es wird sichergestellt, dass alle Projektbeteiligten den wichtigsten Beitrag liefern, den sie für das Sprintziel leisten können. Es gibt keine Leerlaufzeiten, die zu Verzögerungen der Auslieferung führen könnten. Wichtige Informationen werden zu einem Zeitpunkt an alle beteiligten Personen kommuniziert.

Sprint-Planning

Was macht das Team?
Das Team bespricht den Umfang des nächsten Sprints und plant die Realisierung ein. Darüber hinaus werden die Akzeptanzkriterien der User-Stories konsolidiert und gegebenenfalls Beschätzungen vorgenommen. Im Mittelpunkt steht hier vor allem die Klärung von Fragen hinsichtlich technischer Abhängigkeiten und der Umsetzung. Der Product Owner kommuniziert dem Team den Kundenwunsch und stellt den gewünschten Umfang aus Benutzerperspektive vor. Die Entwickler treffen eine realistische Einschätzung darüber, was im geplanten Zeitraum umgesetzt werden kann.

Vorteile für den Kunden
Informationen und Wünsche des Kunden werden direkt und nicht auf Umwegen oder per “Stille Post” transportiert. Das erhöht das gemeinsame Verständnis der Zielvision. Eine Beschätzung bringt Rückschlüsse auf die Fertigstellung und reduziert Unsicherheit aufseiten des Kunden. Nach dem Sprint-Planning besteht Transparenz darüber, was das Team glaubt, bis zum Ende des Zyklus’ realistisch liefern zu können.

Task-Breakdown

Was macht das Team?
Im Task-Breakdown konkretisiert das Team die User-Stories für den nächsten Sprint durch das Herunterbrechen auf einzelne Aufgaben, die am Task-Board für die schnelle Abarbeitung dokumentiert werden. Größere Arbeitspakete, die Kunde und Product Owner aus Benutzerperspektive beschrieben haben, werden von den für die Umsetzung verantwortlichen Kollegen also in kleine technische Tasks für die Abarbeitung zergliedert.

Vorteile für den Kunden
Kleine Arbeitspakete schaffen Klarheit und verringern den Bedarf an Rückfragen. Das sorgt für eine Reduzierung des Aufwands und spart “Ehrenrunden”.

Review

Was macht das Team?
Das Review-Meeting ist ein Abnahme-Meeting, in dem die fertiggestellten Aufgaben gemeinsam geprüft und die Qualität der Sprint-Ergebnisse sowie ihre wunschkonforme Umsetzung sichergestellt werden. Der Product Owner als Anwalt des Kunden nimmt die Resultate anhand der Akzeptanzkriterien ab. Gegebenenfalls wird kleinerer Anpassungsbedarf identifiziert und für die Bearbeitung dokumentiert.

Vorteile für den Kunden
Im Review wird die Qualität der Ergebnisse gewährleistet. Anpassungsbedarf oder Bugs lassen sich schnell identifizieren und können ad hoc besprochen und dokumentiert werden. Der Entwickler, der erkannte Probleme am schnellsten lösen kann, nimmt die Anpassung vor. Der Kunde und die umsetzenden Kollegen sprechen direkt miteinander. Durch das persönliche Gespräch wird die Identifikation mit dem Projekt erhöht und das Verständnis für das Umfeld des Kunden geschärft.

Retrospektive

Was macht das Team?
Was lief gut und was wollen wir verbessern? Auf Basis dieser Fragen reflektiert das Team seine Zusammenarbeit im Projekt, resümiert die letzte Umsetzungsphase und durchläuft einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Es werden konkrete Verbesserungsmaßnahmen beschlossen und in der folgenden Zeit dann auch realisiert.

Vorteile für den Kunden
Vordergründig hat die Retrospektive nichts mit dem Projekt und seiner Umsetzung zu tun. Doch tatsächlich ist sie eines der wichtigsten Elemente im Rahmen der Arbeit für den Kunden. Hier stellt das Team seine Ergebnisse und vor allem seine Prozesse auf den Prüfstand und legt den Grundstein dafür, in künftigen Sprints noch besser und schneller zu werden. Hier sei auf unsere Live-Session verwiesen, in der wir die Bedeutung der Retrospektive im agilen Prozess ausführlich beleuchten.

Fazit

Ja, Kommunikation ist ein zentraler Bestandteil eines Scrum-Projekts. Sie ist jedoch kein Selbstzweck, und das Vorgehen nach Scrum erzeugt prinzipiell auch keinen organisatorischen Overhead. Vielmehr unterstützt der Prozess dabei, die für die Umsetzung wichtigen Informationen zu kanalisieren und zielgerichtet zu kommunizieren. Daher ist diese Abstimmung nicht nur werthaltig, sondern trägt auch zu mehr Effizienz bei. Kunden profitieren von einer höheren Qualität, einer optimierten Abarbeitung und Umsetzung der Anforderungen und der regelmäßigen Auslieferung höchstwertiger Ergebnisse.

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