Budgetplanung in Scrum-Projekten und Reaktionsmöglichkeiten auf Kostenexplosionen

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Komplexe IT-Projekte sind immer Unsicherheiten ausgeliefert. Zumeist sind die Rahmenbedingungen unklar, es bestehen Abhängigkeiten von Drittsystemen und/oder –dienstleistern, neue Technologien sollen zum Einsatz kommen, Prioritäten ändern sich, neue Anforderungen treten auf den Plan. Dementsprechend schwierig ist auch eine seriöse und solide Beschätzung des Umsetzungsaufwands, und zwar unabhängig von der Projektmanagementmethode. Doch die Risiken sind in Scrum-Projekten deutlich geringer, da Sie das Budget stets voll kontrollieren.

Grobe und schnelle Initialbeschätzung, die nach und nach angepasst wird

In klassischen Projekten werden im Vorfeld sämtliche Anforderungen an das Produkt exakt definiert und alle Details auf der Grundlage von Erfahrungswerten beschätzt. Während diese Beschätzung im Wasserfallprojekt aufwändig ist und sehr lange dauern kann, weil sie möglichst akkurat sein muss (was sie letztlich aber so gut wie nie ist), ist sie im Scrum-Projekt zwar grob, aber sehr schnell durchgeführt: Bei einer verhältnismäßigen Initialbeschätzung wird die Komplexität von Anforderungen anhand von Story Points eingeschätzt. Aus diesen Werten entsteht dann ein Ausblick auf das erforderliche Gesamtbudget. (Ausführliche Informationen zu verhältnismäßigen Beschätzungsmethoden in agilen Projekten bietet unsere Live-Session zu diesem Thema.)

Ein Vorteil dieser Herangehensweise ist die Geschwindigkeit: Häufig kommt das Team in gerade mal ein bis zwei Stunden zu Ergebnissen. Das geht so schnell, weil das Team die Komplexität der Anforderungen am Anfang nicht erfassen kann; die Schätzungen sind erfahrungsgemäß sehr grob.

Gesamtbudget wird mit jeder Iteration transparenter

Doch im Gegensatz zum Wasserfallprojekt mit seinem Pflichtenheft sind die eingangs getroffenen Beschätzungen nicht fix. Dafür werden sie immer realistischer: Sobald das Projekt beginnt, werden die Anforderungen und Rahmenbedingungen mit jeder Iteration klarer und hat das Team durch die leistungsfähigen relativen Beschätzungsmethoden die Möglichkeit, immer genauer abzusehen, was ein Komplexitätspunkt in Budget umgerechnet bedeutet und wie hoch das Gesamtbudget sein wird.

Nach wenigen Iterationen – und damit sehr früh im Projektverlauf – verfügt der Kunde über wirklich belastbare und valide Informationen zum erforderlichen Budget.

Reaktionsmöglichkeiten auf ein Gesamtbudget, das höher als geplant ist

Was geschieht nun, wenn die Beschätzungen sich nach einigen Sprints immer deutlicher und nach oben hin von den Eingangsschätzungen unterscheiden? Verliert der Kunde im Scrum-Projekt jegliche Kontrolle über das Budget?

Im Gegenteil: Dank regelmäßiger Informationen im Hinblick auf das nötige Gesamtbudget hat er jederzeit Möglichkeiten zu reagieren. Hier spielt Scrum nämlich eine seiner Trumpfkarten aus: Früh im Projekt verfügt der Kunde über eine funktionsfähige Software mit den am höchsten priorisierten Kernfunktionen, die den größten Kundennutzen bieten. Vor diesem Hintergrund hat er vier Optionen:

  • Wenn die komplette Umsetzung aller Anforderungen voraussichtlich kostspieliger wird als budgetiert, kann der Kunde das Projekt frühzeitig abbrechen. Eine Grundversion des Projekts wird in der Regel schon nach wenigen Iterationen ausgeliefert.
  • Der Kunde kann das Projekt bis zum Erreichen des geplanten Budgets laufen lassen und dann aussetzen oder auch beenden. Er hat auf jeden Fall eine Software, die die wichtigsten Funktionen enthält und funktioniert.
  • Alternativ hat der Kunde die Möglichkeit, den Projektumfang zu ändern, indem er weniger wichtige Funktionen nach hinten verschiebt oder weglässt.
  • Viertens kann der Kunde natürlich das Budget anpassen.

Fazit: Volle Budgetkontrolle und damit volle Flexibilität

Nein, am Anfang eines Software-Projekts kann seriös keine realistische Planung vorgenommen werden. Das gilt für klassische ebenso wie für Scrum-Projekte und hat auch nichts mit den Fähigkeiten eines Dienstleisters zu tun, sondern ist dem Wesen komplexer IT-Projekte geschuldet.

Doch im Scrum-Projekt ist stets eine transparente Budgetkontrolle gewährleistet. Kostenexplosionen, die man im Wasserfallprojekt notfalls schlucken muss, sofern man am Ende auch tatsächlich ein Software-Produkt erhalten möchte, sind mit Scrum vermeidbar, wobei der Kunde trotzdem eine hochqualitative Software hat – sie enthält gegebenenfalls nur nicht alle eingangs vorgesehenen Features. Deshalb ist Scrum unserer Ansicht nach budgettechnisch auch aus Kundensicht der weitaus bessere Ansatz, um ein Software-Projekt durchzuführen.

Video-Beratung: Scrum und Budgetplanung

In diesem Video aus unserer Online-Beratung via Web-TV vertiefen Paul Herwarth und ich die gerade angesprochenen Aspekte. Den Beitrag können Sie unten auch im MP4-Format zum Offline-Anschauen herunterladen.

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