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Bei //SEIBERT/MEDIA sind wir bestrebt, agile Konzepte und Methoden über die Software-Entwicklung hinaus im gesamten Unternehmen zu verankern und auf alle Prozesse auszuweiten. Ein wichtiges Instrument im Rahmen unserer agilen Organisation ist Open Space, die sogenannte Un-Konferenz.

Das Open-Space-Konzept

Open-Space-Konferenzen stehen für Interaktivität, Kommunikation und Austausch und werden bei uns intern regelmäßig durchgeführt. Wie der Name schon andeutet, ist ein Open Space ziemlich offen: Ein gemeinsames Grundthema (quasi als Rahmen), die Räume und bestimmte Zeit-Slots sind vorgegeben. Dann wird der Ball auch schon an die Teilnehmer abgegeben.

Die Idee dahinter: Bei klassischen Weiterbildungsveranstaltungen und Konferenzen entsteht erfahrungsgemäß ein Großteil des Mehrwerts durch die Gespräche, die die Leute am Rande führen. Hier kann man individuelle Fragestellungen thematisieren, Erfahrungen wirklich austauschen und auch Antworten erhalten.

Dort setzt das Open-Space-Konzept an und macht diesen gewinnbringenden Smalltalk zum Programm. Es gibt keine im Vorfeld festgelegten Referenten und Vortragsthemen. Vielmehr werden alle Teilnehmer als Mitgestalter verstanden; sie können völlig frei und ohne Vorgaben die Themen einbringen, die ihnen am Herzen liegen, und mit anderen Interessierten diskutieren.

Im Zusammenhang mit Open Spaces fällt häufig das Wort Un-Konferenz, was nicht als abwertend zu verstehen ist. Die eigenverantwortliche Arbeit steht im Mittelpunkt und soll den Teilnehmern eine erhöhte Partizipation und Entfaltung ermöglichen. Sie entscheiden selbst, worüber sie sich austauschen möchten und wie stark sie sich in die diversen Sessions einbringen.

Von Strategiemeetings zur Einbeziehung aller Mitarbeiter

Die Open Space-Konferenzen bei //SEIBERT/MEDIA haben sich aus klassischen Strategiemeetings heraus entwickelt. In der Regel kommt in solchen Meetings eine feste Gruppe von Führungskräften zusammen, um über die strategische Ausrichtung des Unternehmens zu diskutieren und zu entscheiden. Nicht selten vermischten sich dabei strategische und operative Themen sehr stark.

Beflügelt durch die positiven Erfahrungen mit unseren ersten agilen Teams, hat sich uns die Frage aufgedrängt, warum überhaupt nur ein eingeschränkter Teilnehmerkreis diese Themen besprechen sollte. Schließlich steht "Agile" auch dafür, Probleme dort zu lösen, wo sie entstehen: Die von einer Herausforderung direkt Betroffenen haben häufig auch die besten Lösungsideen, sie sind einfach näher am Geschehen und sollten somit auch die Chance haben, Entscheidungen selbst zu fällen.

Open Spaces bieten den Raum dafür und die Möglichkeit, zusätzlich weitere Personen aus dem Unternehmen mit einzubeziehen, die sich ebenfalls für das Thema interessieren.

Open Space: So läuft es ab

Open Spaces finden bei //SEIBERT/MEDIA alle zwei Monate im Wechsel mit Hackathons statt. Ein solches Treffen wird im Vorfeld natürlich in unseren internen Kommunikationskanälen angekündigt. Einige Mitarbeiter hinterlegen Themenideen vorab auch schon im Firmenwiki, um abzuklopfen, ob grundsätzlich Interesse an einem Austausch besteht. Das ist aber kein Muss.

Am Open-Space-Tag kommen alle Teilnehmer zu einer kurzen Eröffnung zusammen. Ein Moderator erklärt Neulingen, die zum ersten Mal bei einem Open Space dabei sind, die wenigen Regeln, die das Konzept vorsieht. (Siehe hierzu unseren einführenden Artikel und unsere Grafik rechts. Dieses Poster steht unter der Creatice-Common-Lizenz. Sie können es also gerne frei für Ihre Zwecke verwenden und zum Beispiel Ausdrucke anfertigen und es in Webseiten oder in Ihr Intranet integrieren, sofern die Grafik in allen Details unverändert bleibt.) Auf einem Board werden Räume und Zeitkorridore in einer Matrix abgebildet, hier tragen die Mitarbeiter ihre Themenvorschläge ein. Dann kann es auch schon losgehen.

Was nun passiert, ist so gut wie nicht reguliert. Zwar besprechen die meisten Teilnehmer ihre Themen mit anderen Interessierten im Rahmen interaktiver Vorträge oder von Diskussionsrunden. Es kommt aber durchaus auch vor, dass Entwickler zusammen etwas coden oder dass sich Mitarbeiter einfach bei einem Kaffee ganz spontan zu einem gar nicht vorgesehenen Komplex besprechen.

Wer Interesse an einem Thema hat, kann daran teilnehmen; einige Leute steuern mehr bei, andere weniger. Wer alles gesagt hat, was er sagen wollte, und meint, keinen Nutzen mehr aus der weiteren Diskussion ziehen zu können, geht einfach. Wer sich für mehrere Themen interessiert, schlendert von Gruppe zu Gruppe, um hier ein bisschen und dort ein wenig aufzuschnappen und mitzureden. Wer am Kaffeeautomaten ein anregendes Gespräch mit einem Kollegen hat, unterhält sich dort eben in Ruhe. Das ist alles völlig legitim und ganz im Sinne des Konzepts.

Was zählt, sind der produktive Austausch und die Einbindung unserer Mitarbeiter in die Entscheidungsprozesse des Unternehmens. Dieser Austausch mitsamt der Entscheidungsfindung erfolgt auf Augenhöhe: Jeder Teilnehmer – ob Azubi oder Gesellschafter – ist gleichberechtigt, jede Stimme zählt.

Die angesprochenen Zeitfenster sind dabei übrigens flexibel: Ein Brainstorming braucht mitunter seine Zeit. Andererseits ist es wenig sinnvoll, eine Gruppe, die sehr zügig zu guten Ergebnissen gekommen ist, bis zum offiziellen Ende des Timeslots weiter grübeln zu lassen.

Das Open Space endet mit einer kurzen Retrospektive, in der die Gruppen ihre – zumeist auf Boards festgehaltenen – Ergebnisse präsentieren, die auch noch an den nächsten Tagen auf dem Flur zugänglich sind.

Video: So geht Open Space bei //SEIBERT/MEDIA

In diesem Video greifen Martin Seibert und ich einige der oben angesprochenen Aspekte nochmals auf und vertiefen die Umsetzung des Open-Space-Konzepts bei //SEIBERT/MEDIA:

Dieses Video downloaden (MP4, 85 MB)

Fazit

Für uns ist Open Space zu einem wirklich wertvollen und wichtigen Instrument geworden. Open Spaces sind herrlich produktiv und konzentriert und generieren tolle Ergebnisse. Am eindrucksvollsten ist, dass die Mitarbeiter ohne Vorgaben "von oben" und auch ohne Beteiligung zum Beispiel eines Geschäftsführers Themen, die ihnen unter den Nägeln brennen, kompetent und selbständig erarbeiten und in der Lage sind, für strategische Herausforderungen wirklich sinnvolle Lösungen zu schaffen. Dabei profitieren die Entscheidungsfindungen und Problemlösungen nicht zuletzt von der bereichs- und teamübergreifenden Kommunikation und Diskussion.

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Weiterführende Infos

Agile Organisation bei //SEIBERT/MEDIA: Grundlagen und Intention
Open Space bei //SEIBERT/MEDIA: Rückblick auf die jüngste Konferenz
Das Open-Space-Konzept: Prinzipien, Regeln, Besonderheiten
Wie das Open-Space-Format funktioniert und was dahintersteckt
Full Functional Teams im agilen Prozess

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