Es ist schon eine gewisse Herausforderung, seine Tagespost mit System zu verwalten und Dokumente bei Bedarf auch rasch wiederzufinden: Schnell gehen viel Zeit und Nerven verloren, während man sich auf der Suche nach einem bestimmten Brief durch seine Aktenordner wühlt. In diesem Artikel und im zugehörigen Video zeige ich, wie ich meine Post mit einem Paginierstempel in Kontext setze und mit der Web-Software Evernote manage und so den Aufwand für lästigen Papierkram so gering wie möglich halte.

Digitales Dokument und Originalbrief verknüpfen

Im Video unten bearbeite ich beispielhaft einen Brief mit der Kündigungsbestätigung eines Telefonanschlusses. Das Ziel besteht nun darin, eine digitale Version anzufertigen und diese mit dem abgehefteten Originaldokument zu verknüpfen, um bei Bedarf schnell auf diesen Brief zugreifen zu können.

Nötig dafür sind ein Basis-Account für das Dokumentenmanagement-Tool Evernote, ein Paginierstempel, mit dem man Dokumente fortlaufend nummerieren kann, ein Heftklammernentferner, ein Scanner oder ein Smartphone und natürlich ein Locher sowie Aktenordner, die ja in jedem Arbeitszimmer vorhanden sein dürften.

In Evernote suchen und anhand der Paginiernummer Originalbrief finden

Und so geht’s:

• Brief gegebenenfalls mit dem Heftklammernentferner entheften
• Dokument mit dem Paginierstempel nummerieren
• Dokument einscannen oder alternativ mit dem Smartphone abfotografieren
• Digitale Version in den Evernote-Account hochladen
• Originalbrief lochen und in einem Ordner ablegen, dessen Rücken mit den Von-bis-Paginiernummern der enthaltenen Dokumente beschriftet ist

Das war’s auch schon. Das gescannte Dokument wird also mit der Online-Software Evernote verwaltet. Der Clou daran: Evernote hat eine Texterkennung, indiziert die Inhalte der Dokumente und macht die Textelemente komplett durchsuchbar.

Benötige ich nun das Kündigungsschreiben zu einem späteren Zeitpunkt, rufe ich einfach meinen Evernote-Account auf, durchsuche die dort hinterlegten Dokumente nach Stichwörtern wie "Kündigung" und "Telefonanschluss", finde die digitale Version des Briefs und kann anhand der Paginiernummer schnell den entsprechenden Ordner mit dem Originalschreiben identifizieren – der Ordnerrücken ist ja entsprechend beschriftet.

Best-Practices-Video: Tagespost systematisch verwalten

Im folgenden Video zeige ich das gerade beschriebene Vorgehen am konkreten Beispiel:

Dieses Video downloaden (MP4, 183 MB)

Und wie machen Sie das? Haben Sie andere Methoden entwickelt, um System in Ihre Korrespondenz zu bringen? Lassen Sie’s uns gerne per Kommentar wissen! 🙂

Weiterführende Infos

Evernote: Offline-Dokumente digital ablegen, durchsuchen und finden
Ausführliche Demo von Evernote