Organisatorische Abgrenzung von Intranet und Internet-Auftritt

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Natürlich müssen Sie kein Internet-Professional sein, um den grundlegenden Unterschied zwischen dem Intranet eines Unternehmens und seinen Web-Präsenzen zu kennen: Das interne System ist nach außen hin gesichert und enthält nicht-öffentliche Informationen, die Inhalte im Internet sind für jedermann zugänglich. Schaut man aber genauer hin, wird deutlich, dass hier vielerlei Aspekte berücksichtigt werden müssen und eine Rolle spielen. In zwei Artikeln wollen wir also einmal tiefer in die Frage nach der Abgrenzung zwischen Intranet und Internet-Auftritt eindringen. Zunächst kommen wir zu den organisatorischen Gesichtspunkten, im Folgeartikel betrachten wir die technische Seite.

Im Mittelpunkt: die Bedürfnisse der Nutzer

Intranets und Internet-Auftritte unterscheiden sich voneinander grundlegend. Diese Unterscheidung ist sowohl auf organisatorischer als auch auf technischer Ebene zu treffen. Beide Systeme haben gemeinsam, dass sie Mittel sind, um bestehende Kommunikations- und Interaktionsmuster mit den jeweiligen Zielgruppen der Systeme digital abzubilden.

Intranet und Internet-Auftritte sind kein Selbstzweck, sondern mit ihnen versuchen Unternehmen das, was heute in der analogen Welt funktioniert, gut im digitalen Bereich abzubilden.

Gerade wenn die Schlagwörter Web 2.0 und Social Media fallen, ist damit häufig nur gemeint, dass die Systeme gewissermaßen menschlicher, nahbarer und besser auf die Bedürfnisse der Empfänger zugeschnitten werden:

Nicht wir bestimmen, wie der Internet-Auftritt oder das Intranet aussieht, sondern die Bedürfnisse unserer Nutzer.

Das ist eine grundlegende und unumstößliche Erkenntnis, mit der der Erfolg eines digitalen Systems steht oder fällt.

Organisatorische Abgrenzung

Ein Intranet richtet sich an Mitarbeiter und Unternehmensinterne. Oft werden Intranet und Extranet in einem oder zwei ähnlichen Systemen betrieben. Dann gehören auch Geschäftspartner, Lieferanten und bestehende Kunden zur Zielgruppe. Das Hauptziel von Intranets und Extranets ist die Förderung von Interaktion und Transaktion. Formen der Interaktion sind Kommunikation, Nachrichtenaustausch und Diskussion auf digitalem Weg. Als Transaktion in einem Intranet könnte man die Anmeldung zu einer Schulungsveranstaltung oder das Absenden eines Urlaubsantrags bezeichnen.

Ein Internet-Auftritt hat viele Zielgruppen, insbesondere aber Interessenten sowie künftige und teilweise auch bestehende Kunden. Zu den Nebenzielgruppen gehören oft Presse, Öffentlichkeit, eigene Mitarbeiter und Partner, Job-Interessierte und Bewerber.

Hauptaufgaben einer Internet-Präsenz sind eben die, sich den eigenen Kunden zu präsentieren und sie zu informieren. Häufig werden interessante Informationen rund um das eigene Produkt- und Leistungsangebot attraktiv dargestellt. Die Internet-Seite ist also zuallererst ein Marketing-Instrument.

Das Zwiebelschalenmodell

Organisatorisch lassen sich Intranet und Internet am besten über die Metapher einer Zwiebel erläutern. Es gibt zwingende Rechte für den Zugriff auf Informationen im Unternehmen, die unterschiedliche Ebenen der Zwiebel definieren:

Abb.: Das Intranet nach dem Zwiebelschalenmodell

  • Den umfassendsten Zugriff und die tiefsten Einblicke haben in eher klassisch geführten Unternehmen Gesellschafter und Geschäftsleitung. (Wir vernachlässigen an dieser Stelle, dass Gesellschafter in Aktiengesellschaftern weniger Zugriff als der Vorstand haben und gehen zur Vereinfachung von einem inhabergeführten Unternehmen aus.)
  • Auch die Personalabteilung hat sehr umfangreiche und persönliche Einblicke zum Beispiel in Gehälter und personalrelevante Informationen.
  • Die weiteren Führungskräfte im Unternehmen (hier Abteilungsleiter und Gruppenleiter) können neben eigenen kleinen "Zwiebeln in der Zwiebel", die hier auch aus Vereinfachungsgründen nicht modelliert sind, ebenfalls Zugriff auf Personaldaten der ihnen unterstellten Mitarbeiter haben.
  • Die Mitarbeiter selbst stellen in erfolgreichen Intranets häufig die meisten Informationen bereit, können aber nicht in das Innere der Zwiebel blicken. Im Intranet können die Nutzer also meist nach außen diffundieren, aber nie tiefer in die Zwiebel vordringen, als die eigene Position es zulässt.

Von der erwähnten Zwiebel in der Zwiebel sprechen wir, wenn zum Beispiel die Abteilung Forschung & Entwicklung eines Pharma-Unternehmens nur intern, aber nicht einmal der Geschäftsleitung Zugriff auf eigene Informationen gewährt.

Mit den Zielgruppen Externe Mitarbeiter, Partner & Lieferanten, Bewerber und Bestehende Kunden beginnt das Extranet eines Unternehmens, das technisch in der Regel in einem separaten System betrieben wird, um Informationssicherheit und eine klare Trennung zu kritischen Inhalten zu gewährleisten.

Web-Präsenz und Intranet integrieren?

Der Internet-Auftritt wird häufig mit Informationen aus dem Intranet gespeist: Ein erfolgreiches Intranet ist für die Marketing-Abteilung eine Goldgrube an hochwertigen Kundeninformationen, die lediglich ordentlich aufbereitet werden müssen.

Diese Diffusion von Inhalten vom Intranet ins Internet erfolgt zumeist in Form eines mehrstufigen Veröffentlichungsprozesses, an dessen Ende eine manuelle Übernahme der freigegebenen und aufbereiteten Inhalte in die Web-Präsenz steht.

Eine Integration zwischen Internet-Auftritt und Intranet ist dabei allerdings nicht erforderlich. Es bedarf keiner direkten Schnittstellen und keiner "Ein-System-Lösung". Derartige Vorschläge sind organisatorisch nicht zu rechtfertigen und folgen bestenfalls technischen Überlegungen, denen man allerdings mit großen Zweifeln begegnen sollte, weil die Zielgruppen und die Ziele so unterschiedlich sind.

Tatsächlich beruht der Wunsch nach einem einzelnen zentralen System für Internet und Intranet zumeist auf dem Ansatz einer (falsch verstandenen) Vereinfachung aufseiten des Unternehmens oder aber auf eiskaltem vertrieblichen Kalkül des Dienstleisters bzw. Anbieters, der die Lösung für das Unternehmen umsetzen soll.

Eine Integration zwischen Extranet und Internet-Auftritt ist indes denkbar und möglich. In der Regel ist eine einfache Verlinkung jedoch zweckmäßig und ausreichend.

Damit sind wir bei den technischen Aspekten der Abgrenzung. Mit diesen und mit einem Überblick über die unterschiedlichen Anforderungen an interne, halboffene und offene Systeme im Unternehmen befassen wir uns im zweiten Artikel zum Thema.

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