GoEdit: Wiki-Dateianhänge direkt in Confluence editieren

GoEdit ist eine brandneue Erweiterung, die es für einige Wiki-Systeme wie DrupalWiki schon gibt und die nun auch für Confluence verfügbar ist. Das GoEdit-Plugin erlaubt das Editieren von angehängten Dokumenten direkt im Wiki – und im Gegensatz zum WebDAV-Standard gilt hier das Motto Zero Configuration. Warum wir GoEdit wirklich cool finden, warum es so nützlich ist und was es kann, zeigen wir in diesem Artikel und in einer Videodemonstration mit Eugen Mayer vom Hersteller KontextWork.

Dateien ins Wiki integrieren

Eine Hoffnung vieler Unternehmen besteht darin, mit der Einführung eines Firmenwikis proprietäre, verteilte Dateiformate wie insbesondere Office-Dateien einzudämmen und nach und nach durch zentrale und kollaborativ erarbeitete Informationen abzulösen.

In der Praxis der Unternehmensrealität existieren proprietäre Dateiformate allerdings weiterhin: Auch trotz eines Wikis sind Präsentationen, Word-Dateien, Tabellen usw. in vielen Organisationen allgegenwärtig. Die Herausforderung besteht darin, diese Dokumente dennoch flexibel in einem zentralen System abzubilden, versionierbar zu machen und gemeinsam bearbeiten zu können. Der WebDAV-Standard galt hierfür als eine aussichtsreiche Lösung.

Der WebDAV-Standard in Unternehmen: Komplexe Herausforderungen

Confluence unterstützt WebDAV, den Standard zur Bereitstellung von Dateien in webbasierten Anwendungen. In der Theorie ermöglicht WebDAV es, eine Datei, die an eine Wiki-Seite angehängt ist, im Wiki zu öffnen und zu bearbeiten; nach dem Speichern wird sie als eine weitere Anhangsversion abgelegt.

Viele Kunden versuchen auch, damit zu arbeiten. Wobei die Betonung auf "versuchen" liegt. Trotz jahrelanger Entwicklung ist WebDAV nach wie vor nicht reif für den Einsatz in Unternehmen.

Das Protokoll ist leider sehr unzuverlässig, vor allem treten zahlreiche Kompatibilitätsprobleme zwischen den verschiedenen Browsern/Browserversionen, Betriebssystemen und Dateiformaten auf, WebDAV funktioniert in Confluence so gut wie nie ohne komplexe Rechnerkonfigurationen, und auch dann kommt es immer wieder zu nicht reproduzierbaren Problemen.

Die Herausforderungen sind so weitreichend, dass der Confluence-Hersteller Atlassian nunmehr offiziell verkündet hat, die WebDAV-Integration nicht länger in die eigenen Hände zu nehmen. Das Dreieck aus Anzeigen, Durchsuchen und Editieren von Dateianhängen im Wiki wird mit dieser Lösung nicht vollständig abgebildet. Mit GoEdit schon.

GoEdit: Volle Kompatibilität über alle Konfigurationen hinweg

Was man sich von WebDAV erhofft hat, bietet GoEdit: Angehängte Dateien können in Echtzeit im Wiki bearbeitet werden, und zwar über alle Browser, alle Betriebssysteme und alle Formate hinweg.

GoEdit integriert einen Bearbeiten-Button für Anhänge. Ein Klick öffnet die Datei in einem Fenster mit der entsprechenden Anwendung zum Editieren (beispielsweise MS Word), die in allen Funktionen vollumfänglich genutzt werden kann. Nach der Bearbeitung wird die Datei als neue Version inklusive aller Revisionsinformationen im Wiki gespeichert. Und das Schöne ist: Es funktioniert einfach.

In dieser Videodemonstration zeigen Eugen Mayer von KontextWork und ich am Beispiel eines frisch angehängten Word-Dokuments, wie einfach und elegant die Arbeit mit GoEdit in Confluence ist:


Dieses Video downloaden (MP4, 310 MB)

Die wichtigsten Vorteile von GoEdit

Fassen wir zusammen: Das sind die größten Vorteile dieser coolen Lösung als ausgereifte Alternative zur nativen WebDAV-Funktion von Confluence.

Dateien bearbeiten wie native Wiki-Inhalte: Dank GoEdit lassen sich Dateien in Confluence nicht nur anzeigen und durchsuchen, sondern auch editieren, als würde es sich um ganz normale Wiki-Inhalte handeln.

Zero Configuration: GoEdit ist in zwei simplen Schritten in die Confluence-Instanz installiert und kann sofort konfigurationsunabhängig genutzt werden. Es sind keine speziellen Rechnerkonfigurationen erforderlich.

Browser-, OS- und Software-Unabhängigkeit: GoEdit funktioniert quer durch alle Konfigurationen und ist unabhängig von der verwendeten Software (MS Office, Open Office, LibreOffice, PhotoShop, Visio, AutoCad, MS Project etc.), vom eingesetzten Browser (Internet Explorer, Firefox, Chrome, Opera etc.) und vom Betriebssystem des Nutzers (Windows, Linux, Mac etc.). Lediglich bei Mac OS X ist eine kleine Anpassung nötig (Java 6 wird benötigt).

Versionierung: Dateien werden transparent versioniert und sind mit allen gewohnten Revisionsinfos wie Bearbeiter und Änderungszeitpunkt versehen.

Zwischenspeichern ohne neue Versionen: Bei der Arbeit in einer Office-Anwendung speichern Nutzer oft zwischen. WebDAV legt für jede dieser Sicherungen eine neue Version der Datei an und macht damit die History unübersichtlich und müllt das Wiki mit nutzlosen Daten zu. GoEdit dagegen fragt nach dem Bearbeiten in einem Zwischenschritt ab, ob die Datei nun permanent gespeichert werden soll, und legt nur eine neue Version an.

Warum eigentlich Dateien im Wiki editieren?

Eingangs haben wir schon aufgegriffen, dass viele Organisationen mithilfe eines Wikis proprietäre Dateien eigentlich eindämmen wollen. Warum sollte man dann eine Grundlage für die Arbeit mit Dateien ausgerechnet im Wiki schaffen? Eigentlich sollen die Mitarbeiter doch den viel mächtigeren Editor nutzen, um ihre Inhalte ins Wiki zu stellen und gemeinsam weiterzuentwickeln.

Wie gesagt: Auch mit einem Wiki verschwinden Dateien nicht aus einem Unternehmen. Erfahrungsgemäß haben Mitarbeiter oft bestimmte Arbeitsmethoden und Verhaltensweisen verinnerlicht, die sich nicht über Nacht und schon gar nicht auf Befehl ablegen lassen. Das gilt für den Umgang mit E-Mails ebenso wie für die Arbeit mit Dateien und Office-Dokumenten.

In diesem Zusammenhang dürfte sich eine so ausgereifte Funktion wie GoEdit auch als strategisch richtig wertvolle Schnittstelle erweisen: Viele Nutzer fangen im Wiki überhaupt erst an, indem sie mit Dateien arbeiten, Präsentationen anhängen usw. Wenn das nicht gut funktioniert, verliert man schnell aktive User. Und Mitarbeiter, die in ihrer Office-Umgebung noch sehr verhaftet sind und sich dort sehr gut zurechtfinden, haben eine Möglichkeit, sich langsam an die native Wiki-Nutzung heranzuarbeiten. Kurz: Gerade für Wiki-Neulinge ist eine professionelle Funktion zum Bearbeiten von Dateien einfach sinnvoll und empfehlenswert.

Fazit

GoEdit ist ein cooles Werkzeug, das Confluence um eine Funktion erweitert, die bislang nicht in annähernd zufriedenstellender Form vorhanden war. Freilich vermeidet das Plugin keine Dateien, aber es trägt dazu bei, sie zentral und transparent versioniert vorzuhalten, und bietet die Möglichkeit der kollaborativen Bearbeitung solcher Dokumente. Gerade für den Einstieg in die Wiki-Nutzung ist das sicherlich ein nicht zu unterschätzender Anreiz.

GoEdit-Beratung und -Lizenzierung: Wir sind Ihr Partner!

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Weiterführende Informationen

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Häufige Fragen und Antworten zu GoEdit
Using WebDAV with Confluence


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