Online-Tickets für Konferenzen und Seminare: Wann kaufen Teilnehmer? Welche Tarife kommen an? Was kosten Tickets?

Amiando gehört zu den großen Online-Ticketing-Diensten. Auch //SEIBERT/MEDIA nutzt den Anbieter regelmäßig, um Tickets zum Beispiel für unsere JIRA- und Confluence-Zertifizierungsschulungen, die von uns organisierte Konferenz Tools4AgileTeams und andere Events zur einfachen Online-Buchung bereitzustellen. Nun hat Amiando stichprobenartig zahlreiche Ticketkäufe ausgewertet und ein paar interessante Statistiken aufbereitet. Wir wollen uns ansehen, was dabei in Sachen Konferenz- und Seminartickets herausgekommen ist.

Vier Wochen vor dem Event werden die meisten Tickets verkauft

Welche Rolle spielt eigentlich der Zeitpunkt beim Ticketkauf? Wie entwickelt sich der Verkauf im zeitlichen Verlauf? Ist es weitgehend egal, ob Sie Ihre Tickets ein Jahr oder erst zwei Wochen vor der Veranstaltung auf den Markt geben? Auf solche Fragen bietet eine erste Amiando-Stichprobe (knapp 150.000 verkaufte Konferenz- und Seminartickets) interessante Antworten.

Sehr langfristig (mehr als ein halbes Jahr vor dem Termin) plant nur eine kleine Minderheit von Konferenz- und Seminarteilnehmern. (Wahrscheinlich werden auch nicht allzu viele Tickets schon so frühzeitig angeboten.) Ab ca. drei Monate vor der Veranstaltung nimmt der Verkauf dann langsam Fahrt auf.

Richtig in Schwung kommt der Ticketabsatz ca. einen Monat vor dem Event: Die meisten Tickets werden gut vier Wochen vor der Veranstaltung gekauft – das gilt sowohl für Konferenzen als auch für Seminare. Anschließend geht der Absatz deutlich zurück, um in den letzten Tagen vor dem Event nochmals anzuziehen. Dies sind die konkreten Zahlen der Verkäufe nach dem zeitlichen Verlauf:

Zeitpunkt des Ticketkaufs Konferenztickets Seminartickets
26 Wochen vor dem Event und früher 1,3% 1,3%
< 12 Wochen vor dem Event 13,8% 12,1%
< 8 Wochen vor dem Event 15,3% 9,9%
< 4 Wochen vor dem Event 25,5% 24,4%
< 3 Wochen vor dem Event 8,1% 8,1%
< 2 Wochen vor dem Event 9,3% 10,3%
< 1 Woche vor dem Event 10,8% 13,9%
> 1 Woche vor dem Event 15,8% 20%

Vergünstigte Early-Bird-Tickets kommen an

Amiando bietet die Möglichkeit an, Ticketverkäufe in unterschiedliche zeitliche Kategorien zu staffeln. Eine beliebte Möglichkeit ist der Early-Bird-Tarif: Frühbuchern soll die Teilnahme durch einen Preisnachlass auf den regulären Ticketpreis schmackhaft gemacht werden. Das Gegenstück zum Early-Bird-Ticket ist der Last-Minute-Tarif: Wer kurzentschlossen teilnehmen möchte, muss einen Aufpreis zahlen.

Amiandos nächste Stichprobe (4.500 verkaufte Tickets für 23 Events) zeigt, dass Kunden von der rabattierten Buchung offenbar rege Gebrauch machen. Das gilt quer über alle Veranstaltungsarten hinweg. (Gesonderte Aufstellungen für Konferenzen und Seminare bietet Amiando in diesem Zusammenhang nicht an.) Diese Verteilung liegt bei Amiando-Events vor, die die drei Tarife anbieten:

Tarif Verkaufte Tickets in der Kategorie
Early Bird 45,9%
Standard 43,0%
Last Minute 11,1%

Early-Bird-Tickets sind dabei im Schnitt 19% günstiger als der Standardtarif, Last-Minute-Tickets 14% teurer.

Und was kosten Konferenz- und Seminartickets eigentlich?

Ohne eine Aufschlüsselung nach Konferenzarten lassen sich aus Amiandos Zahlen (dritte Stichprobe mit knapp 130.000 verkauften Tickets) wie zu erwarten keine allzu belastbaren Aussagen ziehen, siehe die Tabelle unten.

Ein gewisser Trend immerhin zeichnet sich ab: Zwischen 200 und 500 Euro pro Ticket werden für 19% der Konferenzen aufgerufen (zweitstärkste Gruppe). Über diesen Preis hinaus gibt es einen deutlichen Knick: Mehr als 500 Euro pro Teilnehmer sind nur für 12% der bei Amiando abgebildeten Konferenzen fällig. Außerdem ganz interessant: Werden die geforderten Ticketpreise mit den tatsächlichen Teilnehmerzahlen in Relation gesetzt, ergibt sich ein Durchschnittsticketpreis für Konferenzen in Höhe von 313 Euro.

Weniger heterogen ist die Preisgestaltung dagegen bei Seminaren: 60% der Amiando-Tickets kosten zwischen 20 und 100 Euro. Mehr als 500 Euro sind nur für 7% der Seminarteilnahmen fällig.

Preis pro Teilnehmer Konferenztickets Seminartickets
< 10 Euro 4% 3%
< 20 Euro 8% 11%
< 50 Euro 23% 35%
< 100 Euro 17% 25%
< 200 Euro 17% 10%
< 500 Euro 19% 9%
< 1.000 Euro 8% 5%
> 1.000 Euro 4% 2%

Fazit

Die Zahlen von Amiando gehen nicht aus einer wissenschaftlichen Studie hervor, sondern basieren wie gesagt auf Stichproben. Wahrscheinlich sind sie auch nicht ohne weiteres auf andere Ticketportale übertragbar. Einige Handlungsempfehlungen lassen sich aber sicherlich aus ihnen ableiten.

Eine Kurve, die akkurat ansteigt, je näher die Veranstaltung rückt, darf man bei Ticketverkäufen für Konferenzen und Seminare nicht erwarten. Vielmehr gibt es Absatzspitzen und -flauten zu bestimmten Zeitpunkten vor dem Event. Gerade den Zeitraum um vier Wochen vorher sollte man im Auge haben: Diese Daten können möglicherweise schon brauchbare Hinweise über die spätere Auslastung geben. Early-Bird-Tickets sind zudem eine gute Möglichkeit, um frühzeitig einen festen Teilnehmerkreis zu generieren und Planungssicherheit zu schaffen.


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