Hürden bei einer Firmenwiki-Migration zu Confluence und warum es sich lohnt, sie zu überspringen (Teil 2)

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Unternehmen, die von ihrem bestehenden Firmenwiki-System auf Confluence umsteigen wollen, müssen einige Hürden nehmen: Die bestehenden Nutzer haben sich gegebenenfalls an die Plattform gewöhnt, ein Systemwechsel ist immer auch ein Trade-off-Geschäft, die Überführung von Bestandsinhalten ist aufwändig und schmerzhaft. Im vorangegangenen Artikel haben wir diese häufig auftretenden Herausforderungen ausführlicher beschrieben. In diesem Beitrag zeigen wir nun, warum sich der Schritt zu Confluence dennoch lohnt und weshalb eine schweißtreibende Migration den Aufwand wert ist.

Volle Integration in die Infrastruktur

Confluence integriert sich nahtlos in bestehende Infrastrukturen und wird als echte Single-sign-on-Lösung implementiert, die LDAP und Active Directory voll unterstützt.

Hunderte Plugins ermöglichen es, Confluence quasi in jedes spezifische Systemszenario einzupassen und gegebenenfalls auch an eine bestehende größere Productivity-Suite anzukoppeln. Die Integration mit Office und SharePoint ist gut, die Verzahnung gerade mit anderen Werkzeugen aus dem Hause Atlassian wie JIRA vorbildlich.

Bessere Usability

In Sachen Nutzerfreundlichkeit ist Confluence selbst "out of the box" und ohne jede individuelle Anpassung und spezifische Usability-Optimierung am Markt weit und uneinholbar in Führung; die bislang letzten großen Schritte in diese Richtung waren die Einführung des neuen Rich-Text-Editors (Version 4.0) und der neuen intuitiven Oberfläche (5.0).

Sicher waren gerade vom neuen Editor zunächst nicht alle Confluence-Nutzer begeistert – insbesondere Heavy-User und Entwickler haben seinerzeit deutlich vernehmbar gemurrt –, aber retrospektiv betrachtet hat sich diese Umstellung als Gold wert erwiesen.

Der Editor ist so einfach bedienbar wie eine (aufs Wesentliche zurückgeschrumpfte) Textverarbeitung, externe Multimediainhalte lassen sich einfach über Links direkt einbinden, für Anhänge bietet Confluence Drag-and-Drop-Unterstützung an. Selbst für die Erstellung komplexer Wiki-Seiten inklusive Makros für erweiterte Funktionalitäten sind keinerlei Programmierkenntnisse erforderlich. Auch Funktionen abseits der unmittelbaren Inhalte wie die Bereichsverwaltung oder das Nutzer- und Berechtigungsmanagement sind über komfortable Web-Oberflächen zugänglich. Sogar das Einspielen von Plugins ist eine Sache von wenigen Klicks.

Das macht gerade den Einstieg für neue User so einfach wie möglich – zugunsten der elementaren Mitarbeiteraktivierung: Weniger technikaffine Nutzer und Einsteiger werden nicht von einer komplexen Wiki-Syntax abgeschreckt, sondern können das System direkt aktiv nutzen. Schulungsaufwand für das Wiki-Onboarding entfällt. Und auch für erfahrene Wiki-Nutzer gilt die einfache Gleichung: Eine bessere Usability bedeutet mehr Effektivität und Effizienz und damit mehr Produktivität.

Mehr Funktionen

Confluence ist längst mehr als ein reines Wiki und hat den Weg zur Enterprise-Collaboration-Plattform erfolgreich eingeschlagen. Das System bietet neben den eigentlichen Wiki-Funktionalitäten auch @-Mentions, In-App-Benachrichtigungen in einer persönlichen Workbox und eine kleines Personal-Task-Management für Wiki-spezifische Aufgaben.

Die E-Mail-Integration ist top, auch die mobile Oberfläche für Smartphones und Tablets ist inzwischen wirklich gelungen. Die Liste der Confluence-Features für zahlreiche Use Cases (66 Beispiele finden Sie hier) ist so lang wie beeindruckend und umfasst rund 180 ausgereifte Funktionen. Hier ist ein Überblick.

Besserer Support durch die Community

Sicher steht hinter jedem Wiki eine mal größere, mal kleinere, aber zumeist engagierte Community. Und klar wird vor allem MediaWiki von einer riesigen Gemeinschaft entwickelt und unterstützt. In diesem Fall liegt der Fokus aber auf der Weiterentwicklung für Wikipedia.

Die Confluence-Community dagegen hat den Fokus klar auf den Wiki-Einsatz in Unternehmen und Enterprise-Teams gerichtet. Der Hersteller Atlassian liefert Major Releases im Halbjahresrhythmus aus und veröffentlicht darüber hinaus wirklich umfassendes begleitendes Material kostenfrei im Web.

Unternehmen und Konzerne in aller Welt unterstützen Confluence kontinuierlich mit Bug-Berichten, Feature-Wünschen, Beiträgen zur Dokumentation, öffentlichen Tipps, Tricks und Best Practices und entwickeln Plugins für spezifische Anwendungsfälle in Unternehmen, die teils kostenfrei, teils kostenpflichtig zur Integration in das eigene Wiki auf dem Atlassian Marketplace zur Verfügung gestellt werden. Einen Enterprise-Support wie den durch die Confluence-Community bietet keine andere Wiki-Plattform.

Bessere Beratung und Betreuung

Atlassian selbst bietet die reine Software an. Für individuelle Dienstleistungen rund um Confluence, für Implementierung, Customization, Strategieberatung, Training und Beratung hat Atlassian ein weltweites Partner- und Experts-Netzwerk etabliert. Diese Partner sind auf Atlassian-Produkte spezialisierte Unternehmen und unterstützen Kunden rund um eine professionelle Einführung und einen produktiven Betrieb von Confluence.

Unternehmen, die ein weniger verbreitetes Wiki betreiben, sind bei Herausforderungen und individuellem Anpassungsbedarf oft auf sich allein gestellt, weil es einfach nicht ausreichend Expertise am Markt gibt und weil zu wenige Dienstleister das System unterstützen. Confluence-Kunden dagegen finden im Netzwerk direkt einen erfahrenen regionalen Ansprechpartner für Dienstleistungen vom weitgehend standardisierten Trainings-Workshop über die Integration, die Designanpassung und die Skalierung des Wikis bis hin zur individuellen Plugin-Entwicklung.

Außerdem haben Atlassian-Partner wie //SEIBERT/MEDIA zumeist einen direkten Draht zum Hersteller und können so als deutschsprachige Schnittstelle zum englischen Atlassian-Support fungieren, spezifische Anforderungen wirksam vorantreiben und bei Problemen schnell und nachdrücklich eskalieren.

Fazit

Wie im ersten Artikel zum Thema gesehen, ist ein Umstieg von einer Wiki-Plattform auf eine andere nichts, was sich nebenbei erledigen lässt. Mitunter muss intern viel Überzeugungsarbeit geleistet werden, ein bestehendes System aufzugeben. Und was alles zum eigentlichen Migrationsprojekt gehört, haben wir in einem früheren Blog-Beitrag näher erläutert.

Doch der mittel- und langfristige Ertrag eines Umstiegs auf Confluence überwiegt die initialen Mühen. Durch seine Nutzerfreundlichkeit legt Confluence den Grundstein für mehr Produktivität im Unternehmen. Mithilfe der vielen Features lassen sich mehr Prozesse sinnvoll im Firmenwiki abbilden und zentralisieren. Atlassian und der Support der Community stellen eine schnelle Weiterentwicklung mit Enterprise-Fokus sicher. Die Unterstützung durch einen Atlassian-Partner wie //SEIBERT/MEDIA gewährleistet eine professionelle Individualisierung und eine nahtlose Integration sowie schnelle Problemlösungen. Erfahrungsgemäß lässt der hohe Return on Investment, den Confluence bietet, die Schmerzen der Migration bald vergessen.

Wir sind Ihr Confluence-Partner!

Haben Sie Fragen zu Confluence und Firmenwikis? Denken Sie über eine Einführung nach? Möchten Sie ein bestehendes System optimieren oder updaten oder von einer anderen Plattform migrieren? Wir sind offizieller deutscher Atlassian-Partner mit Erfahrung aus Hunderten Confluence-Projekten und unterstützen Sie gerne bei allen Aspekten rund um eine erfolgreiche Einführung.

Bitte sprechen Sie uns unverbindlich an und informieren Sie sich auf unserer speziellen Seite zum Thema Confluence als Enterprise Wiki. Ausführliche Infos zu unseren Wiki-Dienstleistungen mit Kalkulationsbeispielen haben wir zudem im Wiki-Orientierungsangebot in unserer Infothek zusammengestellt.

Weiterführende Infos

SkyWiki bei der Fraport AG: Von MediaWiki zu Confluence
Von Foswiki, TWiki, MediaWiki und anderen Open-Source-Systemen zu Confluence wechseln
Sinnvolle Confluence-Updates: Von der Weiterentwicklung von Confluence 3.5 bis heute profitieren
Welche Wiki-Software ist die richtige? Ergebnisse einer Studie
Das Confluence-Portal in unserer Infothek


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