JIRA-Workflows: Wiederholbare Prozesse, um zusammenzuarbeiten und zu skalieren

Wenn ein Unternehmen wächst, bildet sich eine einzigartige Kultur, die darauf basiert, wie die Mitarbeiter in kleinen Teams kollaborieren. Und großen Anteil daran, wie ein Team funktioniert, haben die Workflows – wiederholbare Prozesse, die es Leuten ermöglichen, zusammenzuarbeiten und dabei zu skalieren.

Dank seiner anpassbaren Workflows kann JIRA von vielen verschiedenen Arten von Unternehmen adaptiert werden, unabhängig von ihrer Kultur und Größe. Diese Workflows legen fest, wie JIRA in einem Unternehmen funktioniert. Umso wichtiger ist es, Sorgfalt und Zeit in die Anpassung der Workflows zu investieren – nur so lässt sich das Optimum aus JIRA herausholen. Dieser Artikel bietet Grundlagen, um JIRA-Workflows zu verstehen und richtig aufzusetzen.

Komponenten von JIRA-Workflows

JIRA-Workflows haben vier wesentliche Komponenten: Status, Transitionen, Bearbeiter und Lösungen. Als Beispiel kann hier eine öffentliche Bibliothek herangezogen werden, in der sich Leute Bücher und andere Medien ausleihen können. Diese Dinge könnten als JIRA-Vorgänge abgebildet werden und diesem einfachen Workflow folgen:

JIRA Workflows Bibliothek

Status: Wo?
Der Status repräsentiert die Position, die der Vorgang im Rahmen des Workflows gerade hat. Im Bibliotheksbeispiel kann ein Buch an einer dieser drei Stellen sein: in der Bücherei, bei einem Bibliotheksnutzer oder aus dem Bestand entfernt. Jeder Status sollte im Workflow unikal sein.

Transitionen: Wo?
Transitions sind die Brücken zwischen Status. Sie beschreiben, wie ein Vorgang von einem Status in einen anderen übergeht. In der Bibliothek werden Bücher ausgeliehen, zurückgebracht und von den Angestellten daraufhin geprüft, ob sie unbeschädigt sind. Anzumerken ist, dass Bibliotheksnutzer diese Überprüfung nicht durchführen können – das kann nur ein Mitarbeiter übernehmen. JIRA bietet die Möglichkeit, entsprechende Berechtigungen zu vergeben, sodass nur die richtigen Personen eine Transition veranlassen können.

Bearbeiter: Wer?
Workflows bestimmen, wie die Leute zusammenarbeiten. In JIRA diktiert der Autor die für einen Vorgang verantwortliche Partei. Wird im Bibliotheksbeispiel ein Buch ausgeliehen, würden wir den Vorgang dem Ausleiher zuweisen, sodass die Bibliothek weiß, welcher Kunde das Buch hat. Wenn das Buch zurückgegeben wird, würden wir den Bearbeiter wieder entfernen, sobald die Transition zurück in den Bestand erfolgt ist.

Lösung: Warum?
Die Lösung erklärt, warum ein Vorgang vom offenen in den geschlossenen Status übergeht. Wird ein Buch aussortiert, nimmt man es aus dem Bestand – dieser Vorgang ist gelöst. Lösungen könnten beschädigt, nicht mehr aktuell oder ähnlich lauten. Hier machen neue JIRA-Administratoren allerdings häufig zwei Fehler:

  • Lösung mit Status vermischen: Der Status beschreibt, wo im Workflow sich ein Vorgang befindet. Die Lösung erklärt, warum ein Vorgang nicht mehr durch den Workflow "schwebt". Um diese Features effektiv zu nutzen, wenn ein Buch aussortiert wird, sollte der Bibliothekar einen Status namens "aussortiert" anlegen und Lösungsoptionen wie "beschädigt" oder "nicht mehr aktuell" bereitstellen. Dann besteht die Möglichkeit, nach allen aussortierten Büchern zu suchen – mit der Option, danach zu suchen, warum sie nicht mehr im Bestand sind – und weitaus bessere Reporting-Metriken zu generieren. Und vor allem ist anhand der Lösung ersichtlich, ob ein Vorgang überhaupt aus dem richtigen Grund abgeschlossen wurde.
  • Lösung korrekt setzen: Eine Lösung muss gesetzt werden, wenn ein Vorgang vom Status offen in den Status geschlossen überführt wird. Wird er wiedereröffnet, muss die Lösung wieder entfernt werden. Im Bibliotheksbeispiel könnten die Bibliothekare sich dazu entscheiden, ein Buch wieder in die Zirkulation zu geben. Dazu müssten sie die Lösung wieder entfernen. Beispielsweise sollte ein Buch, das verliehen werden kann, nicht die Lösung "verloren" haben.

Workflows bauen: Stakeholder einbinden, einfach halten

Stakeholder integrieren
Bei Workflows geht es darum, Unternehmenskultur zu skalieren. Und Kultur dreht sich um Menschen. Es ist also sehr empfehlenswert, alle Stakeholder zu identifizieren, die in diesen Workflow involviert sind. Soll etwa ein Workflow das Produktmanagement, die Software-Entwicklung und den Support betreffen, sollte am besten auch ein Repräsentant aus jedem Bereich im Meeting sitzen: Die Person, die den Workflow erstellt, muss wissen, was den Beteiligten jeweils wichtig ist.

Weniger ist mehr
Meistens wollen die Stakeholder Status für jeden Teil des Workflows haben. Grundsätzlich ist das eine gute Sache, aber es ist zu bedenken, dass mit jedem Status neue Transitions hinzukommen und den Workflow komplexer machen. Workflows sollen Dinge einfacher und skalierbar machen. Wann immer dem Workflow ein neuer Status hinzugefügt wird, sollte man sicherstellen, dass der Stakeholder wirklich keine andere Option hat als den Workflow zu erweitern. Zwei Beispiele:

  • In vielen Unternehmen sind Code-Reviews wichtige Bestandteile im Software-Entwicklungsprozess. Beim Aufsetzen eines Workflows wird sich das Entwicklungsteam wahrscheinlich wünschen, dass es dafür einen Status gibt, damit ersichtlich ist, welche Vorgänge sich in der aktiven Entwicklung befinden und welche auf Reviews warten. Code reviewen und Code schreiben sind sehr unterschiedliche Dinge und es ist sinnvoll, einen neuen Status hinzuzufügen, der anzeigt, dass die Entwicklung beendet ist und nun jemand anderes verantwortlich ist.
  • Ein Testmanager hätte gerne einen neuen Status "abgelehnt" für alle Vorgänge, die durchs Review fallen. Hier wäre es jedoch sinnvoller, das nicht zu tun, denn ein Tester kann einen Vorgang einfach wiedereröffnen, wenn er sich im Review als fehlerhaft herausstellt.

JIRA mit Workflows skalieren

JIRA wird natürlich in zahlreichen Software-Entwicklungsteams genutzt. Doch JIRA kommt auch in ganz anderen Bereichen zum Einsatz, selbst bei der Verwaltung von Inventar, als Helpdesk und in vielen weiteren Anwendungsfällen. Wie kann ein System auf so unterschiedliche Arten und Weisen erfolgreich verwendet werden? Auf effektive Workflows, die Teams produktiver machen, kommt es an. Je mehr Leute in einem Unternehmen JIRA nutzen, desto einfacher ist es, Arbeit auch über Teams hinweg zu teilen – alles in einem System.

Wir sind Ihr JIRA-Partner

//SEIBERT/MEDIA ist offizieller deutscher Vertriebspartner von Atlassian. Wir unterstützen Sie gerne bei allen Aspekten rund um eine Einführung und produktive Nutzung von JIRA in Ihrem Unternehmen – von der strategischen Beratung und Planung über die Lizenzierung, Implementierung und Anpassung bis hin zur Aktivierung der Mitarbeiter und der Optimierung der Nutzung. Ausführliche Infos über JIRA-Projekte mit //SEIBERT/MEDIA inklusive Kalkulationsbeispielen haben wir für Sie in unserem umfangreichen JIRA-Orientierungsangebot vorbereitet.

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