Duplicate Content Defender für Confluence: Redundanzen und doppelte Arbeit vermeiden

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Das Plugin Duplicate Content Defender ist eine von //SEIBERT/MEDIA entwickelte Confluence-Erweiterung, die beim Erstellen neuer Wiki-Seiten auf bestehende ähnliche Inhalte hinweist. Wenn ein Nutzer eine neue Seite anlegt und den Titel eingibt, meldet das Plugin bei Überschneidungen korrespondierenden Content. Das funktioniert ganz einfach und hat einige Vorteile.

Automatische Hinweise auf mögliche Redundanzen

In Confluence ist das Anlegen eines neuen Dokuments eine Sache von zwei Klicks: Der Nutzer drückt auf Erstellen, wählt gegebenenfalls eine Vorlage und beginnt dann normalerweise, einen Titel für seine neue Seite einzugeben. An diesem Punkt wartet der Duplicate Content Defender.

Noch während der User tippt, zeigt das System ihm an, welche ähnlichen Dokumente in der Confluence-Instanz bereits vorhanden sind. Ab dem vierten eingegebenen Zeichen startet das Plugin im Hintergrund die Suche nach schon bestehendem und möglicherweise deckungsgleichem Content. Diese umfasst nicht nur Seitentitel, sondern die kompletten Inhalte. Beginnt der neue Titel wie im folgenden Beispiel mit "Example", werden also auch gegebene Dokumente erkannt, die diese Phrase zwar nicht im Titel haben, aber anderswo im Inhalt.

Die vier besten Treffer werden direkt unter dem Eingabefeld für die Seitenüberschrift eingeblendet.

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Dabei ist die Funktion dynamisch: Die Vorschläge ändern sich gegebenenfalls, wenn der Nutzer weitertippt. Zudem unterstützt das Plugin sogenannte Wildcards in Form von x-Zeichen als Ersatz für Buchstaben.

Vorhandene Inhalte direkt einsehen und editieren

Der Duplicate Content Defender kann noch mehr als lediglich auf die Titel von Dokumenten zu verweisen. Die Seitenvorschläge lassen sich anklicken; in einem Layover öffnet dann eine komplett formatierte Vorschau des entsprechenden Wiki-Dokuments.

So hat der User die Möglichkeit, sich bequem einen Überblick über den bestehenden Inhalt zu verschaffen, und kann schnell entscheiden, ob es sinnvoll ist, eine vorhandene Seite zu bearbeiten, statt eine neue Page anzulegen. Entscheidet er sich für die erste Option, gelangt er per Klick in den Editier-Modus.

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Vermeidung von doppelten Inhalten und doppelter Arbeit

Welche Intention verfolgt der Duplicate Content Defender nun? Die Funktion soll in erster Linie dazu beitragen, eines der größten Probleme organisch wachsender Enterprise Wikis einzudämmen: Redundanzen und damit Chaos.

Doppelt und dreifach vorhandene Inhalte sind unschöne Wiki-Klassiker und bilden eine nicht zu unterschätzende Herausforderung. Nutzer wissen oft nicht, ob Infos, die sie einstellen möchten, bereits in irgendeiner Form vorhanden sind. Arbeit wird doppelt erledig. Es ist schwer zu überblicken, welche von mehreren Seiten den aktuellen Informationsstand bietet. Es entsteht Rechercheaufwand. Und immer wieder lautet die Frage: Eine neue Seite anlegen oder (sofern vorhanden) ein älteres Dokument aktualisieren?

Hier setzt der Duplicate Content Defender an und nimmt Nutzern einiges an Unsicherheit und Arbeit ab. Sie müssen nicht erst die Confluence-Suche bemühen, um möglicherweise deckungsgleichen Content zu identifizieren. Das Plugin generiert automatisch eine Übersicht, ob und welche Dokumente die entsprechenden Informationen bereits bieten und welche Seiten gegebenenfalls ergänzt und erweitert werden können – eine kleine Funktion, die aber einiges an Potenzial für Zeitersparnis bei der Arbeit im Unternehmens-Wiki bietet.

Der Duplicate Content Defender von //SEIBERT/MEDIA wird in Kürze auf dem Atlassian Marketplace zur Verfügung stehen und kann dann kostenfrei getestet werden.

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