Fünf gute Argumente für Confluence Team Calendars

Persönliche Kalender sind prima für die persönliche Planung: Meetings, Verabredungen, Geschäftsessen. Was ein persönlicher Kalender nicht kann, ist, die Planungen eines ganzen Teams abzubilden. Angesichts der unterschiedlichen Projekte der Teammitglieder, der diversen Abwesenheiten und der Reisepläne usw. ist es nahezu unmöglich, alle Beteiligten im Bilde zu halten.

Das Plugin Team Calendars ermöglicht einen solchen Überblick direkt in Atlassians Social-Collaboration-System Confluence. Hier sind fünf gute Argumente dafür, sich Team Calendars mal genauer anzusehen.

1. Persönliche Kalender skalieren nicht auf Teamebene

Will man mit persönlichen Kalendern versuchen, Teamereignisse wie Abwesenheiten, Reisen oder Projektmeilensteine im Auge zu behalten, steht man in der Regel vor diesen Problemen:

  • Man muss zig verschiedenen Kalendern folgen.
  • Es ist für Teammitglieder schwierig, Ereignisse hinzuzufügen.
  • Für neue Teammitglieder ist es schwer, die Kalender zu finden und für sich freigeben zu lassen. Für Leute aus anderen Teams ist dies noch komplizierter.
  • Die Kalender befinden sich nicht in der tatsächlichen digitalen Arbeitsumgebung.

Team Calendars bietet Teams in Confluence eine zentrale Stelle, um gemeinsame Planungen abzubilden. Es ist einfach, einen Kalender für ein Team oder ein Projekt anzulegen und mit allen möglichen Ereignissen zu füllen: Reisen, Abwesenheiten, Versionen, Vorgänge und Sprints aus JIRA etc.

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Einem Kalender lassen sich sogar Ereignistypen hinzufügen. Für Sichtbarkeit und einen guten Überblick sorgen 13 unterschiedliche Icons für Ereignisse wie Systemwartung, Heimarbeit, Meetings, Trainings oder informelle Events.

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Auf diese Weise kann ein Team in einem einzigen Kalender alle Planungen organisieren, die wichtig sind.

2. Kurzfristige und langfristige Planung

Standardmäßig werden oft Monatsplanungen vorgenommen, wenn es darum geht, kommende Ereignisse in einem Kalender abzudecken. Allerdings ist es auch manchmal nötig, herauszuzoomen, um das große Ganze im Blick zu haben, oder hineinzuzoomen, um sich auf eine Woche oder auf einen einzelnen Tag zu fokussieren. Das unterstützt Team Calendars mit seinen diversen Kalenderansichten (Liste, Woche, Monat, Timeline) und ermöglicht so Teamplanungen auf beliebig großen und kleinen Skalen.

Mit der Timeline-Ansicht in Team Calendars kann beispielsweise auf drei Monate herausgezoomt werden, um eine Quartalsplanung einzusehen und anzupassen.

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3. Zeit- und Planungskonflikte vermeiden

Wer ist heute nicht im Büro? Jeden Tag im schwerfälligen HR-System nachzuschauen, ist eine ziemlich umständliche Lösung. Und mit geteilten persönlichen Kalendern ist es noch komplizierter zu erfassen, inwiefern Abwesenheiten anstehende Arbeiten beeinflussen. Es ist stressig und frustrierend, wenn z.B. die entscheidende Phase eines Projekts ansteht und man kurz vor der finalen Abstimmung feststellen muss, dass ein wichtiger Stakeholder im Urlaub ist.

Mit Team Calendars ist die obige Frage leicht zu beantworten, und Konflikte in Sachen Zeit und Planung sind direkt erkennbar. Ein klarer Blick voraus ist wichtig, wenn es darum geht, Projekte im Zeitrahmen auszuliefern.

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4. Integration mit JIRA

Jedes zweite Unternehmen, das Confluence nutzt, setzt auch JIRA ein. Zahlreiche Teams tracken also ihre Projekte mit JIRA und planen, kollaborieren und dokumentieren in Confluence. Die Integration zwischen Confluence und JIRA ist tief, und das trifft auch auf Team Calendars zu.

Team Calendars kann in JIRA erfasste Arbeiten direkt darstellen: Versionen und Vorgänge, Sprints in JIRA Agile und beliebige spezifische Datumsfelder lassen sich problemlos im Kalender einbinden.

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Im Kalender sind die JIRA-Informationen stets aktuell. Es ist sogar möglich, das Datum eines Vorgangs aus Team Calendars heraus zu ändern, indem das Issue einfach per Drag & Drop auf einen anderen Termin bewegt wird.

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5. Kalender im Kontext der täglichen Arbeit

Einer der größten Vorteile von Team Calendars besteht darin, dass Kalender im Kontext der Arbeit stehen. Beliebige Confluence-Dokumente wie Projektpläne, Roadmaps und Teamseiten können um Kalender erweitert werden, sodass Planung und Arbeit immer zusammen sichtbar sind.

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