Im ersten Teil dieses Artikels habe ich darüber nachgedacht, warum so viele Unternehmen auf SharePoint als Intranet-Lösung setzen, und einen Blick auf die interne unternehmenspolitische Gemengelage geworfen, die dazu führt. Falls Sie den ersten Beitrag noch nicht gelesen haben, empfehle ich es hiermit, denn dieser zweite Teil setzt dort nahtlos an. 🙂

SharePoint ist "out of the box" unbrauchbar, und wie es konfiguriert aussieht, ist geheim

"Unsere Anwender haben für uns immer höchste Priorität." Wer würde diesen Satz als IT-Leiter nicht unterschreiben wollen? Ist es nicht die Aufgabe der IT, für den reibungsarmen und nutzenbringenden Betrieb aller Systeme zu sorgen? Da liegt es doch nahe, das zu tun, was die Anwender brauchen und wollen, oder? Wenn man die Anwender schätzt, wäre es dann nicht sinnvoll, sie die unterschiedlichen Systeme, die es am Markt gibt, testen zu lassen?

SharePoint kann man ohne weitere Konfiguration in der Regel gar nicht benutzen. Es fällt vielen unserer Kunden und mir selbst schwer, sich überhaupt im System zurechtzufinden und zu verstehen, wie man gewünschte Anpassungen einstellt und das System in Betrieb nimmt.

Die Aussage von SharePoint-Beratern lautet an diesem Punkt dann meist: "Das System entfaltet erst nach der detaillierten Konzeption und Umsetzung seinen Nutzen für das Unternehmen."

Das bedeutet wohl aber auch, dass man erst nach der Projekt-Durchführung erkennen kann, ob es sinnvoll war, diese Lösung gewählt zu haben. Das ist nicht besonders anwenderfreundlich. Insbesondere dann nicht, wenn Projekt- und Einführungskosten entstehen, wie sie bei SharePoint üblich sind.

Unsere Erfahrungen sind da ganz andere. Wenn wir für ein LINCHPIN-Intranet-Projekt auf der Basis von Confluence bei einem Unternehmen eine Präsentation halten, dann gibt es dort meist schon einen Confluence-Fan. Jemanden, der mit dem System schon irgendwo arbeitet und so begeistert davon ist, dass er es mit in die Intranet-Ausschreibung drückt.

Das ist der Vorteil von Confluence. Man kann es ganz ohne Hilfe schon sehr gut nutzen und ein kleines Team kann direkt davon profitieren. Es kann aber auch für 50.000 Mitarbeiter als Intranet dienen, wie bei B.Braun.

Kennen Sie ein Unternehmen mit acht Menschen, die freiwillig intern SharePoint nutzen? Warum sollten das acht Teammitglieder in einem Unternehmen mit 80.000 Mitarbeitern tun?

SharePoint ist schrecklich teuer

Wenn man nicht den großen Batzen Kohle für die Microsoft-Strategie bereits versenkt hat, muss man SharePoint bezahlen. Und das kann richtig teuer werden. Sieben US-Dollar pro Nutzer und Monat sind schnell für Lizenzen ausgegeben. Das sind für 1.000 Nutzer noch "günstige" 84.000 US-Dollar jährlich. Für 50.000 Mitarbeiter wie bei B.Braun oder 6.500 Anwender wie bei DER Touristik rechne ich mal lieber gar nicht nach.

Ein einigermaßen nachhaltig denkendes Unternehmen wird zum Beispiel Kosten für fünf Jahre als Total Cost of Ownership (TCO) zusammenrechnen und kommt auf Lizenzkosten von 420.000 US-Dollar - für 1.000 User wohlgemerkt.

Microsoft selbst behauptet, dass für Projekte sechs bis neun Mal so viel aufgewendet wird wie für Lizenzen. Unglaublich! Aber rechnen wir einfach mal mit dem Sechsfachen des ersten Jahrespreises. Das wären dann nochmal 504.000 US-Dollar. Das bleibt ja noch sechsstellig. Alles gut?

Ein LINCHPIN-Intranet-Projekt auf Confluence-Basis hat einen garantierten Festpreis, der 250.000 Euro (oder US-Dollar) nicht überschreitet. Und die Software kann anschließend nicht nur fünf Jahre, sondern unendlich lange genutzt werden.

SharePoint wird als mächtig und potent wahrgenommen

Es ist mir völlig schleierhaft, wie Unternehmen so leichtfertig für eine SharePoint-Implementierung so viel Geld ausgeben können, um dann oft so bescheidene Ergebnisse zu erhalten, wie ich sie von Anwendern gezeigt bekomme. Dabei ist SharePoint als Software vermutlich gar nicht das Hauptproblem. Es wird als mächtig wahrgenommen. Und mit SharePoint kann man auch wirklich coole Sachen machen, wie Jakob Nielsen Jahr für Jahr in seinem Intranet Design Annual aufzeigt.

Aber die Anwendungsfälle und die Implementierung müssen zu den Bedürfnissen der Anwender passen. Mächtig ist nur, was mächtige Ergebnisse produziert, nachhaltig wirkt und trägt. Die SharePoint-Projekte, die wir sehen, sind zwar zumeist noch nicht lange ausgerollt, tragen in den Unternehmen aber eher zu mehr Frust bei statt zu mehr Produktivität im Alltag.

SharePoint stärkt Werte im Unternehmen, die überholt sind

In der Grundannahme ist SharePoint in vielen Facetten ein System, das Werte im Unternehmen stärkt, die ein modernes Intranet-Projekt einzudämmen oder abzuschaffen sucht. Letztendlich lassen sich die Ziele leicht zusammenfassen: Intranet 1.0 und Intranet 2.0. Und eigentlich ist es aus meiner Sicht egal, ob Sie das eine oder das andere Ziel verfolgen. Confluence ist deutlich günstiger und besser geeignet als SharePoint, um diese Ziele zu erreichen.

Intranet 1.0 - Nachrichten und Informationen ins Unternehmen bringen

Das ist in der Regel ein Bedürfnis, das das Top-Management, die Geschäftsführung, die (interne) Unternehmenskommunikation und das Personalwesen vereint. Es gibt ständig Änderungen und Informationen im Unternehmen, von denen möglichst schnell und unkompliziert möglichst alle Mitarbeiter erfahren sollen.

In Form von Nachrichten sollen diese Informationen von oben nach unten in das Unternehmen gelangen. Das muss einfach und schnell gehen. Sowohl für die Redakteure, die die Nachrichten erstellen, als auch für die Mitarbeiter, die sie lesen sollen. In diesem Bereich schätze ich SharePoint grundsätzlich noch ganz gut ein.

Intranet 2.0 - Digitale Zusammenarbeit über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg fördern

Das ist ein komplexes und umfangreiches Feld, das gemeinhin auch als "Social intranet" bezeichnet wird. Hier geht es darum, den Mitarbeitern Werkzeuge an die Hand zu geben, die ihnen bei ihrer täglichen Arbeit helfen. Der Anspruch ist hoch, denn es gibt inzwischen viele Spezial-Software, die bestimmte Anwendungsfälle wirklich ausgereift abbildet.

Wenn selbst das DAX-Schwergewicht Allianz im Vertrieb auf Salesforce (eine Anwendung in der Cloud) setzt, zeigt das, wie stark die Diversität in einem Umfeld ist, das in großen Unternehmen heute immer noch hauptsächlich hinter der Unternehmens-Firewall stattfindet. Wenn man sich der Cloud und den gehosteten Diensten für das eigene Intranet öffnet, hat SharePoint aus meiner Sicht längst den Anschluss verloren. Für mich ist der Marktführer dann Google Apps for Business.

Aber das ist eine andere Diskussion, und in Deutschland und bei vielen multinationalen Unternehmen spielen Lösungen hinter der Firewall die Hauptrolle. Für das Social Intranet gibt es zwei übergeordnete Anwendungsfälle und Vorbilder aus dem Internet. Das sind Wikipedia als Wasserspeicher sowie Facebook und Twitter als schnelle und unkomplizierte Kommunikationsplattformen.

Wikipedia im Unternehmen - Die Wissensplattform

Kein klassisches Lexikon schlägt Wikipedia. Darüber diskutiert heute kein Mensch mehr. Und warum funktioniert es in meinem Unternehmen nicht, dass wir all unser Wissen immer aktuell und für alle zugänglich dokumentieren? Die Antwort liegt in der Unternehmenskultur und in der Technologie.

Ich bin davon zwar alles andere als überzeugt davon, aber gehen wir an dieser Stelle mal davon aus, dass SharePoint und Confluence gleich gut darin sind, den Wikipedia-Anwendungsfall abzubilden. Doch in diesem Zusammenhang stärkt SharePoint Werte, die die kulturelle Veränderung im Unternehmen hin zu mehr Transparenz, mehr Offenheit und mehr Vertrauen bekämpfen. Wo Google als Unternehmenswert default to open propagiert und das in Confluence auch der Standard ist, werden neue Inhalte in SharePoint standardmäßig sehr restriktiv behandelt. Sozusagen default to closed.

Ein Anwender, der also nicht ständig bei jeder Aktion überlegt, wie er die Zugänglichkeit seiner Informationen erweitern kann, sondern einfach nur das System nutzt, teilt de facto gar kein Wissen. Es entsteht in SharePoint in der Regel nichts, was auch nur ansatzweise mit Wikipedia und dessen Wissensreichtum vergleichbar ist.

Digitale Kommunikation - schnell und unkompliziert wie bei Facebook und Twitter

Dieser Teil lässt sich leicht zusammenfassen. SharePoint allein kann das nicht. Aber inzwischen hat Microsoft ja Yammer gekauft. Und mit Yammer geht das gut. Jetzt sind Sie wieder in der Kostenfalle. Ist Ihr <Batzen Kohle> groß genug gewesen, dass Yammer auch Bestandteil Ihrer Microsoft-Lizenzen ist? Dann ist’s gut. Sonst kommen nämlich noch mal drei bis fünf US-Dollar pro Nutzer und Monat hinzu. Auf fünf Jahre gerechnet sind das aber auch nur 180.000 bis 300.000 US-Dollar - für 1.000 Nutzer. Schnäppchen!

Die Liste an Argumenten lässt sich sicher noch ausweiten. Aber wegen dieser vielen Argumente gegen den Marktführer bin ich wohl zu dieser Podiumsdiskussion eingeladen. Das Problem wird nur sein, dass dort - wie immer - genau diejenigen Leute meiner Meinung sind, die immer meiner Meinung sind, und genau die nicht zuhören, die SharePoint selbst verkaufen und davon profitieren.

Dabei würde ich gerne besser verstehen, wo mein Eindruck von SharePoint falsch ist und was es so erfolgreich macht. Das ist schon frustrierend. Wie geht’s Ihnen so, mit dem Intranet-Koloss?

Weiterführende Infos

LINCHPIN - Social Intranet auf Confluence-Basis
MS SharePoint: Mit dem Panzer zum Supermarkt
SharePoint als Wiki versus Confluence: Kriterien und Anforderungen
MS-SharePoint-Projekte sind teuer

Mehr über die Creative-Commons-Lizenz erfahren

Karma - Beautiful Confluence Pages In Seconds