Anleitung: Aussagekräftige Release-Planungsseiten in Confluence erstellen

Das Release eines Software-Produkts ist mit viel Arbeit und viel Koordination zwischen Leuten und Teams verbunden. Ob diese Aufgaben ein hauptamtlicher Produktmanager übernimmt oder jemand aus dem Team – in jedem Fall ist eine zentrale Release-Planung hilfreich für eine reibungslose Auslieferung. Und in jedem Fall kann Confluence enorm dabei helfen, die Aufgaben, Informationen und Arbeiten für ein Release systematisch abzubilden und intern zu kommunizieren.

In dieser Anleitung zeigen wir, wie eine exemplarische Release-Planungsseite in Confluence entwickelt werden kann.

Drei Dinge sind dabei wichtig:

  • Das Identifizieren der Schlüsselziele, der eingebundenen Personen und der High-Level-Roadmap
  • Die Sammlung der relevanten Hintergrundinformationen und der laufenden Arbeiten
  • Das Zur-Verfügung-Stellen zusätzlicher Details

Schritt 1: Die Schlüsselinformationen

Wichtig ist, dass jeder, der die Release-Planungsseite besucht, schnell identifizieren kann, wer eingebunden ist, welche Ziele verfolgt werden und welche Resultate zu erwarten sind. Wenn diese Infos vorgehalten werden, könnte der Seiteneinstieg wie folgt aussehen:

Confluence Release Page full

Um das umzusetzen, beginnen wir mit dem Seitenlayout. Eine Einteilung in zwei Spalten ermöglicht es uns, alle wichtigen Informationen über der Falz zu platzieren; der Leser muss also nicht scrollen. Die Funktion für das Seitenlayout findet sich in der Werkzeugleiste des Editors:

Confluence Strukturierung

Wer? - Nun ist es sinnvoll, eine Tabelle hinzuzufügen, die die High-Level-Details des Releases anbietet. Mit dem Profile-Picture-Makro (das sich via Makro-Browser finden oder durch Drücken der Taste '{' gefolgt von 'profile picture‘ aufrufen lässt) können Profilbilder der Beteiligten integriert werden. So erhalten die Namen ein Gesicht. Ist die Maus über einem Namen in einer @-Mention positioniert, bietet Confluence ein paar weitere Infos zur Person und die Möglichkeit, von der Seite aus direkt in eine HipChat-Konversation einzusteigen, sofern HipChat und Confluence miteinander verknüpft sind.

Confluence Strukturierung und Profile picture

Was? - Wir möchten auch wichtige Details wie den Namen des Releases, das prognostizierte Auslieferungsdatum und den Status der Planungsseite selbst einfangen. Mit dem Status-Makro können wir den Status von Seiten oder einzelner Objekte in Zeilen unkompliziert abbilden. Dies Funktion finden wir unter 'Weiteren Inhalt einfügen' in der Werkzeugleiste oder ebenfalls über das Tastenkürzel '{'. Um den Status zu indizieren, passen wir Text und Farbe einfach an.

Confluence Status 2

Auch wollen wir die wichtigsten Ziele des Releases und die Nicht-Ziele einbinden. Bei letzteren handelt es sich um die Dinge, die diskutiert wurden und für die aktiv entschieden wurde, sie mit dem Release nicht abzudecken. Hier sind Links auf Entscheidungsseiten mit mehr Hintergrundinfos hilfreich.

Schritt 2: Planungen visualisieren

Um darzustellen, wie die diversen Arbeiten ineinander greifen, und um innerhalb des Teams und darüber hinaus eine Zeitplanung anzubieten, fügen wir eine Roadmap ein. Dafür nutzen wir das Roadmap-Makro. (Die so erstellten Roadmaps sind nicht dynamisch. Soll eine Roadmap datengetrieben sein und zeigen, was angesichts der Ressourcen möglich ist, ist der Einsatz von JIRA Portfolio sinnvoll.)

Die Roadmap binden wir wie die anderen Makros ein. Wir können sie so detailliert oder einfach gestalten, wie wir es für sinnvoll halten. Es ist jederzeit möglich, z.B. neue Zeilen für Arbeitsströme, Balken wir Epics und Marker für Meilensteine zu integrieren. Die Balken lassen sich mit der Maus umher bewegen und hinsichtlich der Länge anpassen.

Confluence Roadmaps

Wenn wir den Lesern weiterführenden Kontext zu einem Epic oder Feature anbieten möchten, haben wir die Möglichkeit, Balken in der Roadmap zu verlinken, z.B. auf Produktspezifikationen.

Nachdem wir auf 'Einfügen' geklickt haben, ist die Roadmap in die Seite eingebunden. (Wir können sie nachträglich jederzeit verändern und an neue Gegebenheiten anpassen.)

Schritt 3: Mehr Kontext

Die letzte Zutat unserer Release-Planungsseite ist die Verknüpfung der Leute und der Infos, die sie benötigen. Hier sind ein paar grundsätzliche Tipps dazu:

Hilfreich ist die Verlinkung zum JIRA-Epic, in dem die Arbeit an unserem Release getrackt wird. Dazu fügen wir einfach JIRA-Link z.B. oben in die Tabelle ein. Wenn das Release mehrere Epics tangiert, können wir diese auch in einer gesonderten Tabelle unter der Falz anbieten. Wenn wir die entsprechenden Vorgänge einbinden, hat der Leser immer den jüngsten Status im Blick, da die Issues dynamisch aktualisiert werden.

Noch mehr Kontext können wir erzeugen, wenn wir rechts über der Roadmap unter einer passenden Zwischenüberschrift das Children-Display-Makro integrieren. Wenn es untergeordnete Seiten unserer Release-Planungsübersicht gibt, werde diese dann dort angezeigt. (Wie viele Seiten und welche Inhalte dargestellt werden sollen, können wir in den Makroeinstellungen definieren.)

Confluence Children Display

Seiten, die einer Release-Planungsseite untergeordnet sein können, sind bspw. folgende:

  • Design Hub für alle alle relevanten UX-/UI-Designs
  • Konkurrenzanalysen: Wie gehen andere Tools das Problem an?
  • Analytics: Wie wird die Nutzung gemessen? Welche anderen Features könnten tangiert werden?
  • Erfolgskriterien: Welche Metriken sind erfolgskritisch?
  • User-Testing-Ergebnisse
  • Workshop- und Meeting-Notizen

Wir machen die Übersicht rund, indem wir unten auf der Seite noch Zusatzinformationen verlinken. Das können diese sein:

  • Eine Zusammenfassung des Kundenproblems, das wir lösen wollen
  • Links auf entsprechende Feature-Anfragen
  • Ein High-Level-View auf die Epics, die für das Release erforderlich sind
  • Eine Liste mit offenen Fragen rund um das Release

Zum Schluss kann es praktisch sein, noch eine Release-Checkliste mit Aufgaben einzubauen. Mit der Funktion 'Aufgabenliste' in der Editor-Toolbar können wir eine Aufgabe erstellen und sie per @-Mention zuweisen; einen Fälligkeitstermin integrieren wir, indem wir '//' tippen und damit die Datumswahl aufrufen. Diese schlanke Liste hilft in erster Linie dem Release-Verantwortlichen, keine der kleinen Tasks vor der Auslieferung zu vergessen.

Confluence Aufgaben

Die finale Seite deckt dann ab, was releast werden soll und warum, wer beteiligt ist, eine zeitliche Schätzung und weiterführende Informationen für diejenigen, die sie brauchen.

Auf den ersten Blick mag diese Anleitung für einen Confluence-Neuling etwas zu viel des Guten sein. Aber sie zeigt auch, wie viele ganz einfach zu integrierende Makros für erweiterte Funktionen die Plattform bietet, um jeden erdenklichen Informationsbedarf mit einer einzelnen Seite abzudecken. Und wer sich eine solche Seite erst einmal gebaut hat, wird künftig innerhalb weniger Minuten das geeignete Grundgerüst für eine Release-Planungsübersicht erstellen können, das dann nur mit Inhalten gefüllt werden muss.

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