HipChat: Schneller Einstieg in die effektive Nutzung im Team

Sie nutzen Atlassian HipChat noch nicht im Unternehmen oder zumindest in der Abteilung oder im Team? Es gibt auf jeden Fall reichlich gute Gründe, es zumindest einmal auszuprobieren. HipChat steht für eine unkomplizierte Echtzeitkommunikation im Team und darüber hinaus, fördert einen schnellen Austausch und ebenso schnelle Lösungen, vermeidet Meetings und direkte Störungen von Kollegen. Alle Teams können von HipChat profitieren und verteilte Teams besonders. Die Einrichtung und Nutzung ist denkbar einfach. Ein Test kostet außer etwas Zeit nichts, denn in der Basisversion ist HipChat kostenfrei, und zwar bei einer unbegrenzten Nutzerzahl pro Account.

Einfache Online-Einrichtung

HipChat ist ein nützliches und einfaches Tool bis hin zur Administration, das auch weniger technikaffine Nutzer schnell begeistert. Ein HipChat-Account ist in kürzester Zeit eingerichtet: Dazu gehört lediglich eine valide E-Mail-Adresse. Dann müssen nur noch die URL des HipChat-Accounts und die E-Mail-Adressen der anderen Nutzer angelegt werden.

HipChat Team-URL  HipChat Invites

Wenn Sie nicht gleich die ganze Firma hinzufügen möchten, fangen Sie z.B. mit den Leuten in Ihrem aktuellen Team an, die dann zu HipChat-Propheten werden und in anderen Teams für das Tool werben können.

Dezidierte Chaträume

Nun bringen diverse Projekte, Teams, Initiativen, Meetings, Themen usw. eine Menge Organisations- und Diskussionsbedarf mit sich. Dezidierte HipChat-Räume bieten ein praktische Lösung und damit eine offene, einfache Kommunikationsmöglichkeit für alle Teams eines Unternehmens, unabhängig davon, ob sich alle an einem Standort befinden oder verteilt sind.

Ein Chatraum hat keine Obergrenze für Teilnehmer, die sich hier abstimmen, Dateien und Bilder teilen etc. In der erweiterten (kostenpflichtigen) Version bietet HipChat darüber hinaus Video-Calls, Desktop-Sharing und weitere professionelle Features.

HipChat Räume erstellen

Einige Hinweise und Tipps zu den Gruppenchats in HipChat:
Hipchat Räume

  • Räume können dauerhaft oder temporär sein. Um Räume zu erstellen, zu löschen und umzubenennen, sind keinerlei technischen Fähigkeiten nötig.
  • Wenn sich ein Eins-zu-eins-Gespräch zu einer Gruppendiskussion entwickelt, lässt sich ein neuer Raum spontan anlegen.
  • Mit @-Mentions können andere Nutzer direkt angesprochen werden, um sie in eine Diskussion einzubeziehen. So können spontan virtuelle Teammeetings ohne organisatorischen Overhead abgehalten werden.
  • Jeder Nutzer hat die Möglichkeit, in eine Teamdiskussion einzusteigen, unabhängig von seinem Standort. Diese Teilnahmemöglichkeit ist für Teams mit verteilt arbeitenden Leuten Gold wert.
  • Persistente Chaträume bedeuten, dass man Diskussionen jederzeit nachvollziehen kann. Alle Inhalte bleiben erhalten.
  • Chaträume sind eine moderne, effiziente Alternative zu dezentralen E-Mail-Diskussionen und Allen-antworten-Mails, denen am Ende niemand mehr folgen kann.

Wofür können oder vielmehr sollten eigene Chaträume eingerichtet werden? Das hängt ganz vom Unternehmen und den Kommunikationsbedürfnissen seiner Mitarbeiter ab. Oft ist es sinnvoll, relativ dauerhafte Räume für bestimmte Projekte, für einzelne Teams, für spezifische Themen usw. anzulegen. Daneben existieren in einer rege genutzten HipChat-Instanz zahlreiche Räume, die nur kurzfristig relevant sind, z.B. für die Abstimmung zu einem Blog-Artikel, einem bestimmten Event usw. Diese Räume können, wenn sie nicht mehr benötigt werden, per Knopfdruck archiviert werden.

Mehrere Accounts in einem Client nutzen

In vielen Unternehmen müssen in Projekte oder Teams immer wieder Leute von außen einbezogen werden: Freelancer, die spezialisierte Dienstleistungen erbringen, Partner und Lieferanten oder auch Kunden. Für Abstimmungen mit diesen Leuten können spezielle Räume mit Gastzugängen eingerichtet werden – oder gleich separate HipChat-Accounts, wenn es grundsätzlich nicht gewünscht ist, dass Externe irgendeinen Zugang zur HipChat-Instanz des Unternehmens erhalten.

Das Praktische daran: In seinem HipChat-Client kann ein User mehrere Accounts verwalten. (Für jeden Account wird eine unikale E-Mail-Adresse benötigt.) Es ist also möglich, das Firmen-HipChat im selben Client wie die diversen Instanzen für die externe Zusammenarbeit im Blick zu behalten.

HipChat Account hinzufügen

Nützliche Integrationsmöglichkeiten

HipChat erlaubt es, andere Dienste zu integrieren. Auf diese Weise können Benachrichtigungen aus Drittsystemen in HipChat-Räumen ausgestrahlt und bei Bedarf direkt mit den Kollegen diskutiert werden. Integrationsmöglichkeiten gibt es nicht nur für Produkte der Atlassian-Familie wie Confluence, JIRA und Bitbucket Server (vormals Stash), sondern auch für zahlreiche andere Tools, darunter Google Drive, Google Hangouts, Twitter und Facebook, Mailchimp, Desk.com, Help Scout, Jenkins, Pivotal Tracker, Trello, WordPress, Zendesk und weitere. Stand heute gibt es 94 dieser Integrations für HipChat. Hier ist eine Übersicht.

Originelle Emoticons und coole Bots

Neben den nützlichen Dingen bietet HipChat auch reichlich Nutzungsfreude. Originelle Emoticons bringen Abwechslung und Auflockerung in Diskussionen und haben natürlich auch eine erklärende Funktion.

HipChat Emoticons

Hier ist eine Übersicht über alle nativen Emoticons. HipChat unterstützt zudem individuelle Emoticons, die in Sekundenschnelle angelegt sind, wie unser Tutorial zeigt. Sogar animierte GIFs sind als Custom Emoticons möglich.

Außerdem gibt es diverse Bots mit unterschiedlichen Aufgaben und Funktionen, die ganz einfach installiert werden können und viel Spaß machen, aber auch durchaus Sinnvolles leisten wie beispielsweise der Standup-Bot.

HipChat Bots

Fazit

Es lohnt sich, HipChat auszuprobieren. So denkbar niedrig die Einstiegshürden sind, so schnell wird das Tool erfahrungsgemäß von den Anwendern angenommen und genutzt. Und schon in der kostenfreien Version kann HipChat einen so großen Nutzen entfalten, dass es kaum ein Argument dagegen gibt, nicht zumindest mal ein Testteam darauf anzusetzen und es dann von seinen Erfahrungen berichten zu lassen. Es werden höchstwahrscheinlich gute sein.

Wir sind Ihr Partner für HipChat Server

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HipChat ist auch ein optionaler Bestandteil unserer Confluence-basierten Social-Intranet-Suite LINCHPIN.

Weiterführende Infos

HipChat: Features und Vorteile im Überblick
HipChat-Server: Echtzeitkommunikation für Teams – sicher hinter der Firewall
Argumente für HipChat in der Teamkommunikation
Tipps und Tricks für HipChat
Stimmen von führenden Atlassian-Mitarbeitern über //SEIBERT/MEDIA