Ein Entwicklungsmanager ist für realistische Commitments seitens des Umsetzungsteams verantwortlich. Bei der Planung braucht er eine klare, mit dem Produktmanager abgestimmte Roadmap, um Berechnungen durchzuführen und sicherzustellen, dass das Team die Arbeit schaffen kann. Er benötigt eine Möglichkeit, die Teamressourcen einfach zu planen und die Kapazität des Teams zu jedem Zeitpunkt einzuschätzen, sodass Daten vorliegen, aus denen hervorgeht, was möglich ist und was nicht. Außerdem muss er die Stakeholder des Produkts über die Fortschritte und den Status des Projekts informieren können, ohne dafür großen Aufwand zu betreiben zu wollen. Bei all diesen Aufgaben unterstützt ihn Portfolio for JIRA (vormals JIRA Portfolio) sehr effektiv.
Fundierte Kapazitätsplanung
Eine Roadmap mit umzusetzenden Ideen und Features ist nur dann eine schöne Sache, wenn sie auf der Realität des Tagesgeschäfts in der Software-Entwicklung basiert. Andernfalls besteht die Gefahr, dass sich Teams auf die Auslieferung von Umfang committen, der nicht realistisch erreichbar ist. Die Planung in Portfolio for JIRA stellt eine Beziehung zwischen den Kapazitäten des Teams und den beschätzten Backlog-Issue her.
Um für seine Planung ein Team aufzusetzen, muss der Entwicklungsmanager nur einen Teamnamen erstellen und die Teammitglieder direkt in JIRA Software hinzufügen. Wenn das Team für die Beschätzung Story-Points nutzt, kann die Team-Velocity direkt vom Agile-Board bezogen werden. Portfolio for JIRA unterstützt aber auch die klassische Kapazitätsplanung in Stunden oder Tagen. Auch individuelle Nichtverfügbarkeiten (z.B. bei Urlaub oder Reisen) können bei der Planung berücksichtigt werden, sodass die Teamkapazität immer den wirklichen Gegebenheiten entspricht.
In Fällen, in denen es bestimmte Spezialisierungen und unterschiedliche Fähigkeiten im Team gibt, ist eine besonders granulare Kapazitätsplanung hilfreich, um Flaschenhälse zu vermeiden, die verursacht werden, wenn bestimmte Arbeiten nur mithilfe spezifischer Skills fertiggestellt werden können. In Portfolio for JIRA können Teammitglieder mit bestimmten Spezialisierungen getaggt werden. Das gibt einem Entwicklungsmanager die Möglichkeit zu definieren, welches Teammitglied welche Art Arbeit erledigen kann. Das Backlog spiegelt diese Skills ebenfalls wider, da Beschätzungen sich in pro Skill erforderliche Kapazitäten herunterbrechen lassen. Die verfügbaren und erforderlichen Skills bilden die Basis für den Ressourcenplanungs-Algorithmus, der automatisch Teams und Mitglieder zuweist, die diese Spezialaufgaben ausführen können.
Teamkapazität auf der Roadmap
Eine Roadmap bildet in der Regel eine relativ hoher Ebene ab (z.B. eine Initiative oder ein Epic). Für das Management und für Produktmanager ist das sinnvoll, wenn sie das große Ganze im Blick haben wollen. Entwicklungsmanager haben aber die Anforderung einer granularen Sicht auf die Arbeit des Teams, wenn es darum geht, zusammen mit Produkt- und Projektmanagern Scope zu planen und aus Daten abzuleiten, was umgesetzt werden kann und was nicht.
Portfolio for JIRA bringt sowohl eine Stories- als auch eine Kapazitätsansicht der Planung mit, die ein solches Detail-Level bieten. Die Stories-Ansicht zeigt individuelle User-Stories mit ihren Umsetzungsstadien. Wenn das Projekt nach der Scrum-Methodik umgesetzt wird, erzeugt die Planung eine Swimlane pro Team und stellt die Sprints des Teams sowie die Stories dar, die für jeden dieser Sprints eingeplant sind. Wird Kanban genutzt, bildet die Ansicht die Stories auf einer Day-Granularity-Timeline ab. Die Planung kann auch in Form von Stories pro Teammitglied dargestellt werden.
Die Kapazitätsansicht bietet eine grafische Planung, die geplante oder gebuchte Kapazitäten sowie die Inanspruchnahme von Teammitgliedern zeigt. In Scrum-Projekten wird die Kapazität in Form von Story-Points dargestellt; in Kanban-Teams wird sie im Rahmen von Kalenderwochen abgebildet. Kapazitäten können nach Releases, Teams und sogar Teammitgliedern aufgeschlüsselt werden.
Einige Hinweise zu den verwendeten Bezeichnungen:
- Überlastung (Overload): Die Anzahl der Tage/Stunden/Story-Points, die nicht in den Sprint (bei Scrum-Teams) bzw. in die Woche passen würden (bei Kanban-Teams). Dies tritt nur auf, wenn Arbeit einem Sprint/einer Woche manuell zugewiesen wird.
- Geplante Kapazität (Planned capacity): Die Gesamtzahl der Tage/Stunden/Stories, die für den Sprint bzw. die Woche geplant sind.
- Kapazitätsnutzung (Capacity utilization): Der prozentuale Anteil verfügbarer Zeit, die aktuell in Anspruch genommen ist.
- Flaschenhälse (Bottlenecks): Zeigt alle Flaschenhälse basierend auf Aufgaben, die nicht in einen Sprint passen.
Status und Fortschritt im Blick
Ein Entwicklungsmanager muss nicht zuletzt dafür sorgen, dass die Stakeholder über Projektfortschritte und -status informiert sind. Portfolio for JIRA sorgt dafür, dass ihn diese Aufgabe möglichst wenig Aufwand kostet. Wenn Backlog-Items mit Vorgängen in JIRA Software verknüpft sind, kann er Status und Fortschritt direkt in der Planung nachverfolgen.
In Portfolio for JIRA lässt sich der Fortschritt spezifischer Story-Aufgaben, von Epics und von Initiativen einsehen. Nicht beschätzte Items können in Relation zu den beschätzten Objekten angezeigt werden. Damit ist es möglich, den prozentualen Anteil erledigter beschätzter Arbeit zu sehen, während gleichzeitig sichtbar ist, dass es auch unbeschätzte Arbeiten gibt, die noch ausstehen. Darüber hinaus ist der aktuelle Workflow-Status eines jeden Backlog-Issues ersichtlich, sofern Verknüpfungen zu den entsprechenden Vorgängen in JIRA Software bestehen.
Ein kommender Artikel wird sich dann darum drehen, wie Projektmanager Vorteile aus der Nutzung von Portfolio for JIRA ziehen können.
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Weiterführende Infos
Portfolio for JIRA: Initiativen planen, managen und auswerten
Einführung in Portfolio for JIRA: Initiativen und Themes
Portfolio for JIRA: Business-Strategie und Realität des Tagesgeschäfts miteinander verknüpfen
