Workflows in JIRA Core

Nicht nur Software-Teams, auch Business-Teams aller Art brauchen Arbeitsabläufe, die dabei unterstützen, Arbeit strukturiert und nachvollziehbar zu erledigen. Atlassian hat JIRA Core für diese Teams entwickelt: Das System stellt ihnen Tracking-Möglichkeiten zur Verfügung, um alle Aufgaben in einen systematischen Prozess zu überführen.

Business-Projekte und ihre Workflows

Business-Projekte sind die Workflow-Vorlagen, die Business-Teams helfen, Arbeit zu planen und nachzuverfolgen. Genauer gesagt, sollen sie dabei unterstützen, die geeigneten Schritte zu definieren, um die Arbeit an Aufgaben zu systematisieren.

Diese Business-Projekte umfassen Workflows für Aufgabenmanagement, Projektmanagement und Prozessmanagement, die auf Business-Teams zugeschnitten sind. Sie können 'out of the box' genutzt oder weitgehend daran angepasst werden, wie das Team arbeitet. Aufgabenmanagement ist für einfache Aufgaben, Projektmanagement für größere Projekte wie Marketing-Kampagnen und Prozessmanagement für wiederkehrende Aufgaben wie Bestellungsfreigaben.

JIRA Core Workflows

Passgenaue Arbeitsabläufe für alle Projekte

Dabei basieren Workflows in JIRA Core auf den folgenden Elementen:

  • Vorgänge sind die Dinge, die erledigt werden müssen. In Business-Projekten heißen diese Vorgänge Aufgaben.
  • Ein Status repräsentiert ein Stadium, das eine Aufgabe zu einem bestimmten Punkt im Rahmen des Workflows einnimmt.
  • Eine Transition ist die Verbindung zwischen zwei Status.

Blogs sind in vielen Organisationen beliebte Marketing-Instrumente, und die Produktion von Inhalten unterliegt zumeist gewissen Prozessen. Hier kann der Prozessmanagement-Workflow von JIRA Core ansetzen: Bis ein Artikel im Unternehmens-Blog publiziert wird, durchläuft er mehrere Stadien einen spezifischen Ablaufs. Diese Stadien können beispielsweise den folgenden Status entsprechen:

To-do Der Artikel muss geschrieben werden.
Draft Die Arbeit am Artikel hat begonnen und er liegt als Entwurf vor
Under Review Ein Redakteur reviewt den Entwurf und bearbeitet ihn falls nötig.
Add Web Tasks Ein Blog-Verantwortlicher fügt dem Artikel Tracking-Tags hinzu und optimiert ihn SEO-technisch
Live on Site Ein Blog-Verantwortlicher schaltet den Artikel frei für die Öffentlichkeit.
Done Die Aufgabe ist erledigt und abgeschlossen.

Wenn Status etabliert sind, kommen Transitionen ins Spiel. Auf diese Weise treiben die Mitarbeiter die Aufgabe durch den Prozess. Beispielsweise übergibt der Autor den Artikel im Blog-Beispiel via "Submit for review" an den Redakteur, der ihn prüfen soll. So kann ein prototypischer Freigabeprozess mit Status und Transitionen aussehen:

JIRA Core Beispiel-Workflow

Zusätzlich bietet der Prozessmanagement-Workflow praktische Filter, über die beispielsweise ein Redakteur sehen kann, welche Artikel auf Freigabe warten:

JIRA Core Filter

Erweiterte Features für individuelle Workflows

In der Praxis durchläuft allerdings nicht jeder Blog-Post einen solchen Workflow nahtlos: Nicht jeder Autor erstellt durchweg Artikel, die sofort perfekt für die Veröffentlichung sind. Um solche Fälle abzubilden, bietet JIRA Core erweiterte Features für Workflows. Dazu gehören Einschränkungen dahingehend, wer bestimmte Aufgaben übernehmen kann, die Möglichkeit, vor Transitionen zusätzliche Informationen anzugeben, oder E-Mail-Benachrichtigungen zu bestimmten Ereignissen im Workflow.

Um beim Beispiel des Unternehmens-Blogs zu bleiben: Hier soll nicht jeder Nutzer berechtigt sein, Content freizugeben; dies soll speziellen Redakteuren vorbehalten sein. In diesem Fall bietet JIRA Core die Möglichkeit, die Transition eines Tickets von "Under Review" zu "Add Web Tasks" auf bestimmte Personen und/oder Nutzergruppen zu beschränken. Wenn Transitionen an solche Bedingungen geknüpft sind, kann sichergestellt werden, dass die richtigen Personen die richtigen Aufgaben ausführen.

In anderen Fällen ist es nötig, einen zusätzlichen Schritt einzukippen, ehe jemand eine Aufgabe von einem Status in den anderen überführt. Wenn ein Redakteur einen Entwurf nicht freigeben kann, muss der Autor wissen, warum nicht. Für diesen speziellen Schritt, wenn eine Aufgabe von "Under Review" zurück zu "Draft" überführt wird, kann das Blog-Team ein zusätzliches Kommentarfeld integrieren, in dem der Redakteur Bearbeitungen und Kontext mitteilen kann.

Es lohnt sich, sich die Zeit zu nehmen, um über diese erweiterten Features im Kontext von Business-Projekten nachzudenken. Sie folgen der gleichen Formel wie das Aufsetzen eines Workflows für Software-Teams und können maßgeblich helfen, Abläufe zu systematisieren und zu standardisieren.

Wir sind Ihr JIRA-Partner

Haben Sie Fragen zu JIRA Core? //SEIBERT/MEDIA ist offizieller deutscher Vertriebspartner von Atlassian und einer der größten Atlassian Experts weltweit. Wir unterstützen Sie gerne bei allen Aspekten rund um eine Einführung und produktive Nutzung der unterschiedlichen JIRA-Deployments in Ihrem Unternehmen – von der strategischen Beratung und Planung über die Lizenzierung, Implementierung und Anpassung bis hin zur Aktivierung der Mitarbeiter und der Optimierung der Nutzung.

Weiterführende Infos

Atlassian JIRA wird von drei neuen Standalone-Produkten abgelöst: JIRA Software, JIRA Service Desk und JIRA Core
88 Argumente für JIRA
JIRA-Projekte: Strategie, Struktur, Taktik
Stolperfallen bei der JIRA-Einführung
Wie Mitarbeiter und Projektmanager mit JIRA arbeiten sollten