Intranet-Umfrage für Mitarbeiter: Beispiel mit Tipps, Stolperfallen, Erläuterungen und Links

Likert Skala ArtikelbildEine steigende Zahl großer Unternehmen nutzt Linchpin als Intranet-Technologie. Manche wollen einfach ein schnelles und zuverlässiges Ergebnis. Andere fokussieren sich dagegen wirklich intensiv auf die Vorbereitung, die Konzeption und die Gesamtstrategie des Intranet-Rollouts.

Unsere garantiertes Festpreispaket besteht nicht einfach aus der Übergabe von etwas Software. Wir wollen helfen, eine Lösung zu realisieren, die in jedem einzelnen Unternehmen tatsächlich funktioniert. Wir nehmen unsere Verantwortung sowohl auf der organisatorischen als auch auf der kulturellen Seite ernst, die beide untrennbare Bestandteile eines Social-Intranet-Projekts sind.

Gerade sind wir dabei, eine Mitarbeiterumfrage für ein neues Intranet-Projekt vorzubereiten, und dies ist mein Beitrag zur Konzeptionsphase. Wenn Sie sich in einer ähnlichen Situation befinden, können die nachfolgenden Überlegungen und Beispiele hilfreich sein.

Herausforderungen

Im Zusammenhang mit Umfragen gibt es zunächst einige Besonderheiten zu beachten, die recht lästig bzw. hinderlich sein können.

Umfragen langweilen die Mitarbeiter

Sicher, ein paar Leute werden sofort zur Tat schreiten und alles beantworten, aber die meisten Mitarbeiter wurden nicht gefragt, ob sie befragt werden wollen. Sie werden sich unter Druck gesetzt fühlen, und unsere Umfrage kostet sie Zeit. Es ist also unsere Pflicht, das Ganze freundlich und respektvoll anzugehen und zu kommunizieren. Ich habe von Intranet-Umfragen gehört, die mit einer offiziellen Anweisung daher kamen, dass alle sie auszufüllen hätten. Das ist keine gute Idee.

Den Betriebsrat einbinden

Wer hierzulande eine Mitarbeiterbefragung durchführen will, muss mit dem Betriebsrat zusammenarbeiten. Er hat das gesetzlich verankerte Recht, eine Umfrage, die an alle Mitarbeiter geht, zu prüfen und freizugeben. Sie sollten sich also vergewissern, wie die Regularien in Ihrem Unternehmen aussehen.

Das Cloud-Problem

Mit einer Online-Plattform ist eine Umfrage schnell und einfach aufgesetzt. Es ist praktisch, dass die Mitarbeiter auch von Zuhause oder unterwegs an ihr teilnehmen können. Aber dabei werden Unternehmensinformationen und möglicherweise auch sensible Daten auf fremden Servern in der Cloud gespeichert. Das erlauben große Organisationen in vielen Fällen nicht; beim Begriff "Cloud" schrillen oft die Alarmglocken. LimeSurvey ist eine kostenfreie, schnelle und zuverlässige Open-Source-Alternative für den Server-Betrieb. In vielen Organisationen gibt es auch bereits intern eine akzeptable Lösung.

Gute Umfragen zu entwickeln, ist knifflig und komplex

Damals an der Uni haben wir wochenlang gelernt und diskutiert, wie man die Fragen für eine Umfrage richtig entwickelt. Es gibt jede Menge Stolpersteine, die wahlweise zu lustigen oder schlimmen, in jedem Fall aber unbrauchbaren Ergebnissen führen. Die Komplexität einer professionellen Umfrage sollten Sie respektieren und bei Bedarf Jemanden ins Boot holen, der Erfahrung damit hat. Gerade wenn Sie eine Befragung für ein riesiges Unternehmen erstellen, können Sie fast sicher sein, dass es in der Organisation Leute gibt, die wissen, wie Umfragen aufgesetzt und analysiert werden. Sie möchten schließlich nicht, dass Ihr Intranet-Team sich Kritik wegen unprofessioneller Arbeit gefallen lassen muss.

Chancen

Ich würde diesen Artikel nicht schreiben, wenn ich nicht davon überzeugt wäre, dass Intranet-Umfragen die Mühe wert sind. Diese Chancen sehe ich insbesondere.

Kunden im Fokus

Kunden und Nutzern zuzuhören, hat in der modernen Produktentwicklung die höchste Priorität und ist eine Selbstverständlichkeit. Und die Kunden Ihres Intranets sind Ihre Mitarbeiter. Sicher, es gibt Freelancer, Teilzeitkräfte, Remote-Partner und alle möglichen Ausnahmen. Aber die allermeisten Leute im Unternehmen sind ganz normale Vollzeit-Mitarbeiter, und die alle bilden den Kundenkreis. Sie frühzeitig anzuhören, ist sehr wertvoll und mächtig. Umfragen sind nicht die einzige Möglichkeit, aber sie skalieren wahnsinnig gut.

Schnelle Umsetzung

Trotz der angesprochenen Komplexität ist eine Umfrage relativ schnell konzipiert und ausgeliefert. Und die Ergebnisse kommen automatisch herein. Wenn Sie sich bei der Konzeption Mühe gegeben haben, ist auch nicht allzu schwierig, die Resultate zu interpretieren.

Starke Orientierungshilfe für Ihre Intranet-Pläne

Eine Umfrage hilft Ihnen herauszufinden, was in Ihrem Unternehmen wirklich wichtig ist. Wenn sie viele Mitarbeiter erreichen und eine gute oder gar repräsentative Anzahl an Antworten generieren, haben Sie etwas sehr Belastbares in der Hand und können die Daten als starke Argumente verwenden, wenn Sie die Ausrichtung des Projekts diskutieren.

Politisches Werkzeug

Viele Teams nutzen Umfrageergebnisse, um ihre Entscheidungen zu untermauern. Die meisten Leute sind beeindruckt, wenn es heißt: "Die Mehrheit der Mitarbeiter will dies und jenes. Das ist das klare Ergebnis unserer Umfrage unter allen Angestellten." Was will ein Geschäftsführer oder Vorstand da einwenden? Sie werden überrascht sein, wie wenige Leute gegen Umfrageergebnisse argumentieren. Also nochmals: Stellen Sie auf jeden Fall sicher, dass Ihre Umfrage einwandfrei konzipiert ist.

Welche Fragen sollte eine gute Intranet-Umfrage enthalten?

Sind Sie direkt zu diesem Abschnitt gesprungen? 😉 Es ist eine Falle. Bei einer Umfrage geht es in weiten Teilen um die Komplexität und das Design. Wenn Sie die folgenden Fragen einfach kopieren, wird das vielleicht eine gute Linchpin-Befragung. Aber höchstwahrscheinlich bildet sie manche Dinge nicht ab, die für Ihr spezifisches Unternehmen und die Anforderungen Ihres Intranets kritisch und entscheidend sind.

Ich würde sogar behaupten, dass es Sie weiterbringt und zu einer höheren Qualität führt, wenn Sie alle Fragen selbst erstellen und sie dann mit Ihrem Team validieren. Diese Liste ist vielmehr ein gutes Hilfsmittel, um zu prüfen, ob Sie bestimmte Elemente nicht berücksichtigt haben oder ob es noch weitere Dinge gibt, die Sie hinzufügen würden. Aber denken Sie daran, dass die Umfrage kurz sein muss. Je weniger Fragen es gibt, desto mehr Antworten werden Sie erhalten. Und Sie wollen ja viele Antworten.

Kategorien und Beispielfragen

Die folgenden Kategorien können Ihnen helfen, sich ein umfangreiches Bild der möglichen Fragen zu verschaffen, die Sie vielleicht in Ihre Intranet-Umfrage einfließen lassen möchten. Es handelt sich keinesfalls um eine vollständige und qualitativ abgesicherte Vorlage zum Übernehmen. Aber hoffentlich können Sie einige Ideen daraus generieren.

Ich empfehle, dass Fragen frei beantwortet werden sollen. Für sie gibt es jeweils Felder für individuelle Texteingaben. Für Aussagen sollte dagegen eine Likert-Skala genutzt werden, um den Grad der Zustimmung zu ermitteln (z.B. "Stimme voll zu", "Stimme eher zu", "Weder noch", "Stimme eher nicht zu", "Stimme gar nicht zu").

  • Kategorie: Zusammenarbeit im Unternehmen
    • Thema: E-Mail-Nutzung
      • Ich verbringe mehr als eine Stunde pro Tag mit E-Mails.
      • Es würde mir sehr helfen, wenn das E-Mail-Aufkommen geringer wäre.
      • E-Mails werden im Unternehmen überbeansprucht.
    • Thema: Nutzung von Meetings
      • Ich verbringe mehr als eine Stunde pro Tag in Meetings.
      • Es würde mir sehr helfen, wenn das Meeting-Aufkommen geringer wäre.
      • Meetings werden im Unternehmen überbeansprucht.
  • Kategorie: Transparenz im Unternehmen
    • Thema: "Was ich wissen muss" vs. "Was verfügbar ist"
      • Ich habe immer Zugang zu allen Informationen, die für meine tägliche Arbeit relevant sind.
      • Es gibt Informationen, von denen ich profitieren könnte, aber sie sind für mich nicht verfügbar.
      • Es wäre sehr vorteilhaft, wenn mehr Informationen für mich verfügbar wären.
      • Als Unternehmen sollten wir versuchen, so viel Wissen für alle Mitarbeiter verfügbar zu machen, wie wir können.
  • Kategorie: Das derzeitige Intranet und Raum zur Verbesserung
    • Thema: Aktuelle Nutzungsintensität? Potenzielle künftige Nutzungsintensität? Wie wichtig ist ein neues Intranet?
      • Auswahl: Ich nutze unser Intranet häufiger als ein Mal im Quartal / ein Mal im Monat / ein Mal pro Woche / ein Mal pro Tag / ein Mal pro Stunde.
      • Ein neues und besseres Intranet würde mir bei meiner täglichen Arbeit sehr stark helfen.
    • Thema: Usability der Software
      • Ich würde ein nutzerfreundliches Intranet mit meinem Smartphone nutzen.
      • Ich würde ein nutzerfreundliches Intranet von zuhause aus nutzen.
      • Das Design des derzeitigen Intranets ist gut.
      • Unser Intranet läst schnell, wenn ich es nutze.
    • Thema: Qualität der Suchergebnisse
      • Wenn ich im derzeitigen Intranet etwas suche, finde ich es zumeist schnell und ohne Mühe.
    • Thema: Struktur und Übersichtlichkeit
      • Die Inhalte unseres Intranets sind relevant für meine Arbeit.
      • Ich nehme an, dass ich mehr relevante Inhalte finden würde, wenn das Intranet entsprechend meines Profils personalisiert wäre (z.B. Standort, Sprache, Abteilung und/oder Rolle).
      • Elemente ordnen: Der beste Weg, um das Intranet für mich zu personalisieren, wäre nach: Standort, Sprache, Abteilung, Rolle, Interessengebiete, Verantwortlichkeiten im Unternehmen, ...
      • Die Intranet-Navigation ist für mich hilfreich.
      • Offene Frage: Highlights: Was sollte Bestandteil prominenter Teaser-Boxen sein? Was braucht mehr Aufmerksamkeit im Intranet?
    • Thema: Möglichkeiten zum Interagieren und Beitragen
      • Ich würde gerne eine schnelle Möglichkeit haben, Neuigkeiten über Projekte oder meine Arbeit mit anderen zu teilen (etwas wie Twitter oder Facebook für meine Kollegen und mich).
      • Ich würde gerne Inhalte in unserem Intranet (einfacher) kommentieren können.
      • Ich würde gerne schnell Feedback geben können, um zu zeigen, dass Inhalte für mich hilfreich waren (wie z.B. "Gefällt mir" in Facebook).
      • Offene Frage: Welche Prozesse im derzeitigen Intranet nutzen Sie regelmäßig? Wie zufrieden sind Sie mit diesen Prozessen?
      • Ich kann mir vorstellen, in der Zukunft Videos zu erstellen und im Intranet zu posten.
    • Thema: Redaktioneller Prozess
      • Offene Frage: Auf welche Informationen sind Sie während des Arbeitstags angewiesen? Wo finden Sie diese Informationen?
      • Unser Intranet bietet interessante News.
      • Ich würde es bevorzugen, neue Webseiten (also direkt angezeigte Seiten) zu erstellen, statt neue Dokumente (PDF, Word, PowerPoint, Excel) ins Intranet hochzuladen.
      • Ich würde es bevorzugen, im Intranet Webseiten (also direkt angezeigte Seiten) zu lesen statt Dokumente (PDF, Word, PowerPoint, Excel).
      • Offene Frage: Welche Events sollten im Intranet abgebildet sein? Nennen Sie die letzten drei, an die Sie sich erinnern können und die dort angekündigt werden sollten. (Dazu gehören auch kleine Team-Events und wiederkehrende Ereignisse.)
      • Offene Frage: Welche Inhalte wären hilfreich, sollten aber auf bestimmte Personengruppen im Intranet beschränkt sein? (Wir möchten herausfinden, welche Inhaltskategorien ein Berechtigungsmanagement und Sicherheitsregeln brauchen.)
  • Validierung der Projektziele
    • Offene Frage: Für welche Software, die Sie häufig nutzen, wünschen sich eine Anbindung ans Intranet oder zumindest eine Verlinkung? (Hier könnte es eine Liste geben, wobei die Nutzungsintensität mit Likert-Skalen ermittelt wird.)
    • Offene Frage: Welche Prozesse werden heute mit Papier oder E-Mails abgebildet, sollten aber Teil eines professionellen digitalen Prozesses im Intranet sein?
    • Es ist sehr wichtig, dass wir Mitarbeiter in unser Intranet integrieren, die keinen eigenen Desktop-Computer haben.
  • Ideen, Gedanken, Ängste und Einwände sammeln, um sie in künftige Konzepte einfließen zu lassen
    • Offene Frage: Welche Software konkurriert aktuell mit unserem Intranet?
  • Informationen über den Teilnehmer
    • Offene Frage: Wie lautet Ihre E-Mail-Adresse? (komplett optional)
  • Allgemeine Anmerkungen
    • Offene Frage: Haben Sie Anmerkungen zu dieser Umfrage?
    • Offene Frage: Haben Sie Anmerkungen zum Intranet-Projekt allgemein?

Tipps für Ihre Intranet-Umfrage

Von vornherein Ihre eigenen Fragen erstellen

Wie gesagt: Kopieren Sie nicht einfach die Fragen und Aussagen oben. Diese sind auf unsere Confluence-basierte Intranet-Lösung Linchpin zugeschnitten. Ihre Situation kann eine ganz andere sein.

Einfach und kurz halten

Fragen Sie nur Dinge, die die Ausrichtung des Projekts verändern. Verwenden Sie eine möglichst einfache und verständliche Sprache. Oder um Jakob Nielsen aus dem Jahr 2004 zu zitieren:

To ensure high response rates and avoid misleading survey results, keep your surveys short and ensure that your questions are well written and easy to answer.

Fragen Sie nie zwei Dinge auf einmal

Das sind sogenannte Double Barreled Questions. Wenn Sie zwei Dinge gleichzeitig fragen, kommen unbrauchbare Ergebnisse heraus, da Sie nicht sagen können, auf welche Frage Ihre Teilnehmer Bezug genommen haben.

Likert-Skalen sind wertvoll

Geschlossene Fragen mit den Optionen "Ja" und "Nein" sind schlecht, um Prognosen zu treffen, und bieten wenig Raum für spätere multivariate Analysen. Statt "Gefällt Ihnen unser derzeitiges Intranet?" zu fragen und als Antworten "Ja" und "Nein" anzubieten, arbeiten Sie besser mit der Aussage "Mir gefällt das derzeitige Intranet" und erfassen Sie den Grad der Zustimmung mit Optionen wie "Stimme voll zu", "Stimme eher zu", "Stimme eher nicht zu", "Stimme gar nicht zu".

Es gibt eine wissenschaftliche Debatte darüber, ob solche Skalen gerade oder ungerade sein sollten. Ungerade Skalen haben eine neutrale Mitte. Der Umfang wird ebenfalls diskutiert. Gebräuchlich sind zwischen vier und sieben Optionen. Außerdem sollte es eine Weiß-nicht-Option geben.

So wenig offene Fragen wie möglich

Offene Fragen sind sehr mächtig, bilden aber eine schwere Last für die Teilnehmer. Nutzen Sie sie nur, wenn Sie einen sehr guten und wertvollen Ertrag erwarten. Je weniger offene Fragen es gibt, desto schneller und einfacher ist das Ausfüllen und desto mehr vollständige Fragebögen erhalten Sie.

Ein paar Worte zur Anonymität

Erzwungene Anonymität ist eine Beleidigung Ihrer Teilnehmer. Damit nehmen Sie ihnen die Möglichkeit, für das einzustehen, was sie sagen. Es ist schon unhöflich genug, dass Sie ihnen genau diese Aussagen und Fragen aufzwingen. Aber wenn Sie andererseits nach Namen fragen oder sogar eine Software nutzen, die Fragebögen automatisch Teilnehmern zuordnet, wird Ihre Antwortrate wahrscheinlich zurückgehen.

Es hat sich als empfehlenswerte Praxis erweisen, die Umfrage anonym zu belassen und am Ende (voll optional) die E-Mail-Adresse abzufragen. So haben die Teilnehmer, die das möchten, die Gelegenheit, ihren Antworten einen Namensstempel aufzudrücken, und Sie können diese Nutzer im Nachgang persönlich erreichen und ihnen weitere Fragen stellen.

Dynamische Pfade für ein schnelles Ende

Wenn Sie eine kurze und eine längere Version der Umfrage anbieten und den Leuten die Wahl lassen, zeigen Sie, dass Sie respektvoll mit der Zeit der Teilnehmer umgehen. Ich gebe zu, dass die Entwicklung dieser dynamischen Variation komplexer ist, aber sie hat das Potenzial, dass Sie einige zusätzliche Antworten (z.B. von vielbeschäftigten Führungskräften) generieren können, die Sie sonst nicht bekommen würden.

Wie lange dauert es?

Sie sollten Ihre Umfrage mit einigen Kollegen testen und die Zeit stoppen, die zum Ausfüllen erforderlich ist. Weisen Sie prominent auf die Zeitinvestition hin, wenn Sie die Leute bitten, an der Befragung teilzunehmen.

Forschungsergebnisse und weitere Quellen zum Thema Umfragen

Ich bin natürlich nicht der Erste, der über Intranet-Umfragen und Umfragen im Allgemeinen nachdenkt. Unten folgt eine Liste mit Ressourcen, die Ihnen helfen können, tiefer einzusteigen. Diese Links bieten detailliertere Tipps und Best Practices zur Vermeidung von Fallen beim Fragebogen-Design. Das alles durchzuarbeiten, ist natürlich zeitaufwändig. Aber wahrscheinlich kommen Sie später zu dem Schluss, dass es sich für eine professionelle Umfrage und für wirklich belastbare Ergebnisse gelohnt hat, die Extrameile zu gehen. 😉

Was denken Sie über Intranet-Umfragen? Welche Erfahrungen haben Sie gesammelt? Kennen Sie hilfreiche Quellen, die noch weitere als die oben diskutierten Aspekte beleuchten? Erzählen Sie's uns in einem Kommentar! 🙂

Update: Ein Kollege hat mich darauf hingewiesen, dass es eine wissenschaftlich untersuchte und getestete Grundlage für eine Intranet-Umfrage zur Mitarbeiterzufriedenheit gibt. Das könnte als zusätzliche Quelle hilfreich sein.


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