Fünf Intranet-Trends für die Zukunftsfähigkeit Ihres digitalen Arbeitsplatzes

Ein Intranet ist ein Abbild des Unternehmens. Gerade jetzt ändert sich vieles für und rund um Unternehmen. Digitale Transformation, Generation Y, Industrie 4.0 und Arbeiten 4.0. Noch fühlen sich viele Unternehmen sicher, doch die Veränderungen kommen. Oder, wie der Science-Fiction-Autor William Gibson sagte:

Die Zukunft ist schon da – sie ist nur noch nicht gleich verteilt.

Im Artikel Vom Intranet 1.0 zum modernen Intranet beleuchtete ich den Werdegang vom „diktatorischen“ zum benutzerzentrierten, modernen Intranet, das ein Bündel von Fähigkeiten haben sollte:

  • Informieren der Mitarbeiter über wichtige Entscheidungen und Neuigkeiten
  • Strukturen und Prozesse abbilden
  • Interne Kommunikation abbilden und ermöglichen (Kommunikation, Interaktion, Vernetzung)
  • Suche und Wissensmanagement
  • Organisation (z.B. Termine, Aufgaben) und Zusammenarbeit
  • Projektmanagement unterstützen

Worauf, auf welche Trends, sollten Intranet-Verantwortliche achten, wenn sie jetzt ein Intranet mit diesen Fähigkeiten entwickeln wollen? Um ihr Intranet zukunftssicher zu machen, sollten sie nicht in erster Linie auf technische Funktionen und Features achten. Technische Funktionen und Features dienen letztendlich nur dafür, Fähigkeiten des Intranets umzusetzen und zur Verfügung zu stellen. Und die Trends werden weniger durch tolle neue Features gesetzt, sondern durch gesellschaftliche und wirtschaftliche Veränderungen.

Lange Zeit führten Mitarbeiter zwei total unterschiedliche Leben: Eines als Angestellter am Arbeitsplatz und eines außerhalb seines Büros, seines Unternehmens. Mitarbeiter – und dazu zähle ich auch Führungskräfte, leitende Angestellte, Geschäftsführer und Vorstände – sind beides: Mitglied einer (oder mehrerer) Organisationen sowie Privatmensch und Konsument. Inzwischen haben Unternehmen eingesehen (oder sie sollten eingesehen haben), dass der Mensch „Mitarbeiter“ seine Ansprüche auch im Unternehmen stellt. Ein Unternehmen, das Mitarbeitern ein Feature Phone als Dienst-Handy gibt, während die diese privat ein Smartphone mit Messengern wie WhatsApp zum Organisieren ihrer Aufgaben und Termine, ihres Lebens verwenden, ist nicht wettbewerbsfähig.

5 Intranet Trends

Deswegen müssen sich Intranet-Verantwortliche fragen, welche Entwicklungen es in Wirtschaft und Gesellschaft gleichermaßen zu berücksichtigen gilt. Nicht jeder Trend in der Gesellschaft wird seinen Einzug in die Wirtschaft und die Unternehmen in der unmittelbaren Zukunft halten, aber bei der heutigen Veränderungsgeschwindigkeit sollten Verantwortliche diese Trends beobachten und für ihr Intranet zumindest in Erwägung ziehen.

1. New Work (Arbeiten 4.0)

Unter dem Schlagwort „New Work“ hat sich im englischsprachigen Raum eine Bewegung etabliert, die traditionelle Arbeitsweisen in Frage stellt. Dazu gehören feste Arbeitszeiten, ein fester Arbeitsplatz und die Trennung von Beruf und Privat.

In Deutschland wird oft dafür der Begriff „Arbeiten 4.0“ verwendet und dabei auf „Industrie 4.0“ Bezug genommen – die vierte industrielle Revolution durch das Internet der Dinge. 2015 hat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales das Grünbuch Arbeiten 4.0 – Arbeit weiter denken herausgegeben. In ihm werden verschiedene Aspekte der Veränderungen in der Arbeitswelt aufgegriffen.

Es geht dabei weder um eine Glorifizierung noch eine Verteufelung, sondern um eine ausgewogene Betrachtung (Arbeiten 4.0 des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales):

Automatisierung, Digitalisierung, Crowd- und Clickworking verändern Arbeit und Leben rasant. Die digitale Revolution schafft neue Märkte, Produkte und Arbeitszeitmodelle für Beschäftigte und Unternehmen. Arbeiten 4.0 bietet Chancen und birgt Risiken, weckt Hoffnungen und schürt Ängste. Wie sieht die Zukunft der Arbeit aus? Welche Rahmenbedingungen wollen wir gestalten? Welche Erwartungen haben Sie an die Arbeit der Zukunft? Wir wollen Arbeit weiter denken. Mit Ihnen. Teilen Sie mit uns Ihre Gedanken zu Arbeiten 4.0.

Das Business-Netzwerk XING hat ebenfalls die Entwicklung aufgegriffen, den New Work Award vergeben und das New Work Book herausgegeben:

Der Diskurs über die Arbeitswelt von morgen ist allgegenwärtig. Doch was verbirgt sich hinter dem Begriff „New Work“? Und welche neuen Konzepte und Ideen gibt es, die Chancen der Digitalen Revolution zu ergreifen – auf dass die Arbeitswelt von morgen eine bessere wird? Im XING E-Book „Aufbruch in eine neue Arbeitswelt“ liefern anerkannte Experten wichtige Denkanstöße, Impulse und Praxisbeispiele für die Zukunft der Arbeit.

Unternehmen müssen sich diesen Entwicklungen stellen, damit sie und ihre Mitarbeiter flexibler arbeiten und den Herausforderungen der Märkte begegnen können. Oft genug haben Unternehmen selbst diese Entwicklungen schon angestoßen (beispielsweise durch ständig steigenden Anteil von Projektarbeit, Einbindung von externen Dienstleistern, Agenturen und Freelancern), ohne selbst ihre Infrastruktur und ihre Kultur hinreichend dafür vorbereitet zu haben.

Verantwortliche sollten sich bewusst sein, dass sie aus der Bewegung „Arbeiten 4.0“ beziehungsweise „New Work“ kommende Anforderungen für ihre Intranets erkennen können und sollten.

2. Alle Branchen sind betroffen

War es lange Zeit so, dass Finanz- und Technologieunternehmen die Vorreiter waren, so ändert sich das. Zunehmend setzen Unternehmen aus allen möglichen Branchen auf ein modernes Intranet.

So stellt die Nielsen Norman Group in ihrem jährlichen Preis für die „10 best-designed Intranets“ dieses Jahr fest, dass „Utility and Construction“ die Branchengewinner seien:

In the early Design Annual years, the technology and finance industries had the most prominent showing. In more recent years, the utility industry has dominated, and it is now the most winning industry. This year, we have two winning utilities, as well as two winners from the construction industry.

(Nielsen Norman Group: 10 Best Intranets of 2016)

Das ist ein Anzeichen dafür, dass Unternehmen auch aus diesen Branchen die Veränderungen aufgegriffen und darauf reagiert haben. Andere Unternehmen in den eher traditionellen Branchen müssen sich vergegenwärtigen, dass ihre Branche vor den Herausforderungen nicht gefeit ist.

3. Verteilte Unternehmen sind besonders betroffen

Jane McConnell zieht aus ihrem jährlichen Digital Workplace Report die Erkenntnis, dass geografisch verteilte Unternehmen besonders aktiv an der Entwicklung des digitalen Arbeitsplatzes arbeiten und damit besonders weit sind.

The more countries the organization operates in, the more advanced the internal digital workplace is. This applies as well to smaller organizations with people located in many different countries. Again, how else can you connect?

(Demographics and Digital Workplace Maturity)

Zwar bezieht sich die Aussage auf die Verteilung von Unternehmen auf mehrere Länder, doch grundsätzlich ist die Problematik weniger von der Anzahl der Länder als der Anzahl der Standorte und ihrer Entfernung voneinander abhängig. Mein Rückschluss – auch aufgrund eigener Erfahrungen und Gespräche – ist, dass Unternehmen mit mehreren Standorten (auch wenn nur innerhalb eines Landes) ihrer geografischen Verbreitung Rechnung tragen müssen. Das Intranet solcher Unternehmen muss beispielsweise das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten und das unmittelbare Kommunizieren unterstützen.

4. Blue Collar goes Intranet 1

Handwerker vor Ort beim Kunden oder auch Industriearbeiter können oft nicht mehr bis zum nächsten Tag warten, um mit Kollegen oder Chefs ein Problem zu besprechen. Das betrifft sowohl notwendige Informationen und Prozessbeschreibungen als auch den Austausch mit Kollegen, die ihnen dabei helfen können, oder der Zentrale/Verwaltung.

Nicht zuletzt aufgrund der Entwicklung von Industrie 4.0 wie der zunehmenden Vernetzung von Geräten, Maschinen und Menschen steigen die Herausforderungen, Wissen innerhalb des ganzen Unternehmens auszutauschen. Beispielsweise in Communities of Practice oder Communities of Interest bietet sich die Möglichkeit, auch Mitarbeiter aus den produzierenden Bereichen zu vernetzen und ihre Erfahrungen für das Unternehmen abteilungsübergreifend zu sichern.

5. „Social“ ist normal

Wer vor wenigen Jahren noch ein Intranet mit „Facebook im Unternehmen“ verglich, war mehr als leichtsinnig. „Facebook“ war „Social“ war „Spielerei und Zeitverschwendung“. Inzwischen jedoch will Facebook mit Facebook at Work die Kommunikation in Unternehmen revolutionieren. Ibrahim Evsan, Berater und Kenner, schätzt die Chancen als hoch ein und meint, dass „gerade auch kleinere Unternehmen auf den Facebook-Zug aufspringen.

Die Erfahrung zeigt auch, dass der Wegfall der klassischen „Teeküchen“ oder „Kaffeeküchen“ zum Austausch zwischen Mitarbeitern einen Ausgleich erfordert. Dazu gehört auch der „Kaffeeklatsch“ oder der „Small Talk“, damit sich die Kollegen besser kennenlernen und deren Erfahrung, Tätigkeiten und Know-How auch über Abteilungen hinweg besser einschätzen können. Gute Intranets können Teile dieser Funktion auffangen.

Ausblick

In einem weiteren Teil erfahren Sie von noch mehr Intranet-Trends für die Zukunftsfähigkeit Ihres digitalen Arbeitsplatzes:

6. App Stores auch im Unternehmen
7. Orientierung am Benutzer: mobil und komfortabel
8. Organisationskommunikation
9. Agile und schnellere Entwicklung von Intranets
10. Die Verschmelzung von Intranet, Extranet und Internet


  1. „White Collar“ bezeichnet Angestellte im Büro, die ständig einen weißen Kragen tragen. „Blue Collar“ bezeichnet wiederum Angestellte oder Arbeiter ohne weißen Kragen, sondern mit auf ihre Arbeitsumgebung angepasster Kleidung – beispielsweise einen „Blaumann“ in der Produktion. Auch wenn die Anzahl der weißen Hemden und der „Schlipsträger“ in den letzten Jahren stark nachgelassen hat, so wird die Unterscheidung gerade im englischsprachigen Raum noch gerne mit den beiden Begriffen verdeutlicht.

 

Frank Hamm ist Berater für Kommunikation und Kollaboration und unterstützt Unternehmen bei ihrem Weg in der digitalen Transformation. Seit 2005 schreibt er im INJELEA-Blog über Social Business, Intranet, Enterprise 2.0 und Unternehmenskommunikation. Hamm ist bekennender Nexialist und begleitet seine Beobachtungen als Der Schreibende. Weitere Artikel von Frank Hamm finden Sie in unserem Intranet-Special.

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