JIRA Core: Marketing-Teams mit Software-Teams synchronisieren

Die erfolgreiche Auslieferung eines neuen Produkts ist ein komplizierter Prozess. Diverse Teams sind involviert und jedes hat zahlreiche Aufgaben zu erledigen, zwischen denen es wiederum viele Beziehungen und Abhängigkeiten geben kann.

Hinzu kommt, dass Software- und Marketing-Teams in der Regel nach unterschiedlichen Ansätzen arbeiten. In der Software-Entwicklung haben sich heute agile Methoden mit definierten Sprints durchgesetzt. Marketing-Teams arbeiten oftmals eher auf Ad-hoc-Art. Und nicht zu vergessen, dass Teams und Abteilungen nicht nur oft in unterschiedlichen Etagen des Bürogebäudes residieren, sondern häufig an diversen Standorten ohne physische Berührungspunkte.

Wie können Teams, die unterschiedliche Prozesse haben, die räumlich voneinander getrennt sind und die unterschiedlich untereinander kommunizieren, auf einem aktuellen gemeinsamen Stand bleiben?

Eine gemeinsame Umgebung schaffen

Die Lücke zwischen Software-Entwicklung und Marketing lässt sich dadurch schließen, dass diese Teams auf derselben digitalen Plattform arbeiten: JIRA, und zwar in der Form der Deployments JIRA Software und JIRA Core. Damit arbeiten beide Teams in ein- und derselben JIRA-Instanz, und auf diese Weise bekommt das Marketing-Team mit, was das Software-Team tut, und anders herum.

Ein Beispiel. Nächsten Monat steht ein Produkt-Launch an: Ein Marketing-Manager arbeitet an den Marketing-Materialien, während die Entwickler damit beschäftigt sind, dass das Produkt mit seinen neuen Features zur Auslieferung bereit sein wird. In einem agilen Umfeld können sich Scope und Produktstatus jedoch verändern, sodass der Marketing-Kollege stets auf dem aktuellen Stand hinsichtlich des Produkts sein muss. In vielen Unternehmen sind dafür zahllose E-Mails und zeitraubende Status-Meetings nötig. Und das sind nicht die einzigen Ineffizienzen: Man redet aneinander vorbei, E-Mails versacken im Postfach oder Meetings müssen abgesagt werden. Das alles birgt die Gefahr, dass das Marketing-Team nichts davon erfährt, wenn sich etwas ändert oder verzögert.

Beide Teams müssen ein Produkt ausgeliefert bekommen und dafür effizient kommunizieren können. Durch das Aufsetzen von JIRA Core kann das Marketing synchronisiert werden, denn die Workflows und Vorgänge lassen sich so konfigurieren, dass sie der Art und Weise entsprechen, wie das Entwicklungsteam seine Arbeit in JIRA Software trackt. Beide Teams können also in derselben JIRA-Instanz arbeiten und ihre Arbeit auf demselben Weg abbilden, wobei sie dieselbe Sprache sprechen: JIRA.

Zurück zum Beispiel oben: Ein Entwickler hat die Aufgabe, ein neues Feature zu erstellen. Ein Marketing-Kollege hat die Aufgabe, über diese Funktion und ihre Vorteile eine Pressemeldung zu schreiben. Damit Letzteres erfolgreich passieren kann, muss der Mitarbeiter wissen, dass das Feature auch tatsächlich im Produkt-Release enthalten ist. Dank JIRA Core kann der Marketing-Mitarbeiter mit dem Entwickler und seinem Team auf eine effiziente Weise in Verbindung bleiben.

Dashboards in JIRA Core und JIRA Software konfigurieren

Wenn Nutzer sich in JIRA Software oder JIRA Core einloggen, sehen sie als erstes ein Dashboard mit Statistiken und Grafiken ihrer Projekte. Sowohl das Marketing- als auch das Software-Team können ihr Dashboard so nutzen, dass es Einblicke in die Fortschritte des jeweils anderen Teams bietet. (Hierfür kann ein Admin beiden Teams Zugriff auf ein Dashboard geben. Die Teams können auch selbst entsprechende Dashboards konfigurieren.) Damit wird für die Entwickler und für die Marketing-Mitarbeiter die Arbeit des jeweils anderen Teams sichtbar.

JIRA Dashboards

Vorgänge miteinander verknüpfen

Marketing- und Software-Teams arbeiten in separaten JIRA-Projekten, aber ihre täglichen Arbeiten werden durch ihre Vorgänge definiert. Im Marketing sind das Aufgaben und Unteraufgaben, in der Software-Entwicklung Epics, Stories und Tasks. Es ist zwar nicht möglich, Projekte miteinander zu verbinden, aber für Vorgänge aus unterschiedlichen Projekten ist das kein Problem.

Im obigen Beispiel hat der Marketing-Mitarbeiter wie gesagt die Aufgabe, eine Pressemeldung zu erstellen. Diese ist mit der Entwicklungsaufgabe, ein neues Feature zu bauen, verknüpft. Damit ist Ersterer immer über den Status des Features im Bilde. Für eine solche Vorgangsverknüpfung gibt es mehrere Optionen und Beziehungen, beispielsweise die Definition als geblockt durch.

JIRA Vorgaenge verknuepfen

JIRA verknuepfter Vorgang

Projekt-Links in der Sidebar

Administratoren haben die Möglichkeit, Links (URLs) in die Sidebar zu integrieren, die jeder Nutzer, der auf das Projekt zugreifen kann, sehen kann. So lässt sich ein Link zum Software-Projekt in die Sidebar des Marketing-Projekts und ein Link zum Marketing-Projekt in die Sidebar des Software-Projekts einbauen. Beide Teams können schnell und direkt auf das jeweils andere Projekt samt Dashboard zugreifen.

JIRA Sidebar-Links

Vorgänge beobachten

Ein weiteres (ebenso einfaches wie mächtiges) Feature, um sich mit Informationen zu abhängigen Arbeiten versorgen zu lassen, ist das Beobachten von Vorgängen. Wenn der Marketing-Mitarbeiter also wartet, dass bzw. ob ein Feature in ein Release inkludiert wird, kann er den entsprechenden Vorgang einfach beobachten und wird dann automatisch benachrichtigt, wenn dieser aktualisiert wird. Es ist damit nicht nötig, alle paar Stunden aktiv nach Status-Updates zu schauen.

JIRA Vorgaenge beobachten

Alle Teams synchronisieren

Nutzt man JIRA Core und JIRA Software gemeinsam, hilft dies, Marketing- und Software-Teams zu synchronisieren und erfolgreiche Produkt-Launches sicherzustellen. Im Marketing wissen die Kollegen, ob ein Produkt pünktlich kommt oder ob sich etwas verzögert; die Entwickler können Statusinfos geben und dabei auf ihre Arbeit fokussiert bleiben. Und dabei gilt: Nicht nur Marketing-Teams können dank JIRA Core auf so sinnvolle und vorteilhafte Weise mit technischen Teams zusammenarbeiten, sondern Business-Teams aller Art.

Wir sind Ihr JIRA-Partner

Haben Sie weitere Fragen zu JIRA Core? //SEIBERT/MEDIA ist offizieller deutscher Vertriebspartner von Atlassian und einer der größten Atlassian Experts weltweit. Wir unterstützen Sie gerne bei allen Aspekten rund um eine Einführung und produktive Nutzung der unterschiedlichen JIRA-Deployments in Ihrem Unternehmen – von der strategischen Beratung und Planung über die Lizenzierung, Implementierung und Anpassung bis hin zur Aktivierung der Mitarbeiter und der Optimierung der Nutzung.

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