Kommunikationsmaßnahmen im Rahmen einer Intranet-Einführung

Wie im letzten Blogpost Because Change happens dargelegt, stehen Veränderungen im Unternehmen auf unterschiedlichen Ebenen und das Intranet in einem unmittelbaren Zusammenhang. Auch eine Intranet-Einführung hat Auswirkungen auf den laufenden Veränderungsprozess und sollte daher mit Kommunikationsmaßnahmen unterstützt werden.

Zunächst stellt sich eine grundlegende Frage: Welches Szenario für eine Intranet-Einführung soll gewählt werden - das "Big-Bang-Szenario", also die Einführung zu einem Stichtag, oder ein eher begleitender Prozess, der bereits in der Entwicklungs- und Konzeptionsphase des Intranets einsetzt?

Beide Szenarien haben entsprechende Pros und Contras. Für ein Big-Bang-Szenario sprechen der Überraschungseffekt und die Möglichkeit, alle Maßnahmen auf einen Stichtag hin zu planen. Idealerweise sollen mit dem Intranet jedoch Veränderungsprozesse unterstützt und begleitet werden. Daher sollten erste Kommunikationsmaßnahmen bereits in einer frühen Phase des Projekts umgesetzt werden. So kann die Einführung eines neuen Intranets zum Prototypen einer neuen Kommunikation als Basis für den Wandel im Unternehmen werden: mehr Transparenz und mehr Beteiligung.

Wir geben Ihnen einige Beispiele für kommunikative Maßnahmen in den unterschiedlichen Phasen einer Intranet-Konzeption und –Einführung an die Hand.

Kommunikative Maßnahmen zum Start des Projekts

  • Formulieren Sie, warum Sie ein (neues) Intranet entwickeln und was Sie damit bezwecken wollen. Informieren Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen darüber – nehmen Sie diese mit auf die Reise. Entwickeln Sie in diesem Zusammenhang eine "Dach-Story". Transparenz und Kollaboration sind dabei wichtig, jedoch auch die Unternehmensziele, die mit dem Projekt verbunden sind.
  • Stellen Sie das Projektteam vor und machen Sie klar, wer welche Rolle übernommen hat.
  • Schaffen Sie Transparenz über den Projektverlauf: Welche Meilensteine sind geplant? Wann ist mit ersten Entwürfen zu rechnen? Wann soll das neue Intranet live gehen?
  • Bieten Sie Dialogmöglichkeiten an.

Kommunikative Maßnahmen während des Projekts

  • Informieren Sie über Zwischenergebnisse. Das ist besonders einfach darstellbar, wenn Sie in einem agilen Projekt-Setup unterwegs sind. Zeigen sie Scribbles, Wireframes und Layouts.
  • Starten Sie Umfragen, wenn es darum geht, notwendige Funktionalitäten zu ermitteln. Schaffen Sie auch hier Dialogräume und Möglichkeiten der Abstimmung. Vermitteln Sie das Gefühl, dass Ihnen die Meinung der Kolleginnen und Kollegen wichtig ist, denn schließlich ist das Intranet ein Instrument für alle.
  • Initiieren Sie einen Namensfindungs-Wettbewerb.
  • Lassen Sie hin und wieder Führungskräfte z.B. in Form von Interviews oder eigenen Videos zu Wort kommen. Sie können aus einer Unternehmensperspektive die Bedeutung des neuen Intranets darlegen.
  • Initiieren Sie einen Counter bis zum Start des neuen Intranets und schaffen Sie so einen Spannungsbogen.

Kommunikative Maßnahmen zum Live-Gang

  • Bieten Sie Unterstützung in Form von FAQ, How-Tos oder Experten-Chats an.
  • Geben Sie Crash-Kurse für Führungskräfte: Das neue Intranet in 15 Minuten – mit Besuch eines Projektteam-Mitglieds am Arbeitsplatz der Führungskraft.
  • Bieten Sie Lunch-Breaks an: Nutzen Sie einen Bereich in der Kantine, wo Kolleginnen und Kollegen während ihres Mittagessens Infos zum neuen Intranet in Form von Kurzvorträgen bekommen. Was kann das neue Intranet? Welche Funktionaltäten sind dort jetzt enthalten? Warum macht es mir meinen Arbeitsalltag leichter?
  • Bieten Sie im neuen Intranet auch einen Bereich an, um den Dialog fortzuführen: Was läuft gut, was läuft noch nicht so gut? Welche weiteren Funktionen sollten aufgenommen werden? Was ist aus den bisherigen Vorschlägen geworden?

Planen Sie also in Ihrem Projekt auch einen entsprechenden Anteil an Aufwand für Kommunikation mit ein. Ihre Kolleginnen und Kollegen werden es Ihnen mit einer höheren Akzeptanz zum Start des Intranets danken.

dfi_ed_logo_cmyk_pos_zwDas ist ein Gastbeitrag von Robert Mangelmann. Als Senior Berater bei der Kommunikationsberatung die firma . experience design unterstützt er Unternehmen bei der Konzeption und der herstellerneutralen Auswahl von Intranets sowie deren Einführung und begleitet die damit einhergehenden Veränderungsprozesse. die firma ist ein Linchpin-Kooperationspartner. Hier finden Sie weiterführende Informationen zu die firma gmbh.