HipChat in großen Unternehmen: Tipps und Tricks, Stolperfallen und Probleme, Projektelemente

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Gruppenchat ist eine teamfokussierte Anwendung. Wir sehen manche Enterprise-Kunden, die dem nicht über den Weg trauen, und auch einige, die den Mehrwert und die Möglichkeiten dieser Kommunikation komplett ignorieren. Gruppenchat verbreitet sich in Unternehmen organisch von unten nach oben. Das ist oft unkontrollierbar und auch chaotisch.

Prüfen Sie die folgenden Fragen mal für Ihr Unternehmen:

  • Gibt es bei Ihnen WhatsApp-Gruppen und Leute, die geschäftliche Dinge über diesen Dienst klären?
  • Gibt es Leute, die sich per Facebook Messenger zu Unternehmensthemen abstimmen?
  • Gibt es vielleicht sogar ein Team, das Slack nutzt – egal, was die Compliance-Richtlinien sagen?
  • Sind einige Leute in der IT der Meinung, dass IRC oder ein internes Jabber gute Lösungen sind?
  • Und nun möchten Sie HipChat testen, vielleicht als Server-Installation in Ihrer Infrastruktur?

Ich könnte noch andere Gruppenchat-Lösungen nennen, beispielsweise Lync, Fleep, Mattermost, Google Hangouts etc. Und ich bin ziemlich sicher, dass zwei oder drei dieser Lösungen heute in Ihrem Unternehmen tatsächlich genutzt werden. Das müsste für die IT und die Unternehmenskommunikation eigentlich Grund genug sein, sich der Sache im Rahmen eines Projekts anzunehmen.

Herausforderungen, wenn Sie HipChat Server nicht einführen

Wenn Sie einfach abwarten, werden Sie sich bald bestimmten Fragestellungen gegenübersehen. Und ich glaube, dass diese mit der Zeit größer werden. Es mag Branchen geben, die sich das Abwarten noch eine Weile leisten können. Aber je technischer der Bereich ist, in dem das Unternehmen agiert, desto unübersehbarer sind die Herausforderungen.

Unterschiedliche Lösungen

Mitarbeiter und Teams nutzen unterschiedliche Software-Tools. Nicht-technische Teams adaptieren Dienste, die sie aus ihrer privaten Nutzung kennen, also WhatsApp oder den Facebook Messenger. Aus Compliance-Sicht ist das natürlich ein Alptraum: Facebook (dem auch WhatsApp gehört) plant nicht, diese Dienste für Unternehmen zu kommerzialisieren, aber sie wollen Werbung ausstrahlen: "Wenn ihr nicht zahlt, seid ihr und eure Daten das Produkt."

Interne Kämpfe um den richtigen Messenger

Wenn Ihre Mitarbeiter den Reiz erkannt haben, wie sich bestimmte Dinge via WhatsApp oder Slack erledigen lassen, sehen sie diese Lösungen als 'state of the art' an. Sie werden versuchen, andere Teams davon zu überzeugen, diese Lösung ebenfalls zu adaptieren. Speziell, wenn sich mehrere 'Evangelisten' zur selben Zeit für unterschiedliche Lösungen engagieren, wird es problematisch und konfliktreich.

Adaption diverser Tools

Selbst wenn Ihre Kollegen kein speziellen Tool aktiv verbreiten, werden sie dasjenige adaptieren, das im eigenen Team genutzt wird. Sie werden zusätzlichen Mühe haben zu erklären, warum in der Lösung, die Sie ausrollen wollen, bestimmte Dinge nicht vorhanden oder anders umgesetzt sind. Je früher Sie agieren, desto einfacher wird die Aufgabe.

Steigender Widerstand gegen einen Wechsel der Tools

Mit der Durchsetzung eines Tools geht die Tendenz einher, die Dinge nicht verändern zu wollen. Was wir mit WhatsApp tun, funktioniert in unserem Team doch super. Nun sollen wir auf einen Messenger umsteigen, der Compliance-gemäß ist? Das ist umständlich. Wir wollen einfach unsere Arbeit machen.

Unkontrollierbare Datenspeicherung

Wenn im Unternehmen einige Chats bei Facebook gespeichert sind, andere bei Slack und wieder andere auf irgend einem seltsamen Server eines kleinen Providers, haben Sie keinerlei Kontrolle über die Daten. Backups sind nicht möglich. Sie können nicht sicherstellen, dass Daten gelöscht werden, wenn Sie das wollen.

Steigende Wahrscheinlichkeit von Datenschutz- und Sicherheitskatastrophen

Braucht es noch weitere Erklärungen? Wie schließen Sie einen Mitarbeiter, der das Unternehmen verlässt, aus der WhatsApp-Gruppe aus, die er selbst gegründet hat, wenn er die Admin-Rolle nicht übergibt? Er bleibt als Beobachter in der Gruppe, bis irgendwer eine neue gründet. Alle historischen Daten gehören ihm. Autsch!

Keine Möglichkeit, Nutzer zu verwalten und Berechtigungen zu kontrollieren

Das liegt ebenfalls auf der Hand. Ihre IT-Abteilung will eine einfache Möglichkeit haben zu kontrollieren, wer Mitarbeiter ist und wer nicht und wer Zugriff auf welches System haben darf. Dazu wird normalerweise ein Benutzerverzeichnis wie LDAP oder Active Directory genutzt. Technisch ist es möglich, so ein Benutzerverzeichnis an viele verschiedene Systeme anzubinden. Aber das will in der Realität niemand.

Hohe Kosten für kommerzielle Lizenzen

Wenn Sie diverse Lösungen betreiben, zahlen Sie am Ende drauf für Nutzer, die in mehreren Systemen arbeiten. Und Sie können nicht von den Volumenrabatten profitieren, die alle Anbieter geben.

Sehr begrenzte Integration mit anderen Tools

Gruppenchat wird zunehmend zum Betriebssystem für die tägliche Kommunikation in technischen Teams. Es ist nicht unwahrscheinlich, dass Business-Teams dem folgen werden. Für ein gutes Nutzererlebnis ist die Integration mit anderen Tools unerlässlich. Populäre Atlassian-Systeme wie Confluence und JIRA lassen sich in nahezu jede Gruppenchat-Lösung integrieren. Aber sobald Sie anfangen, Ihre eigenen Legacy-Systeme einzubinden oder Anpassungen vorzunehmen, fügen Sie eine weitere Kosten- und Komplexitätsebene hinzu, wenn Sie das für diverse Tools machen müssen.

@-Mentions sind nicht effektiv

Wenn diverse Systeme parallel am Start sind, ist es kaum möglich, alle gewünschten Mitarbeiter in eine Echtzeit-Diskussion einzubinden (z.B. über @-Mentions). Das Problem ist, dass jeder ein anderes System nutzt und dementsprechend nicht auf Erwähnungen oder Pings in irgend einem weiteren System reagiert.

Warum Sie jetzt ein Gruppenchat-Projekt initiieren sollten

  • Die gerade erwähnten Probleme werden größer.
  • Andere tun es auch. Sie können sich mit ihnen austauschen und von ihnen lernen.
  • Sie steigern die Produktivität in Ihrem Unternehmen.
  • Sie machen die Kommunikation zu einem Wettbewerbsvorteil für Ihre Teams.
  • Sie können ein System ausrollen, dass allen internen Compliance-Vorgaben entspricht, statt mit unkontrollierbaren SaaS-Tools zu arbeiten.
  • Es wird einfach. Aktuell gibt es wahrscheinlich noch wenig Widerstand dagegen. Wenn die Leute sich aber erstmal an eine andere Lösung gewöhnt haben, verteidigen sie diese vielleicht vehement.

Warum HipChat Server?

Betrieb hinter der Firewall: Für die meisten Unternehmen ist der Betrieb in der eigenen Infrastruktur nach wie vor Pflicht. Vor allem große Unternehmen gehen hier selten Kompromisse ein. Dank HipChat Server brauchen sie das auch nicht.

Großartige Integration mit Atlassian-Software: Wenn Sie intensiv mit JIRA, Confluence, Bitbucket und/oder Bamboo arbeiten, werden Sie von der tiefen, nahtlosen HipChat-Integration profitieren.

Moderate Kosten: Wenn Sie einen großflächigen Rollout an alle Mitarbeiter planen, sind die Alternativen oftmals um ein Mehrfaches teurer.

So führen wir HipChat Server in Ihrem Unternehmen ein

Nehmen wir an, Sie möchten HipChat Server einführen. Das tun wir in der Regel auf diese Weise:

  1. Prototyp: Wir installieren eine schnelle HipChat-Server-Instanz in unserer Umgebung, um einen Prototyp zu starten. Eine Alternative besteht darin, das unter hipchat.com zu tun.
  2. Installation: Wie installieren HipChat Server auf einem Server in Ihrer Infrastruktur.
  3. Sicherheit und Verfügbarkeit: Wir stellen sicher, dass die Instanz sowohl unternehmensöffentlich verfügbar als auch sicher ist.
  4. Nutzermanagement: Wir synchronisieren Ihr LDAP oder Active Directory mit HipChat.
  5. Beta-Teilnehmer übergeben: Die Beta-Nutzer erhalten Accounts für die HipChat-Server-Instanz mit Mitarbeiter-Clients.
  6. Rollout: HipChat-Clients werden auf Desktops und mobile Geräte ausgerollt (automatisiert, unterstützt oder selbst-organisiert bzw. eine Kombination daraus).
  7. Training und Adaption: Wir schaffen die Voraussetzungen dafür, dass die User die Anwendungsfälle und Vorteile von HipChat verstehen und das Tool ausprobieren.

Ein HipChat-Projekt in einem großen Unternehmen kann komplex und herausfordernd sein. Sprechen Sie uns an, und wir helfen Ihnen vom Projektstart bis zum Adaptionsprozess.

Weiterführende Infos

HipChat, Slack, Jabber, XMPP, Lync, Skype for Business, Whatsapp und andere Gruppenchat-Lösungen im Vergleich
HipChat: Features und Vorteile im Überblick
HipChat-Server: Echtzeitkommunikation für Teams – sicher hinter der Firewall
Argumente für HipChat in der Teamkommunikation
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