Tipps zum Texten für das Intranet

Intranet-Systeme und die Systeme, die im Internet eingesetzt werden, werden sich immer ähnlicher. Früher war das Einstellen von Texten ins Intranet wenigen Autoren und Redakteuren vorbehalten. Heute haben immer mehr Mitarbeiter die Möglichkeit, in ihrem Intranet Texte zu schreiben und zu veröffentlichen. In diesem Artikel gebe ich ein paar Tipps an die Hand, worauf es sich beim Schreiben zu achten lohnt. Zum Schluss erhalten Sie noch ein paar Onlinequellen zum Vertiefen.

Generelles

Denken Sie daran, dass Ihre Leser oft nur wenig Zeit haben und im Intranet - genauso wie im Internet oder in der Tageszeitung - die Überschriften scannen. Der erste Blick muss die Aufmerksamkeitsschwelle überschreiten. Im nächsten Schritt müssen Sie dem Leser das beschreiben, was ihn insgesamt erwartet. Der Inhalt muss halten, was Sie in der Verpackung versprechen.

Setzen Sie auf das Prinzip der umgekehrten Pyramide. Schreiben Sie das Wichtigste zuerst. Beginnen Sie mit dem Allgemeinen und packen Sie erst nach und nach weitere Details aus.

Die Schlagzeile (Titel)

Verwenden Sie eine aussagekräftige Schlagzeile. Sie ist der Titel ihres Textes, der die Aufmerksamkeit und Neugierde der Leser weckt. Einerseits geben manche Systeme die maximale Länge vor. Andererseits stören lange Titel den Leser beim Scannen über ein Verzeichnis mehrerer Texte (beispielsweise auf der Startseite oder der Suchergebnisseite). Als Faustregel sollte ein Titel nicht mehr als sechs Wörter haben. Orientieren Sie sich an den Erfahrungen Googles: Google zeigt auf der Suchergebnisseite nicht mehr als etwa 70 Zeichen eines Titels an.

Untertitel

Ein Untertitel erläutert den Text und ordnet ihn ein. Manchmal wird dafür auch eine Kategorie im jeweiligen System verwendet.

Der erste Absatz

Beschreiben Sie im ersten Absatz, was den Leser erwartet. Aufgrund des ersten Absatzes entscheidet der Leser, ob er abspringt oder weiterliest. Im ersten Absatz sollten Sie die sieben "W-Fragen" beanworten:

  1. Wer?
  2. Was?
  3. Wo?
  4. Wann?
  5. Wie?
  6. Warum?
  7. Woher?

Die Angabe des "Woher" kann oft entfallen. Sie können mit der Woher-Frage aber auch Neugierde wecken oder die Wichtigkeit des Artikels unterstreichen ("Das Marketing veröffentlicht heute seine neuesten … Gestern informierte der CEO bereits über die …").

Manche Autoren schreiben den ersten Absatz, wenn sie mit dem Text fertig sind. Andere schreiben ihn zuerst, um sich selbst über den Inhalt im Klaren zu sein.

Bei mir ist das sehr unterschiedlich. Manchmal weiß ich zu Beginn schon genau, was ich schreiben werde. Dann formuliere ich zuerst die "W-Fragen" in Form des ersten Absatzes zur Strukturierung und nutze sie zur Recherche. Manchmal entwickelt sich der Inhalt erst aufgrund meiner Recherchen oder meines Schreibens. Dann schreibe ich eine Zusammenfassung und verwende sie als ersten Absatz.

Der erste Absatz (oft auch "Teaser" genannt) sollte prägnant und kurz sein. Je nach Inhalt kann er aus drei bis vier Sätzen (je nach Länge der Sätze) bestehen. Manche Intranet-Systeme übernehmen den ersten Absatz automatisch für Artikelübersichten. Bei anderen Systemen können Sie eine verkürzte Form des ersten Absatzes in ein spezielles Feld eingeben.

Schreiben Sie einfach

Benutzen Sie keine verschachtelten, also aus mehreren Nebensätzen bestehenden Sätze, mit denen Sie den Leser möglicherweise verwirren, weil er die Subjekte und Objekte den Haupt- oder den Nebensätzen nicht mehr zurechnen kann - auch wenn die Versuchung manchmal groß ist.

Benutzen Sie nach Möglichkeit keine AKüs (Abkürzungen). Das Gehirn braucht immer etwas Zeit, um sie aufzulösen. Das stört den Lesefluss. Außerdem können Sie nicht sicher sein, dass alle Leser die Abkürzungen kennen. Eine Ausnahme können Sie dann machen, wenn wirklich nur entsprechende Fachleute Ihren Text lesen. Auf jeden Fall sollten Sie die Abkürzung bei der ersten Verwendung ausschreiben.

Schreiben Sie kurz

Benutzen Sie keine langen Sätze und keine langen Absätze. Beschreiben Sie in einem Absatz nur eine Idee. Wenn Sie mehr als etwa sieben bis zehn Sätze benötigen: Unterteilen Sie die Idee und machen Sie zwei oder mehr Absätze daraus.

Seien Sie sparsam mit Hervorhebungen

Wenn Sie jedes zweite Wort hervorheben, dann stört das den Lesefluss und kolportiert den Sinn von Hervorhebungen.

Schreiben Sie aktiv

Verwenden Sie keine Passiv-Formen:

Der Hund wurde vom Mann gebissen

Das sieht erst einmal gar nicht so schlecht aus.

Der Mann biss den Hund.

Die zweite Variante ist besser, weil der Kopf nicht erst ans Ende des Satzes lesen muss, um dann wieder zum Objekt zurückzugehen. Sie benutzen damit eine eine klare Reihenfolge:

  1. Subjekt
  2. Prädikat
  3. Objekt

Meistens hat ein Satz dann doch mehr als fünf oder sechs Wörter. Mit der aktiven Satzstellung erleichtern Sie den Lesefluss.

Nutzen Sie Aufzählungen

Aufzählungen verschaffen dem Leser sehr schnell einen Überblick. Aufzählungen können

  • Unnummerierte
  • Aufzählungen

sein oder auch

  1. Nummerierte
  2. Aufzählungen

Mit Aufzählungen zählen Sie mehrere Beispiele auf und erläutern sie. Bei nummerierten Aufzählungen versehen Sie die einzelnen Punkte mit einer Abfolge (zeitlich oder logisch) oder einer Prioritätenliste (achten Sie darauf, dass "1." die oberste Priorität erhält). Jeder Punkt der Aufzählungen kann eine Erläuterung erhalten. Sobald Sie jedoch für einen oder mehrere Punkte drei oder mehr (einfache) Sätze dazuschreiben, sollten Sie die Aufzählung entweder textlich mit Absätzen beschreiben - oder am besten mit Überschriften versehen (so wie ich es hier in diesem Text gemacht habe).

Verwenden Sie Überschriften

Gliedern Sie mit Ihren Text in zusammenhängende Ideen mit Überschriften. Stellen Sie sich Überschriften wie eine Schlagzeile für ein (sehr) kurzes Kapitel vor. Damit weiß der Leser sofort, was ihn erwartet. Enttäuschen Sie seine Erwartungen jedoch nicht.

Sie können längere Abschnitte unterhalb einer Überschrift auch mit Unter-Überschriften unterteilen. Achten Sie darauf, dass Sie in einem Online-Artikel nach Möglichkeit nicht mehr als zwei Ebenen verwenden. Ansonsten "verlieren" Sie den Leser, denn irgendwann weiß er womöglich nicht mehr, wo er sich bewegt.

Manche Content-Management-Systeme haben die Möglichkeit, automatisch ein Inhaltsverzeichnis zu erstellen. Der Leser sieht sofort die Struktur des Artikels und kann auch direkt zur entsprechenden Überschrift springen.

Bei einem kurzen Text lohnen sich Überschriften kaum. Bleiben Sie dann bei einer oder mehreren Aufzählungen.

Beachten Sie den Kontext

Achten Sie auf den Kontext, in dem der Text nach der Veröffentlichung stehen wird:

  • Für wen ist der Text? Wer sind die Zielgruppen? (z.B. Vorstand, alle Mitarbeiter, Betriebssportgruppe, Kollegen aus der Abteilung)
  • Medium (offizielle Nachrichtenseite des Unternehmens, Blogartikel, Entwicklerforum, Community von leitenden Angestellten)
  • Darstellungsform (beispielsweise Nachricht, Bericht, Essay, Kolumne)
  • Endgeräte (wenn beispielsweise viele Mitarbeiter ausschließlich auf Smartphones lesen: Artikel lieber in mehrere aufteilen)

Je nach Kontext können Sie eine informellere Sprache benutzen und auf ausführliche fachliche Erläuterungen verzichten.

Das Ende

Holen Sie am Ende den Leser noch einmal kurz ab. Damit erleichtern Sie ihm, den Inhalt zu rekapitulieren. Dadurch bleibt der Artikel besser in seinem Gedächtnis haften.

Hier ist auch die geeignete Stelle, um den Leser zu einer Maßnahme aufzurufen. Im Marketing spricht man von Call to Action. Selbst im Intranet können Sie etwas verkaufen: Die Teilnahme an Ihrem Seminar, die Teilnahme an der Abteilungsfeier, das Abonnement Ihrer Status-Updates.

Das Schreiben selbst

Machen Sie es nicht komplizierter als nötig. Weder müssen Sie gleich als erstes einen perfekten Text veröffentlichen, noch müssen Sie Ihren Artikel perfekt in einem Rutsch schreiben. Machen Sie es sich einfach, und gehen Sie iterativ vor:

  • Schreiben Sie drauf los, ruhig auch mit Schreifehlern. 😉
  • Gliedern Sie Ihren Entwurf mit Überschriften (oder fangen Sie zuerst mit Überschriften/Outlines an).
  • Verfeinern Sie den Entwurf zu einer ersten Version.
  • Überarbeiten Sie Ihre erste Version, prüfen Sie die Gliederung, verfeinern Sie die erste Version.
  • Gehen Sie wieder an den Anfang des Textes, erweitern Sie ihn, formulieren Sie um, prüfen Sie die Überschriften …

Die Grammatik- und Rechtschreibkorrektur können Sie gelegentlich zwischendurch einschieben, Sie müssen das aber nicht. Sie sollten das aber auf jeden Fall vor der Veröffentlichung machen. Lesen Sie Ihren Text auch nochmals in aller Ruhe im Ganzen und komplett durch. Versetzen Sie sich in die Lage der Leser: Sind der Text und der Aufbau schlüssig und verständlich?

Bitten Sie je nach Umfang und Kontext des Textes einen Kollegen, dass er ihn sich in Ruhe durchliest. Bitten Sie ihn um Fragen und Korrekturen.

Aber um keine Missverständnisse aufkommen zu lassen: Dieser Artikel richtet sich an Leute, die in ihrem Intranet umfangreichere Inhalte bereitstellen wollen, die dauerhaft relevant sind. Die Tipps sind aber nichts, was Sie als Regelwerk am Eingang Ihres Intranets aufhängen sollten - denn damit werden Sie keine höherwertigen Inhalte erzielen, sondern gar keine Inhalte, weil Sie die Mitarbeiter durch Vorschriften und Regeln nur abschrecken. Am wichtigsten sind die tatsächlichen, zentral verfügbaren Informationen. Noch schöner ist es, wenn diese dann auch stringent und leserfreundlich aufbereitet sind und zu mehr Effizienz beim Lesen beitragen. Dazu soll dieser Artikel anregen.

Weitere Quellen

Und jetzt?

Wenn Sie noch ein paar Minuten Zeit haben, dann schauen Sie einmal über den Teller und stöbern Sie hier im Blog in meinen anderen Artikeln zum Thema Intranet (das ist mein "Call to Action").

Frank Hamm ist Berater für Kommunikation und Kollaboration und unterstützt Unternehmen bei ihrem Weg in der digitalen Transformation. Seit 2005 schreibt er im INJELEA-Blog über Social Business, Intranet, Enterprise 2.0 und Unternehmenskommunikation. Hamm ist bekennender Nexialist und begleitet seine Beobachtungen als Der Schreibende. Weitere Artikel von Frank Hamm finden Sie in unserem Intranet-Special.